Hoe wordt een verjaardagscadeau aan je werknemer fiscaal behandeld?

U wilt uw werknemers een cadeau geven voor hun verjaardag. Het zou dan vervelend zijn als ze belasting moeten betalen over de waarde van dit cadeau. Is het mogelijk om het verjaardagscadeau belastingvrij te geven?

Je kunt stellen dat een verjaardagscadeau wordt gegeven vanwege de persoonlijke relatie. Als je je werknemer een vergoeding, dispensatie of verstrekking geeft die buiten de werknemer-werkgeverrelatie valt, dan is er geen sprake van loon. Er is dan immers geen verband met de arbeidsrelatie.

Er zijn ook mogelijkheden onder de werkkostenregeling (WCS) om belastingvrij te schenken. Soms kan dit zelfs belastingvrij zonder gebruik te maken van de WCS, via de kleine schenkingenregeling.

Lees ook: Wat is de werkgerelateerde kostenregeling?

Geen verband met arbeidsrelatie

Als je een werknemer iets geeft dat geen verband houdt met de arbeidsrelatie maar met de persoonlijke relatie, kan dit belastingvrij gebeuren. In dat geval is er geen sprake van loon. Bijvoorbeeld een fruitmand voor een zieke werknemer of een rouwkrans bij overlijden.

In verband met de arbeidsrelatie

Als er iets wordt gegeven in verband met de arbeidsrelatie, vormt dit loon en wordt dit in principe belast.

Regeling kleine geschenken

Of je iets geeft in verband met een persoonlijke relatie of in verband met de arbeidsrelatie kan onderwerp zijn van discussie met de belastingdienst. Om discussies over kleine bedragen te voorkomen, is de zogenaamde kleine geschenkenregeling ingevoerd. Onder de kleine geschenkenregeling kun je belastingvrij geschenken geven aan werknemers. Je moet dan wel aan deze drie voorwaarden voldoen:

1. Je geeft een persoonlijk geschenk in situaties waarin anderen ook zo'n geschenk zouden geven (bv. geboorte, verjaardag, huwelijk, ziekte, enz.), maar niet bij werkjubilea.
2. De factuurwaarde is maximaal €25 (inclusief btw).
3. Dit mag geen geschenk in contanten of een tegoedbon zijn.

Wanneer is iets een persoonlijk geschenk?

Er is sprake van een persoonlijk geschenk als de persoon van de werknemer centraal staat bij het geven van het geschenk. Of de werknemer recht heeft op de attentie is niet belangrijk. Een bos bloemen op de verjaardag van de werknemer is een voorbeeld van een persoonlijk geschenk.

Wat als het cadeau meer dan €25 kost?

Als de factuurwaarde meer dan € 25 is, kan het nog steeds niet als loon worden beschouwd als er geen verband is met de dienstbetrekking. Houd er wel rekening mee dat je hierover ruzie kunt krijgen met de belastingdienst.

Waarom geen voucher?

Een voucher is een 'instrument' dat recht geeft op goederen en/of diensten. Er moet dus iets tegenover staan. Een staatslot geeft daarentegen niet noodzakelijk recht op geld. Het is namelijk niet zeker dat er een geldbedrag wordt uitgekeerd. Je kunt het daarom belastingvrij schenken.

Regeling arbeidsgerelateerde kosten

Als het geschenk verband houdt met de arbeidsrelatie en niet onder de kleine geschenkenregeling valt, kun je het ook in de vrije ruimte van de werkkostenregeling plaatsen. Zo voorkom je dat het geschenk als loon wordt aangemerkt.

Als je vrije ruimte vol is, kun je er nog steeds voor kiezen om de eindheffing van 80% te betalen. Het cadeau wordt dan wel duurder voor je: een cadeau van bijvoorbeeld €150 opgehaald met 80% kost dan €270.

Er zijn dus enkele mogelijkheden om je werknemers belastingvrij een verjaardagscadeau te geven.