Kan ik mijn werknemers belastingvrij fitness aanbieden?

Tax-free fitness for employees

Om mijn werknemers fit te houden, wil ik hen fitness aanbieden. Kan dit belastingvrij?

Als werkgever stimuleer je natuurlijk graag de gezondheid van je werknemers. Dan is het fijn dat er mogelijkheden zijn om dat op een fiscaal vriendelijke manier te doen. Sporten via de werkgever kan immers (deels) worden aangeboden via de zogenaamde Werkkostenregeling.

Met de werkkostenregeling kun je als werkgever belastingvrije vergoedingen geven aan je werknemers. Denk hierbij aan maaltijden, gereedschap, kerstpakketten en sportabonnementen. De overheid heeft een zogenaamde vrije ruimte vastgesteld voor de werkkostenregeling. Als je binnen deze ruimte blijft, kun je belastingvrije vergoedingen geven. De vrije ruimte wordt bepaald op basis van de loonsom van je organisatie. Een bepaald percentage van de loonsom wordt als vrije ruimte vastgesteld. De overheid bepaalt dit percentage per kalenderjaar.

In 2024 bedraagt deze vrije ruimte 1,92% van de belastbare loonsom van de werkgever tot € 400.000 en 1,18% over het bedrag daarboven.

Voorbeeld

Als je een totale loonsom hebt van € 500.000, bedraagt de vrije ruimte:
1,92% van € 400.000 = € 7.680
1,18% van € 100.000 = € 1.180
Totale vrije ruimte € 8.860

Voor een aantal emissierechten geldt echter een gerichte vrijstelling of nihilwaardering, zodat ze niet ten laste komen van de vrije ruimte.

Meer info: De werkkostenregeling (WKR)

Verschillende opties voor het aanbieden of vergoeden van fitness

Het antwoord op je vraag hangt (dus) af van de situatie en hoe fitness wordt aangeboden.

1. Fitheid op de werkplek

Als je fitness op de werkplek organiseert, geldt een nihilwaardering. Dit betekent dat je deze fitness alleen belastingvrij in natura kunt aanbieden.

Voor werkplekgerelateerde fitness geldt een gerichte vrijstelling. Dit betekent dat je deze fitness in natura kunt geven, maar ook dat je een vergoeding kunt geven.

Werkplekgerelateerde fitness is van toepassing als de fitness een gezondheids- en veiligheidsvoorziening vormt. Dit is het geval als u risico's ziet in uw werkomstandigheden voor uw werknemers en u deze risico's wilt voorkomen en wegnemen met een gericht fitnessprogramma in uw arboplan.

Gewone fitheid is onvoldoende om van geschiktheid voor de werkplek te spreken. Uw werknemers moeten een gericht fitnessprogramma volgen dat verband houdt met de speciale risico's binnen uw bedrijf of de vereisten van het werk van uw werknemers.

Andere voorwaarden zijn dat u een arboplan hebt en dat fitness redelijkerwijs deel uitmaakt van dit plan. Uw werknemers moeten verplicht zijn om deel te nemen aan het fitnessprogramma en u moet de volledige kosten van de fitness voor uw rekening nemen. De werknemers mogen dus geen eigen bijdrage betalen.

Fitness buiten de werkplek is in principe belast voor zover het niet werkplekgerelateerd is. Deze kosten kunnen echter in de vrije ruimte worden geplaatst, zodat je toch een (gedeeltelijke) belastingvrije vergoeding kunt geven.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een collectief abonnement af te sluiten bij een sportschool of je medewerkers zelf een abonnement te laten afsluiten bij een sportschool. Of je kunt ervoor kiezen om medewerkers een budget ter beschikking te stellen dat ze kunnen besteden aan sportactiviteiten, een zogenaamd vitaliteitsbudget. Dit budget kan uit verschillende dingen bestaan. Denk aan stoppen met roken programma's, mindfulness workshops of diëten. Via dit budget kan een werknemer vaak ook gebruik maken van fitness.

Gezond eten kan ook worden gestimuleerd door gebruik te maken van de werkkostenregeling. Je kunt bijvoorbeeld een fruitmand op de werkplek zetten of werknemers gezonde lunches aanbieden. Deze kosten kunnen belastingvrij worden vergoed binnen de grenzen van de werkkostenregeling.

Je moet de vergoeding van het sportabonnement vooraf aanwijzen als werkgerelateerde kosten. Daarnaast moet de vergoeding van de kosten voor een sportabonnement gebruikelijk zijn, deze mag niet meer dan 30% afwijken van wat in andere gelijke gevallen gebruikelijk is (bijvoorbeeld ten opzichte van wat andere werkgevers vergoeden of de hoogte van de vergoeding). De Belastingdienst heeft aangegeven dat vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar altijd gebruikelijk zijn. Hiervoor is geen gebruikelijkheidstoets nodig.

Je moet de kosten van de vergoeding, tegemoetkoming of verstrekking tegen de factuurwaarde inclusief btw toerekenen aan de vrije ruimte onder de werkkostenregeling. Het aanwijzen als werkkosten kan blijken uit de administratie. Het is echter beter om kosten, die als werkkosten moeten kwalificeren, op te nemen in een lijst die bij de administratie wordt bewaard. Ook is het belangrijk om alle bonnetjes en facturen te bewaren. Het voordeel is dat je de kosten niet per werknemer hoeft bij te houden.

Als je de kosten niet aanmerkt als werkkosten, wordt de waarde van de fitness voor je werknemers individueel belast en dus niet vrijgesteld.

Overschrijding van de vrije ruimte

Zoals hierboven vermeld, kunnen uitgaven belastingvrij worden vergoed binnen de vrije ruimte. Als je deze vrije ruimte overschrijdt, betaal je 80% eindheffing over het extra bedrag. De eindheffing kan een hoge kostenpost voor je zijn. Misschien wil je sommige kosten verschuiven of elimineren, zodat je de sportabonnementen van je werknemers kunt betalen zonder extra kosten te maken. Of u kunt ervoor kiezen om slechts een deel van een sportabonnement te vergoeden (werkgeversbijdrage). Op deze manier biedt u een uitstekend werknemersvoordeel, maar wordt de vrije ruimte minder belast. Nog even voor de duidelijkheid: de vrije ruimte wordt berekend voor alle uitgaven die zijn aangewezen voor de vrije ruimte samen, niet per uitgave afzonderlijk. Je moet dus controleren of je al andere kosten hebt vergoed aan de werknemers die gebruikmaken van de vrije ruimte.

Conclusie

De werkkostenregeling biedt werkgevers de mogelijkheid om sportieve en gezonde werknemers te stimuleren. Door gebruik te maken van de regeling kunnen werkgevers hun werknemers een extraatje bieden zonder daar belasting over te hoeven betalen. Daarnaast kan het bijdragen aan een gezonde en vitale werkomgeving, wat uiteindelijk ook positief kan zijn voor de productiviteit en het ziekteverzuim van het bedrijf.

Vergelijkbare berichten

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *