Wat zijn de fiscale regels voor de vergoeding en verstrekking van werkkleding?

Voor sommige bedrijven is (werk)kleding een arbeidsvoorwaarde, afhankelijk van de sector en het werk. Vaak is deze arbeidsvoorwaarde onderdeel van een collectieve arbeidsovereenkomst. Als dit niet het geval is, kan de werkgever het toch wenselijk vinden dat zijn werknemers werkkleding dragen. Bijvoorbeeld als het werk beschermende kleding vereist of als de werkgever professioneel wil overkomen en een uniform imago wil hebben.

Wat is werkkleding?

De eerste vraag is natuurlijk: wie wordt de eigenaar van de kleding? De werkgever of de werknemer? Als de werkgever besluit om de kleding alleen ter beschikking te stellen, dan blijft de werkgever eigenaar van de kleding. Voor kleding die ter beschikking wordt gesteld en die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om te worden gedragen tijdens het verrichten van arbeid, gebruikt de wetgever de term "werkkleding". Voldoet de kleding aan deze definitie, dan geldt voor de loonbelasting een nihilwaardering. In dat geval kan de kleding onbelast aan de werknemer worden verstrekt. Omdat de werknemer hier geen privévoordeel van heeft, is er geen sprake van belastbaar inkomen. De kleding wordt immers (bijna) geheel op de werkplek gebruikt. Bovendien blijft de werkgever eigenaar, dus de werknemer moet de kleding bij beëindiging van het dienstverband teruggeven aan zijn werkgever. De kosten van deze kleding kunnen dus zonder problemen in mindering worden gebracht op de belastbare winst van de werkgever.

Maar wat maakt kleding uitsluitend of vrijwel uitsluitend geschikt voor de door de werknemer verrichte arbeid?

Uniform

De wetgever gaf het voorbeeld van een uniform. Maar wanneer is er een uniform?

De toenmalige staatssecretaris van Financiën legde uit dat het gaat om de herkenbaarheid van de kleding in relatie tot de dienstbetrekking en het bedrijf. Het is van belang dat de kleding is voorzien van één of meer kenmerkende elementen of logo's. Een uniform is niet geschikt om tijdens het normale dagelijkse leven te dragen. Klassieke voorbeelden van uniformen zijn: de werkkleding van een briefbezorger, een soldaat, een stewardess en een politieagent.

Maar ook wanneer er geen uniform is, kan er toch sprake zijn van werkkleding, namelijk wanneer de kleding niet of vrijwel niet geschikt is om buiten de dienstbetrekking te worden gedragen en bovendien niet gebruikelijk is in het dagelijkse privé-leven. Denk aan de overall van een automonteur of de overwerkjas die in de bouw wordt gedragen. Een werkgever kan dergelijke werkkleding altijd onbelast aan zijn werknemers verstrekken, omdat zij deze ook nodig hebben om hun werk veilig te kunnen uitvoeren.

Een logo

Wat als de kleding niet kwalificeert als uniform, maar wel is voorzien van een bedrijfslogo? Als dit logo aan bepaalde voorwaarden voldoet, is er ook sprake van een nihilwaardering in de loonbelasting en zijn de kosten van de kleding aftrekbaar van het resultaat. De wetgever is van mening dat kleding met een logo met een oppervlakte van ten minste 70 cm2 in het algemeen niet aantrekkelijk is om privé te dragen. Teksten en logo's die onderdeel uitmaken van het logo moeten duidelijk de werkzaamheden van de werkgever (inhoudingsplichtige) aangeven. De nihilwaardering geldt alleen als de kleding ter beschikking wordt gesteld. Uiteraard is het van belang dat de kleding ook daadwerkelijk op de werkplek wordt gedragen.

Arbeidsveiligheid en -hygiëne

Een nihilwaardering is van toepassing op beschermende kleding en accessoires die worden beschouwd als arbovoorzieningen omdat zij essentieel zijn voor de veiligheid, zoals een paar veiligheidsschoenen. De vijf criteria waaraan moet worden voldaan zijn:

1. de werkgever moet een gezondheids- en veiligheidsplan hebben;
2. de verstrekking van kleding een redelijk onderdeel van dat plan vormt, rekening houdend met de kenmerken van de kleding;
3. de kleding wordt hoofdzakelijk tijdens de werkuren gedragen;
4. de werknemer hoeft geen eigen bijdrage te betalen;
5. er is geen noemenswaardige privé-besparing voor de werknemer. De particuliere besparingen bedragen minder dan € 454.

Wil je je omkleden?

Natuurlijk is er ook kleding die niet aan deze eisen voldoet, maar die de werkgever aan zijn werknemers ter beschikking stelt. Een voorbeeld is kleding die wordt gedragen door bedienend personeel. Als deze kleding op het werk wordt achtergelaten en niet mee naar huis wordt genomen, gaat de wetgever ervan uit dat deze alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, zodat voor de loonbelasting een nihilwaardering geldt. Let op: het is niet de bedoeling dat het personeel de kleding op weg naar huis draagt, zich omkleedt en de kleding de volgende dag weer meeneemt, zoals spelers van een voetbalelftal deden met hun officiële kostuums. Ook mag het personeel de kleding niet thuis wassen; dit is een taak van de werkgever. De belastingdienst kan vragen om bewijs dat de kleding inderdaad de werkplek niet verlaat. Denk bijvoorbeeld aan een paragraaf in de personeelsgids of een ondertekende verklaring van elk personeelslid.

