Loonbelastingaangifte, wat en hoe?
Nederlands woord: loonbelastingverklaring
Engelse vertalingen: loonbelastingverklaring, loonbelastingverklaring, loonbelastingverklaring, loonbelastingverklaring. In dit artikel gebruiken we de vertaling "loonbelastingverklaring".
Nieuwe werknemers moeten een loonbelastingverklaring invullen. Wat is dat, waarvoor heb je zo'n verklaring nodig en waar vind je zo'n verklaring?
Neemt u een nieuwe werknemer in dienst? Dan bent u wettelijk verplicht hem een aantal gegevens op te vragen die nodig zijn voor de inhouding van de wettelijke loonheffingen. Deze heffingen draagt u vervolgens af aan de belastingdienst. Deze loonheffingen zijn onder andere:
- de loonbelasting,
- nationale verzekeringspremies,
- werknemersverzekeringspremies en de
- inkomensafhankelijke bijdrage op grond van de ziekteverzekeringswet.
Formulier loonbelastingverklaring
Het is gebruikelijk om de vereiste gegevens van uw werknemer op te vragen met een speciaal formulier van de belastingdienst. De officiële naam van dit formulier is 'Model Gegevensverklaring Loonheffingen'. Maar in de volksmond wordt het ook wel de 'loonbelastingverklaring' genoemd.
Wat is een loonbelastingverklaring?
De loonbelastingverklaring is een kort formulier waarop uw werknemer aangeeft of, en vanaf welke datum, hij de loonheffingskorting wil laten inhouden. Dit is het bedrag waarmee de loonheffing wordt verminderd. Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kunt u bepalen welke loonheffingen en welke heffingskortingen u moet toepassen op het loon van uw nieuwe werknemer.
Uw nieuwe werknemer hoeft slechts drie vragen te beantwoorden:
Vraag 1: Vul persoonlijke gegevens in zoals naam, adres en woonplaats, geboortedatum en BSN.
Vraag 2: Geef aan of hij wil dat u als werkgever rekening houdt met de wettelijke loonheffingskorting. En zo ja, vanaf welke datum.
Vraag 3: voorzie het formulier van de datum en zijn handtekening.
Gebruik uw eigen model
Sinds 1 januari 2007 bent u als werkgever niet meer verplicht het door de belastingdienst verstrekte formulier te gebruiken. U mag ook uw eigen model gebruiken, zolang u maar de vereiste werknemersgegevens vastlegt.
In de praktijk zijn veel bedrijven echter het formulier van de belastingdienst blijven gebruiken. Wij hebben het formulier van de belastingdienst in het Engels vertaald.
Loonbelasting aangifte, wanneer?
U moet de bovengenoemde informatie van een nieuwe werknemer vragen voordat hij voor u gaat werken. Uiterlijk één dag voor zijn eerste werkdag moet u over de benodigde informatie beschikken. Als de werknemer begint te werken op de dag dat u hem in dienst hebt genomen, moet de loonbelastingaangifte onmiddellijk voor deze eerste werkzaamheden worden ingevuld.
Geldig identiteitsbewijs
Samen met de loonbelastingaangifte moet de werknemer een kopie van een geldig identiteitsbewijs inleveren. U moet namelijk zijn identiteit vaststellen. Ook moet u controleren of de gegevens op de loonbelastingverklaring overeenkomen met die op het identiteitsbewijs.
Voor meer informatie zie het artikel Hoe moet een werkgever de identiteit van zijn werknemers registreren en verifiëren?
Loonbelastingverklaring, hoe werkt het?
Het opvragen, verwerken en opslaan van de gegevens van uw toekomstige werknemer is heel eenvoudig.
Er zijn maar een paar stappen nodig:
- Download hier een blanco loonbelastingverklaring. Wij hebben het in het Engels vertaald.
- Stuur het formulier naar uw werknemer en vraag hem het in te vullen en te ondertekenen. Vraag hem het terug te sturen voordat zijn arbeidsovereenkomst ingaat en laat hem een kopie van een geldig identiteitsbewijs bijsluiten, of beter nog, maak zelf een kopie van dit identiteitsbewijs.
- Controleer de identiteit van de werknemer en ga na of alle gegevens correct zijn ingevuld.
- Bewaar de ingevulde loonbelastingaangifte bij de loonadministratie.
Digitaal afhandelen
De belastingdienst staat u toe deze administratieve verplichting digitaal af te handelen. U kunt het formulier dus op papier of digitaal naar uw werknemer sturen. Hij mag het zelfs digitaal ondertekenen, zolang hij maar een wettelijk erkende elektronische handtekening gebruikt. De voorkeur blijft echter uitgaan naar een papieren formulier met een natte handtekening.
Loonbelastingverklaring niet of onjuist ingevuld, wat te doen? Anoniem tarief.
Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kunt u bepalen welke loonheffingen en welke loonheffingskortingen u moet toepassen op het loon van uw nieuwe werknemer. Voorwaarde is wel dat uw werknemer de verklaring juist en naar waarheid heeft ingevuld.
Als werknemers onjuiste informatie verstrekken of de loonbelastingverklaring helemaal niet inleveren, is het niet mogelijk de juiste heffingen en verrekeningen te berekenen. In zo'n geval moet u het zogenaamde anoniementarief toepassen.
Als u het anoniementarief toepast op één (van uw) werknemer(s) dan:
- Dit betekent dat u 52 procent inkomstenbelasting en nationale verzekeringsbijdragen moet inhouden op het loon van uw werknemer.
- moet u de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet over het hele loon berekenen. Er mag namelijk geen rekening worden gehouden met het maximumpremieloon voor de sociale premies.
- mag geen loonbelastingkrediet worden toegepast.
Het anoniementarief geldt ook als uw werknemer zich niet identificeert.
Als later blijkt dat het anoniementarief niet is toegepast, riskeert u een boete die kan oplopen tot € 5.278!
Wat is precies de loonheffingskorting?
De loonheffingskorting is eigenlijk een bundeling van zes heffingskortingen. Deze komen allemaal voor in de loonbelasting/premie volksverzekeringen. Het is een korting waar iedere werknemer die in Nederland werkt gebruik van kan maken. Dit geldt ook voor mensen die niet in Nederland wonen. De korting gaat over het bedrag aan premies dat u op het loon inhoudt. Als de werknemer niet volledig belasting- of premieplichtig is, heeft dat natuurlijk ook invloed op de korting die u kunt krijgen.
Algemeen belastingkrediet
De algemene heffingskorting wordt door u als werkgever automatisch berekend. Gebruikt de partner van uw werknemer niet de volledige heffingskorting, dan kan de partner onder bepaalde voorwaarden zelf een deel ervan ontvangen via de aangifte inkomstenbelasting.
Voor meer informatie zie het artikel over heffingskortingen in de Nederlandse loonadministratie.
Twee banen
Als uw werknemer twee banen heeft, mag hij maar voor één baan de loonheffingskorting aanvragen. Hij mag dus nooit dubbele loonheffingskorting laten toepassen. Stel bijvoorbeeld dat het gaat om een nieuwe werknemer die al op 20 maart begint. Zijn contract bij zijn vorige werkgever loopt tot 31 maart. Die elf dagen overlappen elkaar dan. Dat betekent dat hij eerst geen korting toepast bij uw bedrijf en op 1 april aangeeft dat hij de korting wel wil toepassen. De korting kan pas op de eerste van de maand worden teruggedraaid of aangevraagd.
Mocht het gebeuren dat een werknemer vergeten is de loonheffingskorting bij een van de werkgevers stop te zetten, dan is hij verplicht de te veel betaalde korting terug te betalen. Hij moet dit individueel regelen met de belastingdienst. Over het algemeen is het aan te raden om de loonheffingskorting toe te passen op de baan waarin de werknemer het meest betaald krijgt. Op die manier houden zij het meeste geld over.
Als u weet dat uw werknemer ook elders in dienst is waar de werknemer zijn loonheffingskorting ontvangt, moet u een nieuwe loonbelastingverklaring aan de werknemer afgeven.
Bewaarplicht
De gegevens moeten worden bewaard gedurende ten minste 5 kalenderjaren, gerekend vanaf het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is getreden. De algemene fiscale bewaartermijn voor ondernemersgegevens is echter 7 jaar. Wij adviseren daarom de gegevens 7 jaar te bewaren.
Bent u onbekend met de regels rond de Nederlandse salarisadministratie? U weet niet wat de regels in Nederland zijn? U heeft geen idee hoe uw werknemers in Nederland betaald kunnen worden? Hoe u uit de problemen kunt blijven met de belastingdienst?
Maakt u zich geen zorgen!
Expatax zal u helpen
Gebruik het onderstaande contactformulier om met ons in contact te komen en uw vragen te stellen.
U zult zich opgelucht voelen wanneer wij u alle zorgen over de loonadministratie uit handen hebben genomen, wetende dat uw werknemers op tijd worden betaald en dat de loonbelastingaangiften correct en op tijd worden ingediend.
Neem contact met ons op als u hulp nodig heeft met uw Nederlandse salarisadministratie
Checklist bij het aannemen van een nieuwe werknemer
1. Stel voor aanvang van de werkzaamheden de identiteit, nationaliteit en verblijfsstatus van de werknemer vast aan de hand van een origineel voorgeschreven geldig identiteitsbewijs (bijv. Nederlands paspoort, gemeentelijke identiteitskaart, document voor toegelaten vreemdeling). Een rijbewijs kan niet worden gebruikt voor deze identificatie.
2. Controleer het in punt 1 bedoelde identiteitsbewijs. Als het vals of vervalst is, mag u de werknemer niet in dienst nemen. Doet u dat toch, houd dan inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen tegen het anoniementarief in op het loon van de werknemer.
3. Bij de aanvang van de werkzaamheden aard, nummer en kopie van het onder 1 bedoelde legitimatiebewijs in de loonadministratie opnemen.
4. Zorg ervoor dat de werknemer vóór het eerste loonstrookje een loonbelastingverklaring invult, ondertekent en bij u indient.
5. Controleer de loonbelastingverklaring. Als u weet dat de naam, het adres en/of de woonplaatsgegevens onjuist zijn, neem de werknemer dan niet in dienst. Doet u dat toch, houd dan inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen tegen het anoniementarief in op het loon van de werknemer.
6. Bewaar de kopie van het onder 1 genoemde identiteitsbewijs bij uw loonadministratie gedurende ten minste 5 (of 7) jaar na het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd.
7. Bewaar de onder 4 bedoelde loonbelastingverklaring bij uw loonadministratie gedurende ten minste 5 (of 7) jaren na het jaar waarin de dienstbetrekking is beëindigd of waarin een nieuwe loonbelastingverklaring wordt ingediend.
8. Zorg ervoor dat de werknemer zich op de werkplek altijd kan legitimeren met een origineel voorgeschreven geldig identiteitsbewijs (naast de onder 1 genoemde documenten kan dit ook met een Nederlands rijbewijs).
