Definitieve heffing WKR 2023 wordt uiterlijk in het 2e aangiftetijdvak 2024 aangegeven

Controleer of de vrije ruimte is overschreden in 2023

Heeft de werkgever de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR of WRCS in het Engels)) in 2023? Dan moet je de verschuldigde eindheffing uiterlijk in de loonaangifte over het 2e tijdvak van 2024 aangeven.

Je toetst uiterlijk aan het einde van het jaar of het totaal van de vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen hoger is dan de vrije ruimte. De vrije ruimte is in 2023 maximaal 3% van het fiscale loon tot € 400.000. Over het meerdere van het fiscale loon is de vrije ruimte 1.18%. Over het bedrag boven de vrije ruimte moet je 80% eindheffing betalen.

Als blijkt dat je over 2023 te veel of te weinig eindheffing hebt aangegeven, moet je dit verrekenen. De laatste mogelijkheid om dit te doen is in de loonaangifte over het 2e tijdvak van 2024 (deadline voor maandaangifte 29-02-2024, voor vierwekelijkse aangifte 28-02-2024).

Opmerking: je mag de eindheffing ook eerder aangeven, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.

Einde van de inhoudingsplicht

Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan moet je de eindheffing uiterlijk opgeven in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.

Werkgerelateerde kostenregeling in het kort

Welke stappen moet je nemen als je vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen in de vrije ruimte wilt plaatsen:

Stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of voorziening loon is. De werkkostenregeling is alleen van toepassing op loon.
Stap 2: Als de vergoeding, uitkering of voorziening loon is, controleer dan of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
Stap 3: Als de vergoeding, uitkering of verstrekking niet valt onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of je het aanwijst als eindheffingsloon of dat je het behandelt als loon van de werknemer.
Stap 4: Bereken de hoeveelheid vrije ruimte.
Stap 5: Bepaal of het bedrag van het eindheffingsloon hoger is dan de vrije ruimte.
Stap 6: Betaal de eindheffing werkgerelateerde kostenregeling.

Je kunt meer informatie vinden in onze memo over de werkkostenregeling.

De in stap 5 berekende eindheffing moet je aangeven en betalen bij de aangifte loonheffingen. Dit doet u uiterlijk bij de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Een werkgever met een aangiftetijdvak van (bijvoorbeeld) één maand moet de eindheffing WKR over het kalenderjaar 2023 dus uiterlijk met de aangifte loonheffingen van februari 2024 aangeven en betalen.

Je mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld in de laatste loonaangifte van het jaar. U mag de eindheffing ook in de loop van het jaar aangeven. Als aan het eind van het jaar blijkt dat je te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, moet je dit uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 2e belastingtijdvak van het volgende jaar verrekenen. Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan moet je de eindheffing uiterlijk opgeven in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.

Opmerking: als de eindheffingsbetalingen de vrije ruimte niet overschrijden, hoef je de eindheffing WKR niet te melden en te betalen.

Kiezen tussen eindheffingsloon en werknemersloon

Een werkgever maakt de keuze tussen eindheffingsloon en werknemersloon uiterlijk op het moment van terugbetaling of verstrekking. Hij hoeft dus niet vooraf te kiezen - bijvoorbeeld aan het begin van het jaar.

De keuze blijkt bijvoorbeeld uit de administratie waarin de werkgever de vergoeding of verstrekking als eindheffingsloon of als loon van de werknemer boekt. Deze keuze hoeft hij niet te melden aan de Belastingdienst.

De werkgever kan niet met terugwerkende kracht loon aanwijzen als eindheffingsloon. Zodra de werkgever een keuze heeft gemaakt, is die keuze definitief.

Aanpassing bij verkeerde keuze

Als de werkgever per ongeluk een verkeerde keuze heeft gemaakt, kan hij deze aanpassen. Bijvoorbeeld als hij een vergoeding als eindheffingsloon heeft behandeld, terwijl hij met de werknemer had afgesproken dat dit werknemersloon zou zijn. Hij herstelt de fout door de aangifte te corrigeren en de administratie aan te passen.

Als de werkgever het loon niet heeft aangemerkt als loon voor werknemers of eindheffingsloon, zal de belastingdienst ervan uitgaan dat het loon is:

• loon van de werknemer als het in een vorig kalenderjaar werd genoten;
• eindheffingsloon als het salaris in het huidige kalenderjaar is verdiend en aan de bruikbaarheidstest is voldaan.

Als een werkgever voldoet aan de voorwaarden en beperkingen van de gerichte vrijstellingen, zal de belastingdienst ervan uitgaan dat hij deze vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen heeft aangemerkt als eindheffingsloon.

Altijd werknemersloon of eindheffingsloon

Sommige looncomponenten zijn verplicht werknemersloon of eindheffingsloon.

Meer informatie over de WKR

Je kunt meer informatie vinden in onze memo over de werkkostenregeling.