Opstellen, goedkeuren en publiceren van het jaarverslag van een besloten vennootschap

In dit artikel gebruiken we de woorden jaarverslag en jaarrekening. Beide verwijzen naar dezelfde jaarrekening van een bedrijf.

Als het bestuur van een besloten vennootschap het jaarverslag te laat deponeert bij het handelsregister, loopt het bestuur het risico aansprakelijk gesteld te worden. Het bestuur heeft er dus belang bij om de jaarrekening op tijd te publiceren. Wat zijn de termijnen? En wat moet er in de jaarrekening worden vastgelegd?

Inhoud van de jaarrekening

In principe bestaat een jaarrekening uit:

• de balans met toelichtingen;
• de winst-en-verliesrekening met toelichtingen;
• en eventueel de geconsolideerde jaarrekening (één gezamenlijke jaarrekening van een groep).

Welke informatie in het jaarverslag moet worden opgenomen, hangt af van de grootte van het bedrijf (het jaarrekeningregime).

Welke regelingen voor financiële overzichten zijn er?

• Micro-ondernemingen
• Kleine ondernemingen
• Middelgrote ondernemingen
• Grote ondernemingen

Micro-ondernemingen

Een onderneming komt in aanmerking als micro-onderneming als op twee opeenvolgende balansdata aan twee of drie van de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• Balanstotaal maximaal € 350.000
• Netto-omzet maximaal € 700.000
• Maximaal 10 werknemers

De micro-onderneming heeft dezelfde voordelen als een kleine onderneming, wat hieronder wordt uitgelegd plus de voordelen hieronder:

• Het opstellen van een verkorte balans en winst- en verliesrekening is toegestaan
• Overlopende activa voor zover ze betrekking hebben op andere bedrijfskosten hoeven niet langer in de balans te worden opgenomen.
• Toelichtingen bij de balans hoeven niet langer te worden opgesteld, deze informatie kan in beperkte vorm onder de balans worden weergegeven.

Kleine ondernemingen

Een bedrijf komt in aanmerking als een kleine onderneming als aan twee of drie van de volgende eisen wordt voldaan op twee opeenvolgende balansdata:

• Balanstotaal maximaal € 6.000.000
• Netto-omzet maximaal € 12.000.000
• Maximaal 50 werknemers

De kleine onderneming heeft de volgende voordelen:

• Er hoeft geen jaarverslag te worden geschreven. Dit is het bestuursverslag waarin het bestuur rapporteert over financiële en niet-financiële gegevens.
• Beperkte toelichtingen bij de jaarrekening zijn toegestaan
• Als het bedrijf deel uitmaakt van een groep, is er een vrijstelling voor het opstellen van een geconsolideerde jaarrekening
• Het opstellen van een verkorte balans en winst- en verliesrekening is toegestaan
• Er is geen verplichte audit van toepassing

Middelgrote ondernemingen

Een bedrijf komt in aanmerking als een middelgrote onderneming als aan twee of drie van de volgende eisen wordt voldaan op twee opeenvolgende balansdata:

• Balanstotaal maximaal € 20.000.000
• Netto-omzet maximaal € 40.000.000
• Maximaal 250 werknemers

Grote ondernemingen

Een onderneming komt in aanmerking als een grote onderneming als aan twee of drie van de volgende vereisten is voldaan op twee opeenvolgende balansdata:

• Balanstotaal boven € 20.000.000
• Netto-omzet boven € 40.000.000
• Meer dan 250 werknemers

De jaarrekening opstellen

Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Zelfs als slechts één directeur de jaarrekening daadwerkelijk opstelt, blijft het hele bestuur verantwoordelijk.

Volgens de wet moet het bestuur van een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid de jaarrekening binnen 5 maanden na het einde van het boekjaar opstellen. In de praktijk betekent het opstellen van de jaarrekening meestal dat de accountant van het bedrijf de jaarrekening opstelt en aan het bestuur voorlegt.

