Belastingvoordelen voor ondernemers: profiteer van de beschikbare aftrekposten en voordelen

U heeft zich als zelfstandige ingeschreven bij de Kamer van Koophandel of u staat op het punt om een eigen bedrijf te beginnen. De meeste startende ondernemers beginnen met een eenmanszaak. Maar u kunt ook werken via een BV of samenwerken met anderen in een V.O.F. Met welke belastingen krijgt u als ondernemer te maken? Welke aftrekposten zijn er voor ondernemers? Het starten van een eigen bedrijf vergt vaak de nodige financiële investeringen. Gelukkig zijn er een aantal nuttige belastingvoordelen die u als zelfstandige in uw voordeel kunt gebruiken (mits u aan de voorwaarden voldoet).

Artikel: Eenmanszaak of besloten vennootschap (BV)?

Inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel

De eerste stap om zelfstandig ondernemer te worden is dat u uw eenmanszaak inschrijft in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hiervoor moet u een afspraak maken: https://www.kvk.nl/english/making-an-appointment-with-the-chamber-of-commerce/online-appointment/. Zodra u geregistreerd bent, wordt de belastingdienst automatisch op de hoogte gebracht. Dan contact met ons opnemen voor hulp met uw boekhouding, BTW en inkomstenbelasting verplichtingen.

Heeft iedere zelfstandige recht op aftrekposten?

Niet iedere ondernemer of zelfstandige heeft automatisch recht op de verschillende aftrekposten. De gedachte dat een inschrijving bij de Kamer van Koophandel of het voldoen aan het jaarurencriterium hiervoor voldoende is, berust op een misverstand.

Of de belastingdienst uw bedrijfsactiviteiten daadwerkelijk als "winst uit onderneming" zal beschouwen, is iets gecompliceerder.

Wanneer bent u ondernemer voor de fiscus?

Als u ondernemer bent voor de BTW, betekent dit niet automatisch dat u ook ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Uw onderneming moet deelnemen aan het "economische verkeer" en winst maken. De belastingdienst stelt zich de volgende vragen:

• Maakt u winst en zo ja, hoeveel? Als u slechts een kleine winst maakt of structureel verlies lijdt, bent u volgens de fiscus geen ondernemer.
• Hoe onafhankelijk is uw bedrijf? Bepaal je zelf hoe je je werk uitvoert en hoe je je bedrijf inricht? Dan zult u sneller als ondernemer worden gezien
• Beschikt u over voldoende kapitaal om een bedrijf te starten? Volgens de belastingdienst moet u kapitaal hebben om te kunnen investeren in reclame, het inhuren van mensen en verzekeringen. Verder moet u de continuïteit van het bedrijf in mindere tijden een tijdje kunnen waarborgen om te kunnen blijven draaien.
• Steekt u genoeg tijd in uw bedrijf? Ondernemers moeten een minimumaantal uren in hun bedrijf steken om voor de fiscus aan te tonen dat zij ondernemer zijn. Zo moet u bijvoorbeeld voldoen aan het urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar om in aanmerking te komen voor de belastingvoordelen. Bovendien moet uw onderneming winstgevend zijn. Is dit niet het geval, dan ziet de fiscus uw werk als een hobby en valt u in een andere categorie van de inkomstenbelasting (zie hieronder)
• Hoeveel klanten heb je? U moet ernaar streven om meerdere klanten te hebben. Dit zal uw bedrijfsrisico's verminderen en uw onafhankelijkheid en zelfredzaamheid vergroten.
• Promoot u uw bedrijf? Een ondernemer moet zowel offline als online actief laten zien dat hij een bedrijf heeft en moet dit promoten. Dat kan door reclame, een eigen website of een logo.
• Bestaat er een ondernemersrisico? Als u het risico loopt dat klanten niet betalen voor geleverde diensten en als u afhankelijk bent van vraag en aanbod van uw producten of diensten, loopt u een ondernemersrisico. Wie risico loopt, wordt beschouwd als ondernemer
• Bent u aansprakelijk voor de schulden van uw onderneming? Als u een eenmanszaak, maatschap of vennootschap onder firma heeft, bent u hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden en bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting

Als uw bedrijf een rechtspersoon is, zoals een besloten vennootschap of naamloze vennootschap, dan bent u niet hoofdelijk aansprakelijk voor schulden. U bent dan geen ondernemer voor de inkomstenbelasting, maar u komt wel in aanmerking voor de vennootschapsbelasting.

Met welke belastingen heb je te maken?

De meeste ondernemers hebben te maken met BTW en inkomsten- of vennootschapsbelasting.

Hieronder volgt een overzicht van de drie belangrijkste belastingen waarmee u als ondernemer te maken kunt krijgen:

A. Inkomstenbelasting

De bronnen van inkomsten voor de aangifte inkomstenbelasting voor ondernemers worden in drie categorieën ingedeeld:

1. Loon uit arbeid
2. Resultaat van andere werkzaamheden
3. Winst uit onderneming

Loon uit arbeid

Als u de instructies van een opdrachtgever moet opvolgen of als opdrachtgevers u doorbetalen tijdens vakanties en ziekte, bent u een fictieve werknemer. Volgens de fiscus is dit inkomen uit arbeid; uw opdrachtgever moet dan loonbelasting betalen.

Resultaten van andere werkzaamheden

Als uw inkomsten niet vallen onder loon uit dienstbetrekking of winst uit onderneming, worden deze bedragen aangemerkt als resultaat uit overige werkzaamheden. In dat geval mag u geen gebruik maken van aftrekposten zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek.

Winst uit bedrijfsactiviteiten

Voldoet u aan de eisen en bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u uw inkomsten aanmerken als winst uit onderneming. Voor de meeste ondernemers vallen de inkomsten in deze categorie.

B. Vennootschapsbelasting

Als natuurlijk persoon (eenmanszaak, maatschap, etc.) betaalt u belasting via de inkomstenbelasting, maar als rechtspersoon (bv, nv, stichting of vereniging) heeft u te maken met de vennootschapsbelasting. Als u werknemer bent van deze rechtspersoon of u heeft personeel in dienst, dan moet u de vennootschap aanmelden bij de belastingdienst als inhoudingsplichtige. Er moet dan een loonadministratie worden opgezet.

C. Omzetbelasting (BTW)

Omzetbelasting of BTW is het bedrag aan belasting dat u heft over de aangeboden producten en diensten. In veel gevallen is dit 21% bovenop het bedrag waarop u de goederen of diensten verkoopt, soms 9% en heel soms 0%. In bepaalde gevallen zijn goederen of diensten vrijgesteld van BTW. Dit kan ook gelden voor de ondernemer wanneer hij/zij weinig (of geen) BTW afdraagt.

De meeste ondernemers moeten BTW-aangifte doen. Zodra u uw bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, ontvangt u een brief van de belastingdienst waarin staat of, hoe en wanneer u btw-aangifte moet doen.

Vanaf 1 januari 2020 ontvangt u bij inschrijving van uw eenmanszaak in het handelsregister van de Kamer van Koophandel twee brieven met twee verschillende BTW-nummers.

1. Omzetbelastingnummer: één letter bevat uw omzetbelastingnummer (BTW-nummer). Dit is het oude BTW-nummer dat gekoppeld is aan uw BSN (burgerservicenummer). U gebruikt dit nummer wanneer u communiceert met de belastingdienst en dus ook voor uw btw-aangiften.
2. Btw-identificatienummer: de tweede letter bevat uw btw-identificatienummer. U gebruikt dit nieuwe btw-identificatienummer op uw facturen, offertes, website en voor transacties binnen de EU. Het heeft geen betrekking op uw BSN zodat het een betere privacy garandeert.

BTW-regeling voor kleine ondernemers (KOR)

De kleineondernemersregeling (KOR) is een vrijstelling van btw. Je kunt gebruik maken van de KOR als je in Nederland gevestigd bent en in 1 kalenderjaar niet meer dan € 20.000 omzet hebt. De KOR is er voor natuurlijke personen (eenmanszaken), combinaties van natuurlijke personen (bijvoorbeeld een vof) en voor rechtspersonen (bijvoorbeeld stichtingen, verenigingen en bv's).

Wat is de KOR?

De KOR is een btw-vrijstelling. Als je aan de voorwaarden voldoet en voor de KOR kiest, hoef je geen btw meer in rekening te brengen aan je klanten. Je hoeft ook geen btw-aangifte meer te doen en kunt geen btw meer terugvragen over je uitgaven en investeringen. Je kunt de KOR aanvragen met het formulier 'Melding omzetbelasting kleineondernemersregeling'.

Hoe bereken je het bedrag van je omzet?

Als je nog niet deelneemt aan de KOR en je berekent btw over je diensten, dan telt deze btw niet mee als omzet. Je omzet is het totaal van alle bedragen die je je klanten in rekening brengt, exclusief btw.

Als je al deelneemt aan de KOR, mag je geen btw in rekening brengen aan je klanten. Je omzet is dan het totaal van alle bedragen die je je klant in rekening brengt.

Omzet die meetelt voor de KOR omzetlimiet

• Leveringen van goederen en diensten belast met Nederlandse btw
• Van btw vrijgestelde omzet uit leveringen van goederen en diensten met betrekking tot onroerende goederen, betaalmiddelen en effecten, financiële diensten en verzekeringsdiensten in Nederland (andere vrijgestelde omzet telt niet mee voor de omzetlimiet).

Omzet die niet meetelt voor de omzetlimiet van de KOR

• BTW op privégebruik van goederen en diensten
• Lever je een kapitaalgoed dat in je bedrijf is gebruikt? Dan telt die omzet niet mee bij het bepalen van de hoogte van je omzet voor de KOR.
• Binnenlandse prestaties waarop de btw wordt verlegd naar jou als klant
• Prestaties die in een ander land worden belast. Als je zaken doet met het buitenland, kun je de btw verleggen naar je klant in het buitenland. Deze btw telt niet mee voor je omzet. Leveringen en diensten belast met 0% BTW tellen wel mee voor je omzet.
• Een intracommunautaire verwerving. Je doet een intracommunautaire verwerving als je goederen koopt uit een ander EU-land waarover je in Nederland btw moet betalen. Dit telt niet mee voor je omzet.
• Van btw vrijgestelde omzet. Omzet uit leveringen en diensten die zijn vrijgesteld van btw telt niet mee bij de berekening van de omzetlimiet van de KOR. Vrijgestelde omzet uit leveringen van goederen en diensten met betrekking tot onroerende zaken, betaalmiddelen en waardepapieren, financiële diensten en verzekeringsdiensten in Nederland telt wel mee voor de berekening.

Belangrijkste belastingaftrekposten (2023)

U kunt in aanmerking komen voor belastingaftrek. De volgende aftrekposten zijn beschikbaar:

• Zelfstandigenaftrek
• Starters aftrek
• MKB-winstaftrek
• Investeringsaftrek
• Co-working aftrek
• Fiscale oudedagsreserve (FOR)
• Willekeurige afschrijving

Zelfstandigenaftrek

Als ondernemer kunt u aanspraak maken op de zelfstandigenaftrek, waardoor het eindbedrag waarover u belasting moet betalen aanzienlijk lager uitvalt.

Als je voldoet aan het urencriterium (1.225 uur gewerkt als ondernemer in een kalenderjaar, dat niet naar rato wordt verminderd als je in de loop van het jaar begint), mag je een vast bedrag aftrekken. Het bedrag van de zelfstandigenaftrek wordt de komende jaren afgebouwd. Tot 2019 was de aftrek € 7.280. In 2021 zal de zelfstandigenaftrek € 6.670 zijn. Zie de tabel hieronder voor een overzicht van de bedragen per jaar. Per 2023 wordt de aftrek versneld afgebouwd.

2020: € 7.030
2021: € 6.670
2022: € 6.310
2023: € 5.950 € 5.030
2024: € 5.590 € 3.750
2025: € 5.230 € 2.470
2026: € 4.870 € 1.200
2027: € 4.510 € 900
2028: € 4.120

Na 2028 neemt de zelfstandigenaftrek elk jaar met € 110 af, tot de aftrek in 2036 nog € 3.240 bedraagt. Het kan zijn dat de regering besluit de aftrek in de toekomst sneller af te bouwen.

Als uw winst te laag is om de zelfstandigenaftrek volledig op te gebruiken, zal de fiscus de rest van het bedrag in de volgende negen jaar aftrekken.

Startersaftrek

Voor startende ondernemers is er ook de startersaftrek, die bovenop de zelfstandigenaftrek komt. Starters kunnen in de eerste vijf jaar van hun onderneming in totaal driemaal een extra bedrag (€ 2.123) aftrekken van hun winst.

Hiervoor moet je aan drie voorwaarden voldoen:

1. U hebt recht op de zelfstandigenaftrek
2. In de vijf jaar voorafgaand aan het betreffende belastingjaar heeft u niet meer dan tweemaal gebruik gemaakt van de zelfstandigenaftrek
3. In dezelfde periode was u gedurende ten minste één jaar geen ondernemer

KMO-winstvrijstelling

De mkb-winstvrijstelling geldt voor alle ondernemers die winst maken met hun bedrijf. Sinds 2011 is het niet meer nodig om aan het urencriterium van 1.225 uur te voldoen om in aanmerking te komen voor deze regeling. Maar als je verlies maakt in plaats van winst, heeft de mkb-winstvrijstelling een negatief effect. Het verlies moet namelijk ook verminderd worden met het percentage van de mkb-winstvrijstelling. Dit betekent dat je minder verlies kunt verrekenen met je inkomen. De vrijstelling is vastgesteld op 14% van de winst, nadat je deze hebt verminderd met de zelfstandigenaftrek. Het voordeel van de MKB-winstvrijstelling is beperkt. Het voordeel wordt berekend in 2023 met een belastingtarief van 36,93%. Het tarief in 2022 is 40%. Het tarief in 2021 is 43%.

Investeringsaftrek

Wie een nieuw bedrijf start, moet investeren. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van een computer, printer of bedrijfsauto. De fiscus houdt tot op zekere hoogte rekening met het feit dat u moet investeren. Als je in een boekjaar hebt geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen, kun je recht hebben op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Dit betreft ondernemers die tussen de € 2.401 en € 323.544 hebben geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen.

De KIA is een percentage van alle investeringen, waarbij de hoogte afhankelijk is van het geïnvesteerde bedrag. Uiteraard zijn er een aantal voorwaarden waaraan u moet voldoen:

• Uw bedrijf moet in Nederland gevestigd zijn
• U bent inkomstenbelasting verschuldigd
• U heeft geïnvesteerd in bepaalde bedrijfsmiddelen gedurende deze periode

Co-working aftrek

Heeft u een fiscale partner die u regelmatig helpt met uw onderneming? Dan kan het zijn dat u recht heeft op de zogenoemde meewerkaftrek, waardoor u minder belasting betaalt over de uiteindelijke winst. Het bedrag is afhankelijk van de winst en het aantal uren dat uw fiscale partner in de onderneming heeft gewerkt. Er zijn ook voorwaarden om van deze regeling gebruik te kunnen maken:

• U moet voldoen aan het urencriterium
• Uw fiscale partner werkt ten minste 525 uur per jaar in de onderneming, met een maximale vergoeding van € 5.000
• Uw fiscale partner mag niet bij u in dienst zijn en er mag geen fictieve dienstbetrekking door de belastingdienst worden vastgesteld.

Fiscale Oudedagsreserve (FOR)

De FOR is per 1 januari 2023 afgeschaft. Een bestaande FOR zal worden gerespecteerd, maar het is niet langer mogelijk om aan de FOR toe te voegen.

Wat is/was de FOR? Omdat je als zelfstandige niet automatisch pensioen opbouwt, mochten ondernemers jaarlijks een deel van de winst reserveren voor hun oudedagsvoorziening. Dit gereserveerde deel heet de fiscale oudedagsreserve, vaak afgekort tot FOR. Over dit bedrag hoef je niet meteen belasting te betalen: je krijgt uitstel van betaling. Het bedrag dat je opzij mag zetten is aan een maximum gebonden. In 2022 was dit 9,44% van de winst, met een maximumbedrag van € 9.632. Het is mogelijk om een deel van je fiscale oudedagsreserve om te zetten in een lijfrente. De premie is dan fiscaal aftrekbaar.

Om aanspraak te kunnen maken op de FOR was je verplicht om minimaal 1.225 uur per jaar in het bedrijf te steken. Ook mocht je aan het begin van het betreffende belastingjaar de AOW-leeftijd nog niet hebben bereikt.

Willekeurige afschrijving

Startende ondernemers kunnen de aanschafkosten van activa "willekeurig" afschrijven. Met andere woorden: u bepaalt hoeveel u afschrijft en wanneer. Deze flexibiliteit kan voor starters veel voordelen hebben. De regeling geldt niet voor alle rechtsvormen, maar alleen voor ondernemers met een eenmanszaak, vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap die recht hebben op de startersaftrek.

Zakelijke uitgaven

U mag zakelijke kosten aftrekken van uw inkomen. Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen noodzakelijk zijn voor de exploitatie van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks verband houden met uw onderneming. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar. Zakelijke kosten die u kunt tegenkomen zijn bijvoorbeeld:

• advies over de levensvatbaarheid van uw bedrijf
• inschrijving in het handelsregister
• verhuur van bedrijfsruimte
• briefpapier en ander correspondentiemateriaal
• inrichting van een kantoor of werkplaats
• apparatuur, computer, laptop, materiaal
• telefoonkosten, zowel uw zakelijke telefoon als uw belkosten.
• internetkosten op uw kantoor (niet thuis, tenzij speciaal vereist)
• website ontwerp, hosting, online adverteren
• onderhouds- en schoonmaakkosten
• verzekering
• reiskosten
• betalingen voor werk door collega-zelfstandigen (ook wel: werk door derden)
• marketingkosten voor uw bedrijf
• boekhouding en externe adviseurs
• software
• cursussen, opleidingen, seminars en workshops
• vakliteratuur

Bedrijfskosten kunnen volledig van uw inkomsten worden afgetrokken. Eventuele vergoedingen die u voor de kosten hebt ontvangen, moeten bij uw inkomsten worden opgeteld. Sommige kosten zijn zowel zakelijk als privé van aard. Van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Kosten die u maakt in de opstartfase van uw bedrijf kunnen ook aftrekbaar zijn.

Bij de beoordeling of kosten aftrekbaar zijn, geldt het motief waarmee u de kosten heeft gemaakt. Als duidelijk is dat u de kosten volledig voor het bedrijfsbelang van uw onderneming heeft gemaakt, worden de kosten als aftrekpost geaccepteerd. Als ondernemer bent u vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. De fiscus bemoeit zich er meestal niet mee, zij toetst uw beleid niet. Alleen als uw kosten in verhouding tot het ondernemingsbelang erg hoog zijn, kan de fiscus ingrijpen: zij kan dan beoordelen of er nog sprake is van een redelijke verhouding tussen die twee.

Kosten aftrekken of spreiden?

Sommige kosten kunnen niet rechtstreeks van de winst worden afgetrokken in het jaar waarin zij worden gemaakt, maar moeten over verschillende jaren worden gespreid. U moet dus onderscheid maken tussen:

• kosten die u volledig kunt aftrekken in het jaar waarop zij betrekking hebben
• kosten die worden beschouwd als een investering die over een aantal jaren moet worden afgeschreven

Kosten aftrekken met of zonder btw?

Als u kosten heeft voor uw onderneming, brengt de leverancier u vaak btw in rekening. Meestal kunt u deze btw terugvorderen (de zogenoemde vooraftrek). In dat geval trekt u de kosten exclusief btw af bij de berekening van uw winst. Soms kunt u de btw niet aftrekken. Dan mag u de kosten inclusief btw aftrekken bij het berekenen van de winst.

Zorg dat je een factuur hebt

U hebt een factuur (ontvangstbewijs) van de uitgave nodig om de kosten te verantwoorden. Zorg ervoor dat de factuur duidelijk de datum, het factuurbedrag, het factuurnummer, de bedrijfsnaam van de leverancier, het btw-bedrag en de aard van de geleverde goederen of diensten vermeldt. Voor representatiekosten gelden eenvoudiger eisen. Minimaal de datum van uitgifte, naam van de horecagelegenheid en omschrijving van het genuttigde eten en drinken.

Voor BTW-doeleinden moeten bedragen van meer dan € 100 op naam van de vennootschap worden betaald. Betaal deze via uw zakelijke bankrekening. Hoe aannemelijker het is dat u deze kosten in het kader van uw onderneming heeft gemaakt. Dat u niet ergens op straat een bonnetje hebt gevonden en dat in uw boeken hebt gezet om minder kosten te hebben en dus minder belasting te betalen.

Zakelijke aftrekbare kosten: opstartkosten

Kosten die zijn gemaakt voordat u zich inschreef bij de Kamer van Koophandel mogen tot vijf jaar terug worden meegenomen als aanloopkosten. Dit doet u in uw aangifte inkomstenbelasting in het jaar waarin u start met de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Als je bijvoorbeeld in 2018 bent gestart, mag je de (zakelijke) kosten vanaf 1 januari 2014 aftrekken. Enkele voorbeelden van opstartkosten zijn:

• reiskosten en kilometervergoedingen (als u met uw privé-auto op pad bent geweest voor uw startende onderneming, dan mag u € 0,19 cent per km aftrekken als zakelijke kosten).
• lunch/diners (met relatie/cliënt) (beperkte aftrek)
• telefoonkosten
• website/webhosting
• laptop
• drukwerk (visitekaartjes)
• studiekosten/cursussen
• boeken
• kosten juridisch advies/notaris

U moet kunnen aantonen dat u de kosten daadwerkelijk heeft gemaakt. Dit moet u kunnen doen door middel van facturen of een kilometeradministratie met een kalender waarin de afspraken zijn gemaakt. Daarnaast moet u de relatie tussen de kosten en uw onderneming kunnen verantwoorden. U moet dus goed kunnen onderbouwen dat de uitgave in het belang is van uw onderneming. Denk ook aan de BTW. Als u ondernemer bent voor de btw, mag u de btw op uw zakelijke kosten aftrekken in uw btw-aangifte.

Het kan zijn dat u goederen eerst privé heeft gekocht, bijvoorbeeld een laptop, en deze later voor zakelijke doeleinden gebruikt. U verwerkt dit als volgt. Bij de start van uw onderneming mogen de goederen (boven € 450 exclusief BTW) op de balans worden gezet. U schrijft deze investeringen in 5 of 10 jaar af (dus niet meteen in het jaar van aanschaf als kosten). Dit is een wettelijke termijn. Meer informatie over afschrijving volgt verderop in dit artikel.

Uitgaven van materiële goederen onder € 450 exclusief BTW zijn kleine aankopen en mogen worden afgetrokken van de winst in het jaar van aankoop. Zorg ervoor dat u alle betalingsbewijzen bewaart.

Beperkt aftrekbare uitgaven

Het kan zijn dat u zakelijk gezien kosten maakt, maar dat deze een privé-element bevatten. Dit komt omdat u zelf of iemand anders er persoonlijk voordeel bij heeft. Dit worden gemengde kosten genoemd. In dat geval is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Denk aan telefoon- en internetkosten thuis. Let op: zowel voor de aangifte inkomstenbelasting als voor de btw-aangifte zijn er beperkte aftrekbare kosten voor een deel van het privégebruik. Voor de btw-aangifte corrigeert u het deel privégebruik in de laatste btw-aangifte van het jaar (vaak over het vierde kwartaal).

Horecakosten, zoals een zakenlunch of zakendiner met een zakenrelatie, zijn beperkt aftrekbaar voor de inkomstenbelasting. Voor de BTW zijn horecakosten in het algemeen niet aftrekbaar. Ondanks het feit dat er zeker sprake is van een zakelijk belang, is de fiscus van mening dat er ook een privé-element is. U bespaart uzelf en uw klant een maaltijd. Hierdoor is wettelijk bepaald dat (vanaf 2017) horecakosten 80% aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting. U mag dus niet 20% aftrekken en als privé-uitgave verwerken in uw administratie. Ook is er een drempelbedrag dat vaak alleen relevant is voor grotere bedrijven en niet voor ZZP'ers.

Voor de btw zijn cateringkosten, als ze in de horecagelegenheid worden verbruikt, niet aftrekbaar. Dit betekent dat de btw op cateringkosten die u in een horecagelegenheid verbruikt, niet in zijn geheel aftrekbaar is. U kunt dit echter wel als zakelijke kosten opvoeren voor de inkomstenbelasting en 80% van het totale bedrag (inclusief btw) aftrekken bij uw aangifte inkomstenbelasting. De btw op cateringkosten is aftrekbaar als u luncht of dineert in de accommodatie van uw eigen bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een diner bij de afhaalchinees of broodjes van een cateringbedrijf.

Niet-aftrekbare uitgaven

Kosten die geen zakelijk doel dienen (privé-kosten), kunnen niet worden afgetrokken voor de inkomstenbelasting. Bovendien zijn er een aantal kosten waarvan uitdrukkelijk is bepaald dat zij niet aftrekbaar zijn:

• Zogenaamde "uitgaven om een bepaalde persoonlijke financiële positie te handhaven". Bijvoorbeeld de aanschaf van een maatpak voor speciale representatieve gelegenheden. Zelfs als u het om zakelijke redenen draagt, is het niet aftrekbaar voor de inkomstenbelasting.
• Boetes (zoals van de belastingdienst, verkeersboetes).
• Persoonlijke verzorging (tenzij je artiest bent).

De niet-aftrekbare uitgaven moeten als privé-uitgaven in de boekhouding worden opgenomen.

Werkruimte thuis

Maakt u als zelfstandige gebruik van een werkruimte aan huis? Dan zijn een aantal kosten onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar. Dit heeft te maken met de vraag of er sprake is van een zelfstandige werkruimte of niet. En er is een eis met betrekking tot de verdiensten. Alleen als u aan deze voorwaarden voldoet, mag u kosten aftrekken.

De kosten van de inrichting van het kantoor liggen in de lijn van de kosten van het kantoor zelf. Als de kosten van het kantoor in de woning niet aftrekbaar zijn, dan geldt dat ook voor de inrichting ervan, zoals het bureau, de lampen en de kast in de woonkamer. Overweeg ook de mogelijkheid van investeringsaftrek.

Of er sprake is van een zelfstandige werkruimte wordt bekeken of u deze aan derden kunt verhuren. Daarvoor is het nodig dat het kantoor een eigen ingang heeft en eigen sanitair. Sinds 2017 geldt dit ook voor werkkamers in een huurwoning.

Ook geldt de eis dat u meer dan 70% van uw winst in of vanuit de werkruimte verdient en dat 30% van de winst moet zijn toe te rekenen aan het werken in de werkruimte. Huurt u elders een werkruimte, dan geldt de eis dat ten minste 70% van uw inkomsten in de werkruimte in de eigen woning moet zijn behaald. Alleen onder deze voorwaarden mag u de kosten voor de werkruimte zelf en de inrichting daarvan aftrekken. Sinds 2017 geldt dit ook voor werkruimtes in een huurwoning.

De aftrek voor een eigen woning is gelijk aan het voordeel dat u in box 3 moet toerekenen aan de werkkamer en is vanaf 2017 dus afhankelijk van uw vermogen. Voor een huurwoning is een evenredig deel van de huur aftrekbaar. Ook eventuele servicekosten mag u meetellen. Let op: u moet eenmalig beslissen of u privé- of zakelijk vermogen toerekent, dus in het jaar dat u start of in het jaar dat u de woning koopt/voor het eerst huurt.

Werkkleding

Werkkleding is kleding die u (bijna) uitsluitend in het kader van uw bedrijf kunt dragen. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding (bijvoorbeeld: een uniform of overall). Dan is de kleding volledig zakelijk aftrekbaar voor zowel de btw als de inkomstenbelasting.

Is de kleding ook geschikt voor gebruik buiten uw bedrijf? Dan moet de kleding voorzien zijn van een logo met een minimale oppervlakte van 70 cm2. Het logo moet verwijzen naar uw bedrijf. Voldoet de kleding niet aan deze voorwaarden? Dan is het helaas niet aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de btw.

Huisvestingskosten

Verblijfkosten zoals hotelovernachtingen zijn volledig aftrekbaar voor zowel de inkomstenbelasting als de BTW. Dit zijn alleen de verblijfskosten. Niet de horecakosten zoals ontbijt, koffie en thee, etc. Ook deze zijn beperkt aftrekbaar.

Boten voor representatieve doeleinden

De aanschaf van een boot (sloep of jacht) voor representatieve doeleinden is niet aftrekbaar voor zowel de btw als de inkomstenbelasting. Tenzij u een verhuurbedrijf bent van sloepen of jachten. Ook het huren van een boot is niet aftrekbaar. Tenzij u reclame van uw eigen bedrijf op de boot plaatst. Dan is het misschien wel aftrekbaar.

Reiskosten

Zakelijke reizen met je privéauto zijn in 2023 aftrekbaar tegen 0,21 cent per kilometer. In 2022 en 2021 was dit 0,19 cent per kilometer. Je boekt dit als aftrekbare zakelijke kosten en als privé-inleg. Om aan te tonen dat je de kilometers hebt gemaakt, moet je een dagboek en kilometeroverzicht bijhouden. Daarnaast een briefje met de reden waarom het een zakelijke reis was. Andere reiskosten zoals die met het openbaar vervoer of je eigen fiets zijn ook aftrekbaar.

