Wijzigingen met betrekking tot uw loonadministratie in 2023

Bron: Nieuwsbrief loonbelasting van 14 november 2022 - Nederlandse belastingdienst

In dit artikel vindt u informatie over de nieuwe regels voor het inhouden en betalen van loonheffingen vanaf 1 januari 2023. Er worden 15 onderwerpen behandeld.

1 Verhoging onbelaste reiskostenvergoeding

De gerichte vrijstelling voor onbelaste kilometervergoeding wordt met ingang van 2023 verhoogd tot € 0,21 per km (2022: € 0,19).

2 Verhoging onbelaste thuiswerkvergoeding

De gerichte vrijstelling voor de onbelaste thuiswerkvergoeding wordt met ingang van 2023 verhoogd tot € 2,15 (2022: € 2,00).

Artikel: Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding

3 Verhoging van de vrije ruimte in de werkkostenregeling

De vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt alleen voor 2023 verhoogd tot 3,00% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 (2022: 1,7%). Voor het meerdere boven een loonsom van € 400.000 blijft het percentage van 1,18% ongewijzigd.

Bij de behandeling van het Belastingplan 2023 kwam de vraag aan de orde of de werkgever de (toegenomen) vrije ruimte van 2023 kan gebruiken voor het rentevoordeel dat de werknemer heeft op een renteloze lening van de werkgever. Dat kan.

Een daarmee samenhangende vraag is of de werkgever de (toegenomen) vrije ruimte ook kan gebruiken voor een (gedeeltelijke) kwijtschelding van de lening. Ook dat is mogelijk.

Daarvoor gelden de gewone regels. Het rentevoordeel of de kwijtschelding is loon op het moment dat het voordeel wordt genoten. De werkgever kan dat voordeel (loon in natura) aanwijzen als eindheffingsloon om vervolgens gebruik te maken van de (verhoogde) vrije ruimte. Dit geldt ook als de lening vóór 2023 is afgesloten.

Het moment van (gedeeltelijke) kwijtschelding is het moment waarop duidelijk is dat de werknemer dat bedrag niet meer hoeft terug te betalen. De leenovereenkomst moet worden vastgelegd in uw loonadministratie.

4 Verlaging van de Aof-premie

Zogenaamde "kleine werkgevers" vallen onder de lage Aof-premie. Om deze kleine en middelgrote werkgevers tegemoet te komen, heeft het kabinet besloten de lage Aof-premie te verlagen. Hoe hoog de premie wordt, wordt later bekend gemaakt.

5 Tijdelijke verlenging van het lage-inkomensvoordeel (LIV)

Het lage-inkomensvoordeel (LIV) maakt deel uit van de Wet tegemoetkomingen loondomein (Wtl). Er komen 2 tijdelijke wijzigingen, in verband met de verhoging van het wettelijk minimumloon:

1. Voor 2022: het bedrag aan LIV dat in 2023 wordt uitbetaald, zal eenmalig € 0,78 per gewerkt uur bedragen (was: € 0,48). Het maximumbedrag wordt € 1.520 (was: € 960) per werknemer per kalenderjaar.
   Voor 2023: het in 2024 uitgekeerde bedrag aan LIV wordt eenmalig € 0,63 per gewerkt uur (was: € 0,49). Het maximumbedrag wordt € 1.242 (was: € 960) per werknemer per kalenderjaar.
2. De bovengrens van het uurloon wordt verhoogd. Deze bovengrens zal worden vastgesteld bij de vaststelling van het wettelijk minimumloon van juli 2023.

6 Geen wijzigingen in regelgeving AWf-premie bij tijdelijke urenuitbreiding en wisselende werksommen vóór 2023

Als voor een arbeidsovereenkomst met uw werknemer de lage AWf-premie geldt op basis van de contractindicaties (met indicaties 'onbepaalde tijd', 'schriftelijk' en 'geen oproepcontract', of met indicaties J/J/N), blijft de lage AWf-premie ook op deze arbeidsovereenkomst van toepassing als u een tijdelijke urenuitbreiding opneemt of wisselende werksommen afspreekt. Dit is het gevolg van een gewijzigd standpunt van de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid eind 2021. Vanaf 2023 zouden er nadere regels komen over de toepassing van de hoge of lage AWf-premie bij dergelijke arbeidsovereenkomsten. Voor 2023 is dat echter nog niet het geval: de regels zoals die in 2022 gelden, blijven ook in 2023 van toepassing.

7 Hoge AWf-premie voor BBL-contracten met uitzendbeding

Vanaf 2023 moet u de hoge AWf-premie toepassen voor een werknemer die de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) volgt als er een uitzendbeding in de praktijkovereenkomst of in een verwante arbeidsovereenkomst staat. Tot en met 2022 mag u in zo'n situatie nog de lage AWf-premie toepassen, mits aan de overige voorwaarden wordt voldaan.

8 Wijzigingen in de gebruikelijke salarisregeling

Er zijn 2 wijzigingen voor de gebruikelijke salarisregeling vanaf 2023.

8.1 Afschaffing van de uitzondering voor innovatieve starters

Voor aanmerkelijkbelanghouders die werkzaam zijn bij zogenaamde 'innovatieve starters' geldt tot 2022 een uitzondering op de normale regels van de gebruikelijkloonregeling. Voor hen geldt een versoepelde regeling voor een periode van maximaal 3 jaar. In deze periode mag u het gebruikelijk loon vaststellen op het wettelijk minimumloon zonder overleg met de Belastingdienst. Vanaf 2023 vervalt deze uitzondering voor nieuwe gevallen.

Overgangsregeling voor bestaande gevallen
Als u deze uitzondering voor het eerst gebruikt vóór het jaar 2021 of 2022, mag u dat gedurende maximaal 3 jaar blijven doen. U moet dan in 2023 (als u in 2021 begint) en in 2024 (als u in 2022 begint) aan de voorwaarden blijven voldoen.

8.2 Afschaffing van de efficiëntiemarge

Bij het bepalen van het gebruikelijk loon voor een aanmerkelijkbelanghouder moet u soms uitgaan van het loon van de meest vergelijkbare dienstbetrekking. Daarbij mag u tot en met 2022 het gebruikelijk loon ten minste 75% daarvan vaststellen. Dit verschil van 25 procentpunten wordt ook wel de "doelmatigheidsmarge" genoemd. Deze marge vervalt per 2023. Daarna moet u het loon ten minste gelijk stellen aan dat van de meest vergelijkbare dienstbetrekking.

Overgangsregeling
Mogelijk heeft u met de Belastingdienst een afspraak gemaakt over de hoogte van het gebruikelijk loon die is vastgelegd in een zogenoemde vaststellingsovereenkomst (vso), die geldig is tot na 2022. Als deze doelmatigheidsmarge in die vso is gehanteerd, blijft deze afspraak over de hoogte van het 100%-loon van kracht. Voor 2023 is uw gebruikelijk loon dan dat 100%-loon. Maar als er relevante wijzigingen in uw situatie zijn die kunnen leiden tot een ander gebruikelijk loon, dan moet u daarvan uitgaan.

Artikel: De gebruikelijke loonregeling voor directeur-grootaandeelhouders

9 Verlaging van de "bovengrens" voor particulier gebruik van elektrische auto's

Voor auto's met 0% CO2-uitstoot geldt een korting van 6 procentpunten op het standaard bijtellingspercentage. Deze korting bereken je over de grondslag (meestal de cataloguswaarde). Voor de meeste elektrische auto's berekent u het over een maximumbedrag, het zogenaamde "plafond". Vanaf 2023 is het plafond € 30.000 (2022: € 35.000). De korting bedraagt dan maximaal € 1.800 (2022: € 2.100). De cap geldt niet voor waterstofauto's en zonnecelauto's.

