Reiskosten- en thuiswerkvergoeding

Reiskostenvergoeding

Reizen uw werknemers met de auto of het openbaar vervoer naar het werk? Dan kunt u de kosten die deze werknemers maken als reiskosten woon-werkverkeer vaak vergoeden. U kunt ook een vergoeding geven voor zakelijke reizen. U kunt ervoor kiezen om de reiskosten per reis te vergoeden of om een vaste reiskostenvergoeding te betalen.

Heeft een werknemer recht op een reiskostenvergoeding?

Nergens in de wet staat dat een werknemer recht heeft op een reiskostenvergoeding. De werknemer heeft er alleen recht op als daarover afspraken zijn gemaakt in de cao, de arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. Als dat het geval is, moet u als werkgever de reiskosten vergoeden.

Wat is de maximale reiskostenvergoeding die ik als werkgever kan betalen?

Het is belangrijk te weten of de werknemer zijn eigen vervoer gebruikt, het openbaar vervoer gebruikt of carpoolt met collega's.

Belastingvrije terugbetaling van eigen vervoer

Als de werknemer met eigen vervoer naar het werk reist, kun je maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden zonder belasting te hoeven inhouden. Voor dit maximum aantal kilometers maakt het niet uit welk vervoermiddel de werknemer gebruikt.

Als je een hogere reiskostenvergoeding betaalt, wordt het deel boven € 0,23 per kilometer als loon beschouwd. Over het meerdere moet je dan loonheffingen inhouden.

Belastingvrije terugbetaling van openbaar vervoer

Als de werknemer gebruik maakt van het openbaar vervoer om naar het werk te reizen, kunt u kiezen tussen een belastingvrije vergoeding van

• de werkelijk gemaakte reiskosten;
• het aantal afgelegde kilometers tot een maximum van € 0,23 per kilometer.

Kilometervergoeding voor carpoolen

Als je carpooling organiseert, mag je de bestuurder € 0,23 per kilometer vergoeden. Dit is inclusief de kilometers die de chauffeur omrijdt.
Als de werknemer het carpoolen zelf organiseert met een collega, dan kan elke collega of werknemer een vergoeding krijgen van € 0,23 per kilometer. De kilometers die de werknemer hiervoor moet omrijden, kunnen in dat geval niet onbelast worden vergoed.

Vaste reiskostenvergoeding

In het verleden kon de werkgever een vaste reiskostenvergoeding betalen als werknemers 60% of meer moesten reizen om op het werk te komen. Maar sinds de coronacrisis werkt een groot deel van de mensen vanuit huis. Daardoor kwamen veel bedrijven in de knel met hun vaste reiskostenvergoedingen. De regering heeft toen bepaald dat thuiswerkdagen ook als reisdagen konden worden beschouwd voor de bepaling van de reiskosten voor woon-werkverkeer. Deze regeling is per 1 januari 2022 afgeschaft.

Sinds 1 januari 2022 mogen werkgevers alleen nog de werkelijk gemaakte reiskosten vergoeden. Natuurlijk mag u als werkgever nog steeds zelf bepalen hoeveel reiskosten u aan een werknemer geeft, maar alleen de werkelijk gemaakte kosten mogen onbelast worden vergoed.

Werkgevers moeten daarom bepalen of hun werknemers voldoen aan de voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding in 2022 en latere jaren.

De wettelijke regeling bepaalt dat een werknemer die in een kalenderjaar op ten minste 128 dagen naar een vaste arbeidsplaats reist, een vergoeding kan krijgen op basis van 214 dagen. Dit geldt voor vijf reisdagen. Als een werknemer minder dagen reist, moet de vergoeding naar rato worden berekend.

Voorbeeld
William reist in 2025 vier dagen per week naar zijn werk. De enkele reisafstand is 20 kilometer, of 40 kilometer heen en terug. William moet minstens 128 x 4/5 = 103 dagen naar zijn werk reizen. Hij voldoet aan deze eis. Hij reist vier dagen x 52 weken = 208 dagen naar zijn werk. Deze 208 dagen zijn exclusief vakanties en kortdurende ziekte. Maar de verwachting is dat William in 2025 zeker minstens 103 dagen naar zijn werk zal reizen.
William kan een reiskostenvergoeding krijgen voor 214 x 4/5 = 172 dagen in 2025. Dit leidt tot een vergoeding van 172 x 40 km x € 0,23 / 12 maanden = € 131,87 per maand.

Vergoeding voor thuiswerken

Sinds 1 januari 2022 is de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerken van kracht. Je kunt je werknemers een vergoeding van € 2,40 per thuiswerkdag betalen (bedrag 2025). De vergoeding kan worden betaald ter compensatie van de extra kosten die de werknemer maakt door het thuiswerken. Deze extra kosten zijn onder andere:

• water- en elektriciteitsverbruik;
• verwarming;
• koffie en thee;
• toiletpapier.

Een dergelijke vergoeding gaat niet ten koste van uw vrije ruimte in de werkkostenregeling. Wilt u uw werknemers een hogere vergoeding geven? Dan valt het meerdere in de heffingsvrije ruimte. Vergeet niet de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel.

Als u afspraken maakt over het reis-/thuiswerkpatroon van uw werknemer kunt u een vaste (maandelijkse) vergoeding geven. Met deze afspraken maakt u aannemelijk op hoeveel dagen de werknemer thuis werkt en/of reist. Deze schriftelijke afspraken zijn vormvrij. Dit betekent dat het niet nodig is om een administratie bij te houden of periodieke aangiften te doen.

Om de vergoeding te bepalen kunt u gebruik maken van de zogenaamde 128/214-dagenregeling (wettelijke regeling). Deze regeling houdt in dat als uw werknemer ten minste 128 dagen per jaar naar de vaste werkplek reist, de reiskostenvergoeding op jaarbasis mag worden berekend alsof uw werknemer op 214 werkdagen reist. In deze formule is al rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakanties.

Het is toegestaan af en toe af te wijken van afspraken die zonder aanpassing zijn gemaakt. Dit volgt uit de 128-dagenregel. Als er structurele veranderingen zijn, dan moeten de rechten opnieuw worden bekeken.

De thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding moeten beide pro rata worden berekend op basis van het aantal reisdagen en thuiswerkdagen (in plaats van voorheen werkdagen).

Voorbeeld 1
In 2025 werkt William twee dagen thuis en reist hij drie dagen naar kantoor. De enkele reisafstand is 20 kilometer, dus 40 kilometer heen en terug. De 128 dagen test betekent dat William minstens 128 x 2/5 = 52 dagen thuis moet werken voor een vaste vergoeding. En daarnaast op minstens 77 dagen naar kantoor moet reizen.
Een vergoeding voor thuiswerken is mogelijk voor 214 x 2/5 = 86 dagen. Dit leidt tot een vergoeding van 86 x € 2,40 /12 maanden = € 17,20 per maand. Daarnaast is een reiskostenvergoeding mogelijk voor 214 x 3/5 = 129 x (40 km x € 0,23) / 12 maanden = € 98,90 per maand.

Voorbeeld 2
Bouchra werkt 4 dagen per week. Zij werkt 2 dagen thuis en 2 dagen op kantoor (enkele reisafstand 12 km.)
Reiskostenvergoeding: 214 x 2/5 = 86 dagen x (24 km x € 0,23) / 12 maanden = € 39,56 per maand
Thuiswerkvergoeding: 214 x 2/5 = 86 dagen x € 2,40 / 12 maanden = € 17,20 per maand

Combinatie van thuiswerken en naar kantoor reizen op dezelfde dag

De vrijstelling voor een thuiswerkvergoeding van maximaal € 2,40 per dag kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
U kunt echter geen thuiswerkvergoeding geven voor de dagen waarop u ook een reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer betaalt. Dit betekent dat als een werknemer een deel van de dag thuis werkt en het andere deel op de gewone werkplek, u slechts een van de vrijstellingen kunt toepassen:

• of u vergoedt de reiskosten;
• of je betaalt een thuiswerkvergoeding.

U beslist in overleg met uw werknemers welke vergoeding wordt betaald. Het keerpunt is ongeveer vijf kilometer enkele reis.

Het is echter wel toegestaan om zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding te geven op een dag waarop een deel van het werk vanuit huis wordt verricht en de werknemer naar een andere plaats dan de vaste werkplek reist. Deze praktische uitleg maakt het mogelijk om een werknemer op declaratiebasis een reiskostenvergoeding te geven voor een dienstreis vanuit huis. Denk bijvoorbeeld aan een klantbezoek. De vaste vergoeding voor werk vanuit huis hoeft hiervoor niet te worden aangepast.

Vervoer voor rekening van de werkgever

Wordt vervoer door de werkgever ter beschikking gesteld, dan is een thuiswerkvergoeding alleen mogelijk als op de thuiswerkdag geen gebruik van dat vervoer wordt gemaakt. Onder vervoer voor rekening van de werkgever wordt mede verstaan een auto of fiets van de zaak en het vergoeden, verstrekken of afgeven van een abonnement op het openbaar vervoer.

Vergoeding voor de inrichting van een kantoor aan huis

Voor de inrichting van een kantoor aan huis kan een werkgever al een belastingvrije vergoeding geven. De kosten van een bureaustoel, een computer of een telefoon kunnen door de werkgever worden vergoed via andere gerichte vrijstellingen in het kader van de werkkostenregeling.

Gebruik van privé PC en internet

Bovenop de thuiswerkvergoeding mag u als werkgever ook een vergoeding betalen als de werknemer zijn eigen computer en internetabonnement gebruikt voor het werk. Voorwaarde is wel dat het gebruik noodzakelijk is. Noodzakelijk betekent in dit geval dat de werknemer zonder deze voorziening zijn werk niet goed kan doen. Dit betekent dat de werknemer het internetabonnement nodig heeft en gebruikt voor het werk.

Voldoet het internet bij uw werknemer thuis aan de voorwaarden, dan is de vergoeding van de abonnementskosten gericht vrijgesteld. U kunt de gerichte vrijstelling ook toepassen als de werknemer een eigen bijdrage betaalt voor privégebruik. Een vergoeding voor internetgebruik naar rato van het aantal thuiswerkdagen is niet in strijd met het noodzakelijkheidscriterium.

Heeft uw werknemer een 3-in-1 pakket (internet, vaste telefoon en televisie) afgenomen bij een provider? Zo ja, dan bepaalt u welk deel van de factuur voor de internetverbinding is. Eventueel kunt u nagaan wat de provider rekent voor een los internetabonnement. Dat deel kan specifiek worden vrijgesteld van vergoeding.

Conclusie

Er zijn dus een aantal mogelijkheden om de reiskosten van uw werkgever onbelast te vergoeden. Ook kunt u een vergoeding geven voor thuiswerkdagen. Maak hierover goede afspraken met uw werknemers, zodat duidelijk is welke keuzes er worden gemaakt. Zorg er ook voor dat de berekening van de belastingvrije vergoeding klopt. Dit kan ingewikkeld zijn, zeker als reisdagen en thuiswerkdagen samenvallen.

De belastingvrije bedragen kunnen elk jaar worden aangepast. Het is echter mogelijk dat een verhoging de inflatie niet kan bijhouden. Maar het is belangrijk om de berekeningen aan te passen met de gewijzigde bedragen, indien gewenst natuurlijk. Want het betalen van een reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding is geen wettelijke verplichting. En dus ook niet de hoogte ervan. Dit is alleen anders als hierover afspraken zijn gemaakt in de cao of de arbeidsovereenkomst. Maar dit houdt niet altijd automatisch een verhoging van het onbelaste bedrag in.