Auto van de zaak

U kunt ook kiezen voor een auto van de zaak. Dit betekent dat u de auto voor zakelijke doeleinden heeft gekocht of vanuit uw privéleven heeft ingebracht in uw bedrijf. Dan mag u de kosten aftrekken. Rijdt u 500 kilometer of meer in een jaar privé? Dan moet u rekening houden met een bijtelling voor het privégebruik. Dit is zowel voor de inkomstenbelasting als voor de btw.

Investerings- of bedrijfskosten

Zakelijke uitgaven kunnen worden onderverdeeld in kosten of investeringen.

Investeringen zijn zakelijke uitgaven voor materiële goederen boven € 450 exclusief btw, die meerdere jaren meegaan. Denk aan een laptop, auto, etc. Deze goederen komen op de balans voor uw aangifte inkomstenbelasting (jaaraangifte). Onder materiële vaste activa. Ook bij de start van uw onderneming waarbij u de goederen eerst privé heeft gekocht en bij de start van uw onderneming inbrengt in de onderneming, kunnen de goederen op de balans komen.

Op deze investeringen (roerende goederen) schrijft u dan in 5 of 10 jaar af (dus niet meteen in het jaar van aankoop als kosten). Dit is een wettelijke termijn. Je kunt rekening houden met een restwaarde. Maar veel producten zijn tegen die tijd al verouderd, zodat je ze volledig kunt afschrijven. Denk aan een laptop, na 5 jaar is die meestal niet veel meer waard.

Merk op dat als u een starter bent, u ook gebruik mag maken van willekeurige afschrijving. U mag dan bepaalde investeringen in één keer afschrijven. Dit kan een belastingvoordeel opleveren. Hoeveel en of het zinvol is om dit te doen, hangt af van de rest van de aangifte inkomstenbelasting.

Uitgaven van materiële goederen onder de € 450 excl. BTW zijn kleine aankopen en kunnen in het jaar van aanschaf in mindering worden gebracht op de winst. Deze komen op de winst- en verliesrekening van het betreffende boekjaar (jaar van aangifte inkomstenbelasting). Overweeg ook de mogelijkheid van investeringsaftrek. Dit kan een mooi belastingvoordeel opleveren.

Investering en ook gedeeltelijk privégebruik

Het kan voorkomen dat u goederen aanschaft die u deels voor zakelijke en deels voor privédoeleinden zult gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan uw auto. Zet u die zakelijk of privé in? De hoofdregel is als volgt. Bij meer dan 90% zakelijk gebruik moet het zakelijk geboekt worden (voor zowel de BTW als de inkomstenbelasting). Voor minder dan 10% zakelijk gebruik, moet het privé geboekt worden (voor zowel BTW als inkomstenbelasting).

Gemengd gebruik, optioneel kapitaal

Dat is op zich duidelijk. Maar bij gemengd gebruik, van meer dan 10% zakelijk gebruik en minder dan 90% zakelijk gebruik, heeft u vervolgens de keuze om de goederen bij aanschaf geheel tot uw ondernemingsvermogen te rekenen of geheel tot uw privévermogen. Dit geldt zowel voor de inkomstenbelasting als voor de btw (omzetbelasting). Zo kunt u bijvoorbeeld een auto voor de inkomstenbelasting privé en voor de BTW zakelijk boeken. Samengevat heeft u voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting drie keuzes, u rekent de goederen

• volledig aan uw privévermogen (de BTW en de kosten voor de inkomstenbelasting zijn niet aftrekbaar)
• deels aan uw privévermogen en deels aan uw ondernemingsvermogen (de BTW en de kosten voor de inkomstenbelasting zijn alleen aftrekbaar voor het zakelijke deel)
• geheel aan uw bedrijfsvermogen (alle BTW is aftrekbaar, op de laatste aangifte van het jaar geeft u de BTW op privégebruik aan, verder zijn de kosten aftrekbaar voor de inkomstenbelasting).

Het privégebruik wordt bepaald op basis van het werkelijke gebruik. Voor de BTW corrigeert u dit in de laatste BTW-aangifte van het jaar. Meestal is dat de btw-aangifte over het vierde kwartaal.

In welke periode worden de kosten geboekt?

In het algemeen zult u de meeste facturen van uitgaven ontvangen over dezelfde periode als de factuurdatum. Maar sommige uitgaven hebben betrekking op een andere periode dan wanneer u de factuur ontvangt. Hoe gaat u daarmee om?

U boekt kosten voor inkomstenbelasting in de periode waarop ze betrekking hebben. Dus als de kosten voor de aangifte inkomstenbelasting van de boekhouder betrekking hebben op het voorgaande jaar, dan boekt u ze als kosten in het voorgaande jaar. Ontvangt en betaalt u de factuur pas in het volgende jaar? Dan worden de kosten toch in het vorige jaar geboekt. Ze staan dan op de balans als nog te betalen kosten. Maar let op. Voor de btw gaat het anders. De btw die op de factuur staat, wordt geboekt in het tijdvak van de factuurdatum. Over dat tijdvak boek je ook de btw.

Hoe berekent u uw belastbare winst?

Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe u de belastbare winst kunt bepalen, op basis van de door u berekende winst uit onderneming en de bijtellingen en aftrekposten. Vervolgens kunt u de belastbare winst gebruiken om de verschuldigde belasting te bepalen.

Begrotingsjaar 2021 (voorbeeld)
Omzet (100.000 €)

• Minus: Bedrijfskosten (€ 45.000)

---

= Bedrijfswinst (€ 55.000)

• Plus: Niet-aftrekbaar gedeelte van de kosten
• Plus: Toeslag voor gebruik van bedrijfsauto
• Plus: Privégebruik van diensten/goederen van het bedrijf
• Minus: Kleinschalige investeringsaftrek
• Minus: Willekeurige afschrijving

---

= Winst voor de fiscale oudedagsreserve

• Minus: Toevoeging VOOR

---

= Winst na FOR

• Minus: Zelfstandigenaftrek (€ 6.670)
• Minus: Startersaftrek (€ 2.123)

---

= Belastbare winst (€ 46.207)

• Minus 14% MKB-winstvrijstelling (€ 6.469)

---

= Belastbare winst (€ 39.738)

Inkomstenbelasting (37.10%) € 14.743 (tot € 68.508 37.10%; vanaf € 68.508 49.50%)
Gezondheidszorg € 2.285 (5.75% op een maximale winst van € 58.311)

De inkomstenbelasting wordt verder verlaagd met de algemene heffingskortingen.

Heffingskortingen

Dan zijn er de heffingskortingen. Dit zijn geen aftrekposten, maar directe kortingen op het bedrag aan belasting dat u moet betalen. Er is de algemene heffingskorting, die iedereen kan krijgen tot een bepaald belastbaar inkomen uit werk en woning. Maar er is ook de arbeidskorting, een belastingvoordeel voor iedereen met een inkomen uit arbeid, winst uit onderneming of resultaat uit overige werkzaamheden. De heffingskorting is inkomensafhankelijk.

Wanneer moet ik inkomstenbelasting betalen?

In principe moet u, net als wanneer u in loondienst werkt, elk jaar vóór 1 mei uw aangifte inkomstenbelasting indienen. Maar als zelfstandige kunt u, net als werknemers, ook om uitstel vragen. In dat geval dient u het uitstel vóór 1 mei aan te vragen. Expatax maakt gebruik van de uitstelregeling voor belastingadviseurs, waarbij een standaard uitstel van 1 jaar geldt.

Let op: Als u uitstel aanvraagt, duurt het langer voordat u de definitieve aanslag ontvangt. Dit betekent dat u een bedrag langer opzij moet zetten en mogelijk (meer) belastingrente moet betalen.

Voorlopige aanslag inkomstenbelasting

In principe ontvangt u aan het begin van het kalenderjaar een voorlopige aanslag inkomstenbelasting voor ondernemers. Heeft u er geen ontvangen? Dan kunt u er een aanvragen bij de belastingdienst. Doe dit vooral als u verwacht een aanzienlijk bedrag aan inkomstenbelasting te moeten betalen. U kunt het bedrag in 1 keer betalen met een kleine betalingskorting of in termijnen.

Tip...
Om ervoor te zorgen dat u uw belastingen (zowel uw BTW als uw inkomstenbelasting) altijd kunt betalen, adviseren wij u om van elke verkoopfactuur (die u dus naar uw klanten stuurt) minimaal 30% opzij te zetten. In het algemeen zult u dan altijd genoeg hebben om uw belastingen te betalen.

Schommelende inkomsten: middelingsregeling

Als zelfstandige kunt u te maken krijgen met een wisselend inkomen. Dit is eigenlijk heel normaal, maar soms wel lastig met het oog op uw belastingaangifte. Het kan dan voordelig zijn om gebruik te maken van de middelingsregeling. U neemt de inkomsten van drie opeenvolgende jaren en telt die bij elkaar op, deelt dat bedrag vervolgens door drie en u hebt uw gemiddelde inkomen over drie jaar. Vervolgens berekent u de belasting over die drie jaar en vergelijkt u die met de werkelijk betaalde belasting. Het verschil kan, verminderd met een drempel, worden teruggevorderd van de belastingdienst.

Vanaf 1 januari 2023 is de middelingsregeling vervallen. De laatste periode waarover je kunt middelen is 2022, 2023 en 2024.

Inkomensafhankelijke bijdrage ziektekostenverzekering

Naast uw maandelijkse premie voor de zorgverzekering betaalt u ook een inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering van 5,45% in 2020 en 5,75% in 2021. De bijdrage zorgverzekering wordt berekend over de belastbare winst van uw onderneming. De belastbare winst wordt op de volgende manier berekend: Winst uit onderneming - zelfstandigenaftrek - startersaftrek - mkb-winstvrijstelling = belastbare winst.

De inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering wordt betaald door uw werkgever als u in loondienst bent. Als zelfstandige betaalt u de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering zelf. U ontvangt hiervoor een aanslag van de belastingdienst.