Zijn kosten aftrekbaar als u een kantoor aan huis heeft?

Het lijkt aantrekkelijk: wonen en werken in één gebouw. Maar een kantoor aan huis is lang niet altijd fiscaal aantrekkelijk. De fiscale regels rond een kantoor aan huis zijn complex. Wanneer is uw werkplek ook een werkplek voor de fiscus? Zijn kosten aftrekbaar? Waar moeten u, uw bedrijf en uw werkplek dan aan voldoen?

Er is onder meer een verschil in de behandeling van een kwalificerende en een niet-kwalificerende werkruimte. Daarnaast gelden voor een ondernemer met een eenmanszaak, vof of maatschap andere regels dan voor een ondernemer met een BV. En hoe zit het met de btw?

In aanmerking komende werkruimte

Allereerst is het belangrijk om te bepalen of er sprake is van een in aanmerking komende werkruimte. Daartoe moet uw werkruimte voldoen aan de zelfstandigheids- en inkomenscriteria.

Onafhankelijkheidscriterium

Uw werkruimte voldoet aan het zelfstandigheidscriterium indien zij een zodanige zelfstandigheid bezit dat zij duidelijk herkenbaar is. De werkruimte moet in ieder geval een eigen ingang en sanitaire voorzieningen hebben. Dit betekent dat de werkruimte ook aan derden kan worden verhuurd.

Inkomenscriterium

Uw werkruimte voldoet aan het inkomenscriterium als u een groot deel van uw inkomen in of vanuit deze ruimte verdient. Als dit uw enige werkruimte is, moet u ten minste 30% van uw inkomen in de ruimte verdienen en ten minste 70% in of vanuit de ruimte. Als u een andere werkruimte buiten uw woning heeft, moet u ten minste 70% van uw inkomen in de werkruimte verdienen.

Ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Omdat de werkruimte eigendom is van de eigenaar (natuurlijk persoon) en niet van de eenmanszaak, vof of maatschap, is het voor de bepaling van de fiscale winst noodzakelijk om een onderscheid te maken tussen zaken die voor de onderneming worden gebruikt en zaken die niet voor de onderneming worden gebruikt. We noemen dit vermogensetikettering.

De werkruimte kan als ondernemingsvermogen worden aangemerkt als deze juridisch of structureel scheidbaar is van de woning. Is dit niet het geval, dan kunt u ervoor kiezen om de gehele woning (inclusief de werkruimte) als ondernemingsvermogen aan te merken, indien ten tijde van de verkrijging van de woning ten minste 10% van de woning bestemd was om te worden gebruikt ten behoeve van de onderneming. In andere gevallen behoort de werkruimte tot het privévermogen. De fiscale behandeling van uw werkruimte is afhankelijk van de wijze waarop deze wordt aangemerkt: als privévermogen of als ondernemingsvermogen.

Ook als minder dan 10% van de woning ten behoeve van de onderneming wordt gebruikt, kunt u de woning als ondernemingsvermogen aanmerken als u kunt aantonen dat de woning ook dienstbaar is aan de onderneming. Bijvoorbeeld omdat er ten tijde van de aankoop sprake was van een gezamenlijke aankoop van de onderneming en de woning, toezicht op de onderneming mogelijk is vanuit de woning, er een gemeenschappelijke toegangsweg is en dergelijke.

Woning is privé-eigendom

U kunt de kosten van een niet-kwalificerende werkruimte niet aftrekken van uw winst. Deze werkruimte valt gewoon onder de eigenwoningregeling.

De eigenwoningregeling is niet van toepassing op een kwalificerende werkruimte. Dit betekent dat de werkruimte niet meetelt voor het eigenwoningforfait: de waarde van de werkruimte en het daarbij behorende deel van de (hypothecaire) geldlening moet u opgeven als bezitting en schuld in box 3. De kosten van de werkruimte mag u aftrekken van uw winst. Deze aftrek is echter gemaximeerd op het voordeel dat u in box 3 moet aangeven voor de werkruimte.

Daarnaast kunt u ook de kosten aftrekken die normaal gesproken ten laste van een huurder zouden komen (de kosten van de huurder). Het gaat dan bijvoorbeeld om energiekosten, kosten van inboedelverzekering en kosten van klein onderhoud.

Woning is bedrijfskapitaal

Als de werkruimte als ondernemingsvermogen wordt aangemerkt, kunt u de kosten aftrekken van uw winst. In dat geval valt de werkruimte niet onder de eigenwoningregeling, maar wordt deze belast als onderdeel van uw winst uit onderneming. Dit betekent dat u de werkruimte niet meerekent bij de bepaling van het eigenwoningforfait en dat bijvoorbeeld een eventuele boekwinst bij verkoop wordt belast.

Als u de gehele woning (inclusief de werkruimte) als ondernemingsvermogen heeft aangemerkt, kunt u alle kosten (met uitzondering van de huurderskosten die betrekking hebben op het deel van de woning) van uw winst aftrekken. Voor het privégebruik van uw woning moet u echter rekening houden met een bijtelling ter hoogte van een bepaald percentage van de WOZ-waarde. Voor de meeste woningen is dit in 2020 1,55%. Bij een niet-kwalificerende werkruimte moet u uitgaan van de WOZ-waarde van de gehele woning; bij een kwalificerende werkruimte moet u uitgaan van de WOZ-waarde van de woning exclusief de werkruimte. Bij gesplitste vermogensetikettering (woondeel van het privévermogen/bedrijfsdeel van het ondernemingsvermogen) blijft deze bijtelling achterwege bij een kwalificerende werkruimte.

Werkruimte in huurwoningen

In aanmerking komende werkruimte

U kunt een evenredig deel van de huur en de huurlasten aftrekken in het geval van een in aanmerking komende werkruimte in een huurwoning.

Niet-kwalificerende werkruimte

Als ten minste 10% van de woning bestemd is om ten behoeve van de onderneming te worden gebruikt, kon u er ook voor kiezen om het huurrecht van de gehele woning tot 2016 als ondernemingsvermogen aan te merken. In dat geval kon u de huur aftrekken, ook bij een niet-kwalificerende werkwoning, maar gold wel een bepaald percentage van de WOZ-waarde van de gehele woning. Bij een niet-kwalificerende werkruimte moest je uitgaan van de WOZ-waarde van de gehele woning en bij een kwalificerende werkruimte moest je uitgaan van de WOZ-waarde van de woning exclusief de werkruimte. Als u huurtoeslag heeft ontvangen, wordt de aftrek verminderd met deze toeslag.

Let op!

Het aanmerken van het huurrecht als ondernemingsvermogen gebeurt in de eerste belastingaangifte waar dit een rol speelt. Dit betekent dat u dit doet in het jaar waarin de huur ingaat of in het jaar waarin uw onderneming start. Als de aangifte inkomstenbelasting over dat jaar nog niet is afgerond, kunt u alsnog gebruik maken van deze aftrekpost, ook met terugwerkende kracht. Staatssecretaris Wiebes van Financiën heeft al aangegeven dat in gevallen waarin de aangifte inkomstenbelasting al definitief is vastgesteld, het niet meer mogelijk is om deze als ondernemingsvermogen aan te merken. U kunt dan in 2016 en voorgaande jaren geen gebruik meer maken van de aftrekpost.

Als gevolg van een wetswijziging is het sinds 1 januari 2017 niet meer mogelijk om aftrek te krijgen voor niet-kwalificerende werkruimte als u het huurrecht als ondernemingsvermogen aanmerkt.

Dit geldt ook voor bestaande gevallen die het huurrecht al vóór 1 januari 2017 als ondernemingsvermogen hebben aangemerkt. In het geval van een kwalificerende werkruimte blijft de aftrek ook sinds 2017 mogelijk.

Ondernemers met een bv

Als u vanuit een privé-onderneming werkt, geldt ook het onderscheid tussen een in aanmerking komende en een niet in aanmerking komende werkruimte.

In aanmerking komende werkruimte

Het werkterrein valt voor u als directeur-grootaandeelhouder (DGA) in box I (de TBS-regeling). Dit betekent dat de vergoeding op zakelijke gronden moet worden vastgesteld. De vergoeding is aftrekbaar van de winst van de BV en vormt voor de DGA inkomen in box 1, na aftrek van alle kosten die aan de werkruimte kunnen worden toegerekend, zoals verwarming en verlichting. Dit geldt ook voor verzekeringen, onderhoud, inrichting en zakelijke lasten.Over deze belaste inkomsten mag u nog de TBS-vrijstelling van 12% aftrekken.

De eigenwoningregeling is niet van toepassing op een kwalificerende werkruimte. Dit betekent dat u de werkruimte niet meetelt voor de bepaling van het eigenwoningforfait: de waarde van de werkruimte en het daarbij behorende deel van de (hypothecaire) geldlening moet u op de balans van uw dienstbetrekking in box 1 vermelden. Ook heeft u geen last van beperkingen in de hypotheekrenteaftrek, zoals de maximale aftrek tot een tarief van 46% (2020).

Een nadeel is dat bij verkoop van het huis de verkoopwinst die op de werkruimte/het kantoor wordt gerealiseerd, onder de inkomstenbelasting valt. In geval van een eventueel verlies is dit uiteraard ook aftrekbaar.

Niet-kwalificerende werkruimte

Een niet-kwalificerende werkruimte valt onder de eigenwoningregeling: het eigenwoningforfait wordt berekend over de woning inclusief de werkruimte. Een eventuele vergoeding voor de werkruimte wordt voor de DGA behandeld als loon. Het is wel mogelijk om de vergoeding als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In dat geval betaalt uw BV geen belasting, zolang het totaal van alle in de vrije ruimte aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet meer bedraagt dan 1,7% van het totale fiscale loon in uw BV (1,2% voor het loon boven € 400.000). Als deze vrije ruimte wordt overschreden, betaalt uw BV over het meerdere 80% eindheffing. De loonkosten zijn aftrekbaar van de winst.

In het geval van een niet-kwalificerende werkruimte is er een beperkt recht op aftrek van kosten. Kosten van de werkruimte, inclusief de inrichtingskosten, mogen niet worden afgetrokken. Deze kosten omvatten:

• Energiekosten
• Behang en schilderwerk
• Stoffering
• Kosten voor inventaris (bureau, kast, lamp, airco)

Kosten van inventaris die specifiek verband houden met het beroep (beroepskosten) vallen niet onder het begrip inrichtingskosten van de werkruimte en zijn aftrekbaar. Het gaat hierbij om computers, een tekentafel, dossierkasten, vitrines, telefoonapparatuur, enz.

BTW

BTW en ondernemers met een eenmanszaak, vof of maatschap

Het onderscheid tussen in aanmerking komende en niet in aanmerking komende werkruimte is voor de BTW niet van belang.

Voor de btw is van belang of de zaken, zoals een werkruimte, zijn gebruikt ten behoeve van uw onderneming en of u er btw-belaste omzet mee behaalt. Als dat het geval is, kunt u deze zaken voor de btw aanmerken als zakelijk gebruik en de voorbelasting met betrekking tot het zakelijk gebruik in aftrek brengen. U kunt hierbij denken aan btw op energie, onderhoud en apparatuur.

BTW en ondernemers met een BV

Als u als DGA de werkruimte verhuurt aan uw BV, kunt u de btw met betrekking tot deze werkruimte niet aftrekken. Het verhuren van uw werkruimte aan uw BV leidt niet tot ondernemerschap voor de btw.