10 Wijzigingen voor extraterritoriale uitgaven en het arrest 30%

Een werkgever kan aan "inkomende werknemers" en "uitgaande werknemers" bepaalde extra kosten wegens tijdelijk verblijf in een ander land belastingvrij vergoeden (of belastingvrij ter beschikking stellen). Dit zijn de zogenaamde extraterritoriale kosten. De werkgever kan ervoor kiezen om:

• De werkelijke extraterritoriale kosten vergoeden (of zaken ter beschikking stellen of stellen) of;
• de 30% regeling.

Het Belastingplan 2023 bevat 2 wijzigingen voor de 30%-regeling:

• vanaf 2023: een jaarlijkse keuze voor toepassing van het arrest 30% of de werkelijke extraterritoriale uitgaven.
• per 2024: een aftoppingsmaatregel voor inkomende werknemers. Opmerking: voor sommige werknemers gaat deze maatregel pas in vanaf 2026.

10.1 Jaarlijkse keuze voor toepassing van de 30%-regeling of vergoeding van werkelijke extraterritoriale kosten

Zolang u de 30%-regeling mag toepassen, moet u elk jaar kiezen of u de 30%-regeling toepast of de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt. U maakt deze keuze in de eerste loonperiode van het kalenderjaar waarin u extraterritoriale kosten vergoedt. Uw keuze geldt voor het hele kalenderjaar. Als de 30%-regeling in de loop van het kalenderjaar afloopt, eindigt de keuze voor de 30%-regeling op dat moment. Zodra de periode van 5 jaar is verstreken, kunnen extraterritoriale kosten meestal niet meer belastingvrij worden vergoed.

Ingangsdatum keuze voor nieuwe 30% applicatie voor binnenkomende werknemers.

Het moment waarop de jaarkeuze ingaat bij een nieuwe aanvraag van de 30%-regeling voor een ingekomen werknemer is afhankelijk van het moment waarop u de aanvraag indient:

• U maakt de toepassing binnen 4 maanden na aanvang van het werk.
  Het besluit heeft dan terugwerkende kracht tot en met de datum van indiensttreding. Binnen deze 4 maanden kunt u per loonperiode kiezen of u de 30%-regeling gebruikt of dat u de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt. In de vijfde maand moet u een keuze maken die geldt voor de rest van het kalenderjaar. Vervolgens maakt u per kalenderjaar een keuze.

Voorbeeld 1
Een nieuwe werknemer begint op 1 juli 2023. U vraagt de 30% ruling aan op 1 oktober 2023. Omdat u binnen 4 maanden na de ingangsdatum een aanvraag indient, geeft de Belastingdienst een beschikking af met als ingangsdatum 1 juli 2023.
In de periode van 4 maanden van 1 juli 2023 tot en met 31 oktober 2023 mag u per loonperiode kiezen of u de 30%-regeling toepast of dat u de werkelijke kosten vergoedt. Vanaf 1 november (na de periode van 4 maanden) moet u kiezen. Die keuze geldt voor de rest van 2023. Vanaf 1 januari 2024 moet u jaarlijks kiezen.

• U doet het verzoek na 4 maanden na aanvang van de werkzaamheden.
  Het arrest 30% heeft dan geen terugwerkende kracht. Tot de ingangsdatum van het besluit mag u alleen onbelaste vergoeding van werkelijke extraterritoriale kosten verstrekken. Vanaf de datum van het besluit maakt u de keuze voor de rest van het kalenderjaar. Daarna maakt u de keuze per kalenderjaar.

Voorbeeld 2
Een nieuwe werknemer begint op 1 februari 2023. U vraagt de 30%-regeling aan op 15 juni 2023. Omdat de aanvraag niet binnen 4 maanden na indiensttreding is ingediend, is de ingangsdatum voor de 30%-regeling 1 juli 2023. Er is dus geen sprake van terugwerkende kracht.
Tot 1 juli 2023 mag u alleen werkelijke extraterritoriale kosten onbelast vergoeden. Vanaf 1 juli 2023 moet u kiezen of u de 30%-regeling toepast of de werkelijke extraterritoriale kosten vergoedt. Die keuze geldt voor de rest van 2023. Vanaf 1 januari 2024 moet u jaarlijks kiezen.

10.2 Plafonnering van het bedrag voor de toepassing van de 30%-regeling voor werknemers uit het buitenland

Deze maatregel gaat in 2024 in en geldt voor ingekomen werknemers. Dit betekent voor werknemers voor wie u de 30%-regeling kunt toepassen op basis van een beschikking. Voor sommige werknemers gaat de maatregel in 2026 in op basis van een overgangsregeling. Omdat het van belang is of u de 30%-regeling in het laatste loontijdvak van 2022 heeft toegepast, is deze wijziging al in dit artikel opgenomen.

Aftopping vanaf 2024: hoofdregel

Kiest u voor toepassing van de 30%-regeling vanaf 2024, dan geldt een maximumbedrag aan belastingvrije vergoeding. Dit maximumbedrag is 30% van het bedrag van de Norm voor topinkomens (WNT). Voor 2022 bedraagt de WNT-norm € 216.000. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. Het bedrag voor latere jaren is ten tijde van dit artikel nog niet bekend. Stel dat dit bedrag in 2024 € 220.000 is, dan betekent dit dat de maximale grondslag waarover u de 30%-regeling toepast € 220.000 is. Het maximale bedrag aan onbelaste vergoeding is dan 30% van €220.000 of €66.000. Deze bedragen zijn op jaarbasis. Komt een werknemer gedurende het jaar naar Nederland of gaat hij terug naar het buitenland, dan past u dit maximumbedrag naar rato van tijd toe.

Voorbeeld 3
Een werknemer komt op 15 juni 2024 naar Nederland. In juni 2024 zijn er nog 10 werkdagen over. Zijn salaris (inclusief de 30%-vergoeding) van 15 juni tot en met 31 december 2024 is € 150.000. Met toepassing van de 30%-regeling berekent u de belastingvrije vergoeding als volgt:

• stap 1: 30% van het werkelijke loon à € 150.000 = € 45.000
• stap 2: 30% van de standaard tegen € 220.000 per jaar = € 66.000
• stap 3: bepaal of het loon op jaarbasis hoger is dan het bedrag van de WNT-norm. Zo ja, dan moet u aftoppen.
  € 150.000 is het salaris voor een periode van 10 werkdagen in juni + 6 maanden. Je stelt een maand op 65/3 dagen. U stelt een jaar vast op 260 dagen.
  Het bedrag van € 150.000 geldt voor 10 + 6 x 65/3 dagen = 140 dagen. Omgerekend naar een jaar is dat 260/140 x € 150.000. Dat is meer dan € 220.000. Dat betekent dat je het bedrag uit stap 1 moet aftoppen, zie stap 4.
• Stap 4: U gebruikt de omgekeerde factor van stap 3: 140/260. U past deze factor toe op het bedrag van stap 2.
  Het maximaal te vergoeden bedrag is 140/260 x € 66.000 = € 35.539 (afgerond op hele euro's). Met andere woorden, u heeft het bedrag van stap 1 afgetopt op € 35.539.

Aftopping vanaf 2026: overgangsregeling

De aftoppingsmaatregel gaat pas in vanaf 2026 als u de 30%-regeling voor de werknemer heeft toegepast op het loon van het laatste loontijdvak van 2022.

Voorbeeld 4
Een werknemer heeft een geldige 30%-beschikking vanaf 1 juli 2022. De beschikking is 5 jaar geldig (dus tot 30 juni 2027). Zijn jaarsalaris (inclusief 30%-toeslag) bedraagt telkens € 500.000. U past de 30%-beschikking toe op zijn maandloon van december 2022. U kunt deze werknemer tot en met 2025 een belastingvrije vergoeding geven van € 150.000 per jaar (30% van € 500.000). Vanaf 1 januari 2026 moet u de onbelaste vergoeding maximeren op 30% van het bedrag van de WNT-norm. Bijvoorbeeld bij € 224.000 is dit dan € 67.200.

11 Herinvoering toegepast anoniem tarief

Als de werknemer u niet zijn volledige of juiste gegevens heeft verstrekt, zoals zijn naam, adres of bsn, moet u het anoniementarief van 52% toepassen. Als de werknemer u in de loop van het jaar alsnog de volledige/juiste gegevens verstrekt, past u vanaf dat moment het reguliere tarief toe. Eerdere aftrek op basis van het anoniementarief mag u pas in 2022 herstellen. De werknemer kan deze aftrek later verrekenen via zijn aangifte inkomstenbelasting, wat hem dan mogelijk een teruggaaf oplevert.

Artikel: Hoe moet een werkgever de identiteit van zijn werknemers registreren en controleren?

Vanaf 2023 mag u na ontvangst van de volledige/juiste gegevens wel eerdere inhoudingen van loonbelasting/premie volksverzekeringen tegen het anoniementarief herstellen, voor zover u die in hetzelfde jaar heeft gedaan. U moet dan correcties sturen voor de eerdere aangiften van dat jaar.

Voorbeeld
Werknemer A treedt op 1 maart bij u in dienst. Hij geeft u geen bsn. U past daarom het anoniementarief van 52% toe. Zijn bruto maandsalaris is € 1.000. Van maart tot en met juli houdt u telkens € 520 in. Begin augustus verstrekt hij u zijn sofinummer. Vanaf de volgende loonbetaling past u de tijdschrijftabel toe. De inhouding voor een maandloon van € 1.000 bedraagt (indicatief als voorbeeld) € 8. U kunt correcties sturen over de periodes maart tot en met juli. Dat doet u bij de aangifte van augustus. Die correcties betekenen dat u voor die 5 aangiften € 520 - € 8 = € 512 kunt verrekenen met uw aangifte van augustus. Dit bedrag van (5 x € 512 =) € 2.560 verrekent u met uw werknemer. Achteraf gezien heeft u dit bedrag immers minder ingehouden.

12 Bezwaar tegen naheffingsaanslag loonbelasting

Bij een navorderingsaanslag loonheffingen stelt de fiscus naast het bedrag aan te betalen belasting of premies meestal ook andere zaken vast, zoals belastingrente en boetes. Als u bezwaar maakt tegen de hoogte van de belasting of premies, maakt u meestal ook bezwaar tegen de andere onderdelen van de aanslag. Vanaf 2023 hoeft u niet meer tegen al die elementen afzonderlijk bezwaar te maken: een bezwaar tegen één element wordt opgevat als een bezwaar tegen alle elementen. Dit geldt ook als u tegen de beslissing op uw bezwaarschrift in beroep wilt gaan.

13 Stoppen met rente bij naheffingsaanslag loonbelasting

Als u de belastingdienst verzoekt om een naheffingsaanslag loonheffingen op te leggen, of als u een correctiebericht stuurt dat leidt tot een naheffingsaanslag, brengt de belastingdienst u in bepaalde situaties belastingrente in rekening. Soms duurt de behandeling van uw verzoek langer dan normaal. Vanaf 2023 brengt de fiscus tot uiterlijk 10 weken na ontvangst van uw verzoek belastingrente in rekening, ook als de verwerkingstijd langer is.

14 Verhoging van het wettelijk minimumloon

De regering wil werk lonender maken. Daartoe wordt het minimumloon verhoogd. Kijk voor meer informatie op rijksoverheid.nl. De bedragen van de minimumlonen vanaf 2023 worden later bekendgemaakt.

15 AOW-leeftijd in 2023

Op 1 januari 2023 wordt de AOW-leeftijd 66 jaar en 10 maanden.