Er zijn dus verschillende mogelijkheden om zonder fiscale consequenties (werk)kleding aan het personeel te verstrekken. De vraag is echter of de werknemer deze voordelen als een toegevoegde waarde ervaart. Immers, in alle gevallen blijft de werkgever eigenaar en wordt de kleding slechts ter beschikking gesteld.

Kleding als secundaire arbeidsvoorwaarde

Voor bedrijven die kleding produceren of verkopen, is er een andere mogelijkheid om een deel van de kleding onbelast te vergoeden of te verstrekken. Er is een zogenaamde gerichte vrijstelling tot een bedrag van maximaal 20 procent van de waarde in het economisch verkeer van de kleding, waarbij de gerichte vrijstelling niet meer bedraagt dan 500 euro per werknemer in een kalenderjaar. Helaas mag het deel dat de werknemer in een kalenderjaar niet gebruikt, niet worden meegenomen naar het volgende jaar. Schriftelijke bepalingen in de arbeidsvoorwaarden of het personeelshandboek kunnen duidelijkheid scheppen voor het personeel.

Regeling arbeidsgerelateerde kosten

Wat als kleding niet onder een van de bovengenoemde regelingen valt en toch wordt verstrekt? Dan is de verstrekking in beginsel belastbaar loon voor de werknemer. De werkkostenregeling kan dan uitkomst bieden: de kleding kan dan binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling aan het personeel worden verstrekt door de kleding bij de uitbetaling van het loon 'aan te wijzen', met als gevolg dat deze niet belast is bij de werknemer. De vrije ruimte van de werkkostenregeling bedraagt in 2022 1,7 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom van de werkgever. Daarboven is het percentage 1,18.

Twee punten van aandacht

Om gebruik te maken van de werkkostenregeling en belastingheffing bij de werknemer te voorkomen, moet de werkgever de waarde van de werkgebonden kleding voorafgaand aan de verstrekking als eindheffingsbestanddeel aanwijzen. Het is echter voldoende dat dit uit de (loon)administratie blijkt.

Gebeurt dit niet en kiest de werkgever ervoor om buiten de werkkostenregeling om te betalen, dan moet de waarde van de kleding voor de loonbelasting worden gebruteerd.

Vergoeding voor schoonmaakkosten

Geldt een nihilwaardering voor de door de werkgever ter beschikking gestelde kleding? Dan mag u ook een belastingvrije vergoeding geven voor de schoonmaakkosten van de kleding. Een vergoeding van deze kosten aan de werknemer is geen loon, maar een vergoeding van intermediaire kosten.

Zijn de kosten aftrekbaar?

Kan de werkgever de kosten van verstrekte kleding volledig aftrekken van de belastbare winst? Nee, voor dergelijke kosten geldt een aftrekbeperking in zowel de inkomsten- als de vennootschapsbelasting. Alleen kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om in het kader van de bedrijfsuitoefening te worden gedragen en/of is voorzien van één of meer duidelijk zichtbare logo's met een oppervlakte van ten minste 70 cm2 komt voor aftrek in aanmerking. Als de kosten zijn aangewezen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling, dan kunnen de kosten ook onbeperkt in aftrek worden gebracht. Zoals gezegd moet de aanduiding wel uit de administratie blijken.

BTW

Tenslotte, BTW. Aftrek van BTW op de aanschaf van gewone kleding zal op weerstand stuiten bij de belastingdienst. De vraag is altijd of de verstrekking van de kleding het bedrijfsbelang dient of het persoonlijk belang van de werknemer. Is dit laatste het geval dan is de BTW niet aftrekbaar. De werkgever moet ook rekening houden met het Besluit uitsluiting aftrekposten (BUA). Deze regeling ziet op btw die in rekening wordt gebracht over kosten die de ondernemer zakelijk maakt, maar die ook een privé/consumptief karakter hebben. Het BUA hanteert een drempel van 227 euro. De btw-aftrek over de toerekenbare kosten is bij de werkgever pas uitgesloten als de drempel van 227 euro per persoon per jaar wordt overschreden. Kleding (niet-werkkleding) valt onder een personeelsvoorziening en kan worden beschouwd als loon in natura en valt dus onder het BUA.

Kortom, er zijn voldoende mogelijkheden om op een fiscaal vriendelijke manier kleding aan werknemers te verstrekken. Als het gaat om de 'echte' werkkleding, zoals uniformen en beschermende kleding, is de regelgeving vrij duidelijk. Als het gaat om de overige kleding is de werkgever aangewezen op de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Met de invoering van de werkkostenregeling was het destijds de bedoeling van de wetgever om alles eenvoudiger te maken, maar dat is niet helemaal gelukt.