De opgestelde jaarrekening moet worden ondertekend door alle bestuurders; alle bestuurders zijn verantwoordelijk. De commissarissen - als die er zijn - moeten de jaarrekening ook ondertekenen. Als een handtekening ontbreekt, moet de reden worden vermeld.

In veel gevallen haalt het bestuur deze termijn van 5 maanden niet. Gelukkig bepaalt de wet dat de algemene vergadering (de algemene vergadering van aandeelhouders) deze termijn kan verlengen "op grond van bijzondere omstandigheden". Die "bijzondere omstandigheden" houden niet veel in. Het is voldoende dat de algemene vergadering besluit om de termijn te verlengen omdat de jaarrekening nog niet klaar is.

Het is overigens niet noodzakelijk dat de algemene vergadering uiterlijk 5 maanden na afloop van het boekjaar bijeenkomt en een besluit neemt dat het bestuur een nieuwe termijn krijgt om zich voor te bereiden. De Hoge Raad heeft geoordeeld dat het niet belangrijk is of het besluit om de termijn te verlengen op een formeel correcte manier is genomen. Het besluit kan ook achteraf worden genomen.

De jaarrekening goedkeuren

De wet bepaalt dat de jaarrekening wordt vastgesteld door de algemene vergadering. Door vaststelling wordt het resultaat van een boekjaar vastgesteld, waardoor een besluit tot winstuitkering kan worden genomen. Als de jaarrekening niet is vastgesteld, mag er dus geen winst worden uitgekeerd.

De wet geeft hiervoor geen deadline, maar de wet stelt wel dat het bedrijf de jaarrekening uiterlijk 12 maanden na het einde van het boekjaar moet hebben gepubliceerd. Dit betekent dat het bestuur de jaarrekening van 2022 binnen 12 maanden moet deponeren bij het handelsregister, d.w.z. uiterlijk op 31 december 2023.
Dit betekent dat er tijdig een algemene vergadering moet worden gehouden waarin een besluit moet worden genomen om de jaarrekening vast te stellen.

De algemene vergadering is echter niet verplicht om de jaarrekening vast te stellen, maar kan ook besluiten dat het bestuur de jaarrekening moet herzien. De algemene vergadering kan de jaarrekening niet zelf wijzigen.

Bijeenroepen van de algemene vergadering.

Het bestuur of de raad van commissarissen moet de aandeelhoudersvergadering bijeenroepen en een oproep met agenda sturen naar alle vergadergerechtigden, inclusief aandeelhouders en certificaathouders (met stemrecht).

Deze kennisgeving moet uiterlijk op de achtste dag voor die van de vergadering worden gedaan. Als de vergadering is gepland voor 31 december 2023, moet de kennisgeving uiterlijk 24 december 2023 worden verzonden. Er moeten ten minste 7 dagen liggen tussen de dag van de oproeping en die van de vergadering.

De oproeping moet gebeuren door middel van oproepingsbrieven gericht aan de adressen van de vergadergerechtigden. De brieven hoeven niet per aangetekende post te worden verzonden, het is wel verstandig. De oproeping kan ook per e-mail worden verzonden, indien de betreffende vergadergerechtigde dit aan de vennootschap kenbaar heeft gemaakt. Houd er rekening mee dat aangezien de bestuurders en commissarissen een adviserende stem hebben, zij ook moeten worden opgeroepen.

De sanctie voor het niet voldoen aan de vereisten voor kennisgeving is dat het besluit nietig kan worden verklaard. Zogenaamde buitengerechtelijke nietigverklaring is niet mogelijk; nietigverklaring moet worden aangevraagd bij de rechtbank.

Als de termijn echter niet in acht wordt genomen, kan er toch een geldig besluit worden genomen als alle vergadergerechtigden met het besluit hebben ingestemd en de bestuurders en commissarissen de gelegenheid hebben gekregen om hun mening te geven.

Agenda

Een van de agendapunten die in de oproeping moet worden opgenomen is de vaststelling van de betreffende jaarrekening. Het vaststellen van de jaarrekening betekent niet dat de bestuurders en commissarissen tegelijkertijd decharge wordt verleend; dat moet een apart agendapunt en een apart besluit zijn.

Inspectie

Het bestuur moet ervoor zorgen dat de opgemaakte jaarrekening samen met het bestuursverslag vanaf de oproep voor de algemene vergadering ter inzage ligt voor de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden ten kantore van de vennootschap.

Een resolutie aannemen buiten een vergadering

Als alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn, geldt de ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders (en commissarissen) ook als vaststelling door de algemene vergadering. Er hoeft dan geen aparte vergadering meer gehouden te worden om de jaarrekening vast te stellen. Met de ondertekening van de jaarrekening wordt ook decharge verleend.
De wet bepaalt echter dat de statuten deze manier van vaststellen van de jaarrekening kunnen uitsluiten. In dat geval gelden de gewone termijnen.

De jaarrekening publiceren

De wet bepaalt dat het bestuur van de BV de jaarrekening binnen 8 dagen na vaststelling door de algemene vergadering moet publiceren; publiceren betekent: deponeren bij het handelsregister.

Als de algemene vergadering de jaarrekening voor 2022 bijvoorbeeld vaststelt op 10 december 2023, moet de jaarrekening uiterlijk op 18 december worden ingediend. Als de algemene vergadering de jaarrekening vaststelt op 31 december, is er niet langer een termijn van 8 dagen. Uit de wet volgt dat het bestuur de jaarrekening van 2022 uiterlijk 12 maanden na het einde van het boekjaar moet publiceren. Als de algemene vergadering de jaarrekening vaststelt op 31 december, moet de jaarrekening dus op dezelfde dag worden gedeponeerd. Een extra termijn van 8 dagen is dan niet van toepassing: 31 december is de uiterste datum voor indiening.
Voor de directeur-grootaandeelhouder, zoals hierboven vermeld, moet de jaarrekening voor 2023 uiterlijk op 8 november worden ingediend.

Wat moet worden ingediend?

Welke informatie de jaarrekening moet bevatten, hangt af van de grootte van het bedrijf. Afhankelijk van de grootte moet een verkorte of vereenvoudigde balans, een uitgebreide winst- en verliesrekening, met of zonder toelichtingen worden ingediend.

Bedrijven in de micro- of kleine klasse kunnen jaarrekeningen nu alleen nog digitaal indienen.

Een "voorlopig" financieel overzicht

De algemene vergadering is formeel niet verplicht om de jaarrekening binnen de gestelde termijnen vast te stellen. Het bestuur van een BV heeft er echter wel belang bij dat de jaarrekening tijdig openbaar wordt gemaakt om aansprakelijkheid te voorkomen.

Als de algemene vergadering de jaarrekening dus niet of niet op tijd vaststelt, moet het bestuur de opgemaakte, maar nog niet vastgestelde jaarrekening voor 2022 alsnog indienen voor 31 december; dit is dan de "voorlopige" jaarrekening.

Als de algemene vergadering de jaarrekening voor 2022 niet uiterlijk op 31 december 2023 vaststelt, moet het bestuur de opgestelde maar niet vastgestelde jaarrekening niettemin uiterlijk op 31 december 2023 indienen.

Sanctie

De belangrijkste sanctie op het niet op tijd deponeren is dat bestuurders en commissarissen het risico lopen persoonlijk aansprakelijk te worden gesteld bij een faillissement. De wet bepaalt dat als het bestuur de jaarrekening niet tijdig deponeert, vaststaat dat het bestuur zijn taak niet onbehoorlijk heeft vervuld. In dat geval geldt het wettelijk vermoeden dat die onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak was van het faillissement.

Dit geldt tot drie jaar na het niet op tijd indienen. Een vergaande consequentie dus. Dit geldt niet als een bestuurder aannemelijk maakt dat andere omstandigheden de oorzaak waren van het faillissement en dus niet de kennelijk onbehoorlijke taakvervulling.

Niet op tijd indienen is ook een economisch delict dat kan worden bestraft met een boete van €22.500.