Hoe moet een werkgever de identiteit van zijn werknemers registreren en verifiëren?

Iedereen moet zich kunnen legitimeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever bent u verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. Voordat de werknemer in dienst treedt, controleert u het originele identiteitsbewijs. U bewaart er een kopie van in uw administratie. Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft u geen nieuwe kopie te maken.

Verificatie van de identiteit van de werknemer door de werkgever

Voor u als werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 delen:

1. Verificatieplicht: u moet de identiteit van werknemers bij indiensttreding controleren op echtheid en geldigheid.
2. Bewaarplicht: u moet een kopie bewaren van de identiteitspapieren van alle werknemers die u in dienst neemt.
3. Zorgplicht: u moet uw werknemers in de gelegenheid stellen om bij een controle aan hun identificatieplicht te voldoen. Ook tijdens het werk moeten uw werknemers een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. U moet uw werknemers hierop wijzen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij u in dienst zijn, maar ook voor ingeleende arbeidskrachten.

Verplichting om geldige identificatie te controleren

Wanneer u een nieuwe werknemer in dienst neemt, moet u om een geldig identiteitsbewijs vragen. De werknemer moet dan het originele document laten zien. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of een vreemdelingendocument.

Bij het controleren van identiteitsbewijzen, moet je letten op:

• De foto op het paspoort: komt die overeen met de persoon die voor u staat?
• Kenmerken: zijn de fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd correct?
• Handtekening: laat de werknemer het document ter verificatie zichtbaar ondertekenen.
• Nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers.
• Geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?

De nationaliteit staat niet vermeld op een rijbewijs of op een verklaring van de belastingdienst met een sofi-nummer of een burgerservicenummer. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de controle-eis.

Bewaarplicht voor identiteitsbewijzen

U moet een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs maken. Het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) moeten duidelijk leesbaar zijn. Deze kopie moet u bewaren in uw administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. U moet de kopie bewaren tot ten minste 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Verlopen identiteitsbewijs van werknemer

U hebt een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen het geldig was. Als het identiteitsbewijs van een werknemer vervalt, hoeft u het niet te vervangen.

Identificatieplicht voor uitzendkrachten

Neemt u een tijdelijke werknemer in dienst? Dan moet u ook zijn originele identiteitsbewijs controleren voordat hij voor u gaat werken. U mag geen kopie van het identiteitsbewijs in uw administratie bewaren, want u bent niet de werkgever van de uitzendkracht. Dat is het uitzendbureau. Maar heeft de ingeleende werknemer een nationaliteit van een van de landen buiten de Europese Economische Ruimte? Zo ja, dan moet u dat doen voor de duur van 5 jaar. U moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken.