6 tips om uw betalingsverplichtingen onder controle te houden

Uw bedrijf is liquide als u op korte termijn aan alle betalingsverplichtingen kunt voldoen. Maar de ontwikkelingen rond het coronavirus beïnvloeden uw bankrekening. U ziet uw inkomsten dalen, maar de rekeningen, rente en belastingen moeten nog steeds betaald worden. Toch? Met deze 6 tips kunt u uw betalingsverplichtingen onder controle houden.

Maak een liquiditeitsprognose: dat is uw basis

Weten wat uw liquiditeitspositie per week betekent, is misschien wel het belangrijkste wat u nu moet doen. Maar hoe doet u dat? Op zich is het niet zo moeilijk. U begint met uw banksaldo van vandaag. Vervolgens zet u daar alle inkomsten die u per dag verwacht en de uitgaven die u van plan bent te doen onder. Dus: uw beginsaldo + uw inkomsten - uw uitgaven = uw liquiditeitspositie gedurende die periode. Ook, en misschien wel juist nu, doe je dit voor je privépositie. Een plus is prima, maar met een min moet je in actie komen.

Doe dit voor een paar weken of zelfs een paar maanden vooruit. Eigenlijk net zo lang tot u zicht heeft op uw inkomsten (opdrachten) en uitgaven. Op basis daarvan beslist u of aanvullende financiering nodig is. Om ondernemers tijdens de huidige corona-crisis tegemoet te komen, heeft de overheid extra regelingen getroffen.

Verken uw opties

Nadat u de liquiditeitsprognose hebt opgesteld, kijkt u afzonderlijk naar uw debiteuren, uw crediteuren, uw mogelijke voorraden en uw privé-uitgaven. In de volgende stappen analyseert u de verplichtingen en de mogelijke ruimte die u kunt creëren. Denk bijvoorbeeld aan het uitstellen van aflossingen aan uw bank (een bank is ook gewoon een crediteur).

Neem contact op met uw debiteuren

Zijn uw debiteuren nog in staat om binnen de afgesproken termijn te betalen? Neem contact met hen op om daar inzicht in te krijgen. Overweeg een korting te geven als zij eerder kunnen betalen. Voor ondernemers met klanten met een hoge afhankelijkheid is dit wellicht mogelijk. Dit kost uiteraard geld, maar u verzekert zich van liquide middelen.

Veel grote bedrijven werken met inkoopnummers (Purchase Order / PO nummers). Wacht niet tot het einde van uw opdracht of order, maar regel een inkoopnummer ruim voordat u uw factuur verstuurt. Heb je het niet op tijd? Dan duurt het vaak nog even voordat je dit nummer hebt en je je factuur kunt versturen. Vraag dus altijd hoe dit proces bij uw klant verloopt.

Voor langere opdrachten kunt u wellicht werken met deelfacturen. Dit kan nog voordeliger zijn dan een vooruitbetaling in combinatie met een factuur aan het einde van uw opdracht.

Een financieringsmogelijkheid specifiek voor debiteuren is factoring. Bij deze vorm van debiteurenfinanciering financiert een factormaatschappij uw debiteuren, ook wel borg genoemd. De factor betaalt uw openstaande facturen, zodat u direct het bedrag van de factuur ontvangt. Uiteraard betaalt u de factor hiervoor een vergoeding.

Beoordeel uw voorraadpositie

Houdt u een voorraad aan? Zorg dat het werkbaar is voor een bepaalde bestelperiode, maar minimaliseer het. Voorraad kost geld. Afspraken met uw leveranciers over levertijden kunnen helpen. Af en toe 'nee' verkopen, hoeft op zich geen groot probleem te zijn. Zolang u de klant maar informeert wanneer het geleverd wordt. Reken uit wat dit betekent voor uw liquiditeitspositie. Dat is immers de reden om uw voorraadpositie te beoordelen.

Zoek uit wie u nog geld schuldig is

Nu u grip heeft op uw debiteuren en voorraden, kijkt u naar uw crediteuren. Welke partijen hebben nog geld van uw bedrijf? Rangschik uw crediteuren in gelijkwaardige groepen:

1. Leveranciers van goederen en diensten die verband houden met uw primaire bedrijfsproces, d.w.z. uw handel.
2. Leveranciers van goederen en diensten voor uw bedrijf, zoals energieleveranciers en telefoonmaatschappijen.
3. Uw huisbaas of uw hypotheekverstrekker.
4. De belastingdienst, gemeenten en andere overheden.
5. Personeel. Vast, tijdelijk, flexibel enz.

Ga voor elke groep schuldeisers na of u afspraken kunt maken over betalingen en of u gebruik kunt maken van regelingen.

Misschien kunt u betalingsregelingen treffen met schuldeisers uit de eerste groep. Een mogelijkheid is het opstellen van een betalingsregeling. Dit betekent dat u afspreekt om het nog te betalen bedrag over een langere periode te spreiden. Dus in plaats van € 10.000 in één keer, betaalt u € 2.500 in de komende 4 maanden.

Leveranciers in de tweede groep hebben vaak abonnementen. Beoordeel of deze abonnementen nog van toegevoegde waarde zijn voor uw bedrijf. Het kan zelfs verstandig zijn om uw pakket te herzien of bepaalde minder noodzakelijke extra's te schrappen.

Voor uw schuldeisers uit de derde groep zijn er mogelijke afspraken om tijdelijk minder te betalen of een maand later te betalen. Er zijn inmiddels voorbeelden bekend waarbij huurders en verhuurders zijn overeengekomen om 50/50 te doen. Dus de huur voor een aantal maanden met de helft verminderen. Verhuurders doen hier regelmatig aan mee, want leegstand levert helemaal niets op. Banken versoepelen hun aflossingsregimes: maak hier gebruik van.

De vierde groep, de belastingautoriteiten, gemeenten en andere overheden hebben speciale maatregelen genomen of zijn daar momenteel mee bezig. Een van de coronamaatregelen van de Belastingdienst is een uitstelregeling. Daarnaast heeft het kabinet de BBZ-regeling verruimd om de extreme situatie te verlichten. Deze tijdelijke inkomensvoorziening voor zelfstandigen en kleine ondernemers moet bij uw gemeente worden aangevraagd.

Tenslotte, je staf in de vijfde groep. Dit is je goud, dus wees er zuinig op. Gemotiveerd personeel doet ook een stapje extra. Maar wat als je niet genoeg werk hebt voor je personeel? Kijk dan welke regelingen op u van toepassing zijn, zoals de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkbehoud (NOW).

Particuliere uitgaven

Wat u voor uw bedrijf doet, kunt u ook voor uw privésituatie doen. Stel dus ook een privé-begroting op voor de komende tijd. Het is voor iedereen een persoonlijke afweging welke uitgaven essentieel, belangrijk en niet noodzakelijk zijn. Loop uw abonnementen eens door en beoordeel of u betaalt voor iets wat u niet gebruikt of gebruikt.