Uw werkneemster is zwanger: zwangerschapsverlof en moederschapsuitkering
Wat zijn de gevolgen voor u als werkgever en wat moet er worden geregeld?
Is uw werkneemster zwanger? Dan heeft zij recht op zwangerschapsverlof rond de bevalling en een zwangerschapsuitkering van het UWV. Dit is geregeld in de Wet arbeid en zorg (WAZO). U vraagt deze uitkering namens haar aan. U ontvangt de uitkering van het UWV en betaalt uw werkneemster tijdens haar verlof haar salaris door. De zwangerschap kost u als werkgever dus niets. Wel kan het zijn dat u voor een tijdelijke vervanger van de werkneemster moet zorgen.
UWV staat voor Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen. Zij zorgen voor de uitvoering van de meeste werknemersverzekeringen. Zie UWV.nl.
De uitkering geldt ook voor vrouwen die als zelfstandige werken en vrouwen met een 0-urencontract (oproepcontract). Ook als er een werkloosheidsuitkering is, bestaat er recht op zwangerschapsverlof.
Het regelen van zwangerschapsverlof voor uw werknemer
Uw werkneemster moet haar arts of verloskundige om een zwangerschapsverklaring vragen. Dit is een formulier of brief waarop de vermoedelijke bevallingsdatum staat. Uw werkneemster bewaart deze verklaring in haar eigen administratie. U hoeft de zwangerschapsverklaring dus niet te bewaren. Tot 1 jaar na de einddatum van de zwangerschaps- en bevallingsuitkering kan het UWV de zwangerschapsverklaring opvragen bij uw werknemer als dit nodig is voor een controle.
Vraag uw werknemer wanneer zij met verlof wil gaan. Dit kan elke dag zijn tussen 6 en 4 weken voor de dag na de verwachte bevallingsdatum.
Hoe vraagt u een zwangerschapsuitkering aan?
U vraagt de zwangerschaps- en bevallingsuitkering (WAZO) digitaal aan via het werkgeversportaal. Het UWV controleert direct de gegevens die u invoert. Als de gegevens kloppen, krijgt u een ontvangstbevestiging.
Wanneer vraagt u een zwangerschapsuitkering aan?
Vraag de uitkering maximaal 4 en minimaal 2 weken voor de ingangsdatum van het verlof aan. Binnen 4 weken na de ingangsdatum van het verlof ontvangt uw werknemer een brief van UWV over de uitkering. U ontvangt een kopie van deze brief.
Als u de uitkering te vroeg aanvraagt (eerder dan 4 weken voor het begin van het verlof), krijgt u eerst bericht van het UWV wanneer zij uw aanvraag in behandeling nemen.
Aan wie betaalt het UWV de uitkering?
Geef bij uw aanvraag aan of UWV de uitkering aan u of aan uw werknemer moet betalen. UWV betaalt meestal aan u. Maar soms is het handig als de uitkering rechtstreeks aan uw werknemer wordt overgemaakt. Bijvoorbeeld als u weet dat het dienstverband van uw werknemer tijdens het verlof eindigt. Heeft u uw eigen bankrekeningnummer ingevuld? Dan neemt UWV bij het einde van het dienstverband contact op met uw werknemer voor haar rekeningnummer.
Correspondentie en machtiging
Correspondentie over zwangerschapsuitkering (inclusief uitbetaling) loopt meestal via uw werknemer. Willen u en uw werknemer dat alle correspondentie toch via u loopt? Geef dit dan aan UWV door bij uw aanvraag. Dit kan alleen bij de papieren aanvraag. In dat geval geeft uw werknemer u een machtiging, die u bij de aanvraag moet voegen. U ontvangt de beslissing; uw werknemer krijgt geen bericht.
Periode van zwangerschapsverlof
Uw werkneemster heeft altijd recht op ten minste 16 weken verlof: 6 weken zwangerschapsverlof en 10 weken bevallingsverlof. Het bevallingsverlof gaat in op de dag na de bevalling. Tijdens dit verlof betaalt het UWV de zwangerschaps- en bevallingsuitkering (WAZO). Deze uitkering duurt net zo lang als het verlof.
In de volgende situaties kan het zwangerschapsverlof langer duren dan 10 weken:
- Als uw werknemer bevalt voor de uitgerekende datum, of zij neemt minder dan 6 weken voor de uitgerekende datum verlof op.
- Als het kind van uw werknemer na de bevalling in het ziekenhuis wordt opgenomen.
Werkneemster bevalt eerder
Uw werkneemster bevalt eerder dan de verwachte bevallingsdatum. Hoe zit het met de duur van het verlof? Stel dat het zwangerschapsverlof 6 weken voor de uitgerekende datum is ingegaan. Uw werkneemster bevalt echter 1 week eerder dan deze datum. Dan duurt het zwangerschapsverlof in totaal 16 weken: 5 weken voor en 11 weken na de bevalling.
Werknemer bevalt later
Uw werkneemster bevalt later dan verwacht. Hoe zit het met de duur van het verlof? Stel dat uw zwangerschapsverlof 6 weken voor de verwachte bevallingsdatum is ingegaan. Uw werkneemster bevalt echter 1 week later dan deze datum. Dan duurt het zwangerschapsverlof in totaal 17 weken: 7 weken voor en 10 weken na de bevalling.
Werkneemster bevalt voor de aanvang van de verlofperiode
Uw werknemer bevalt voor het begin van de verlofperiode. Hoe zit het dan met de duur van het verlof? Stel dat uw werkneemster 8 weken voor de verwachte bevallingsdatum bevalt, dus nog voordat haar verlof is ingegaan. Dan gaat haar verlof in op de dag na de bevalling. Het totale verlof duurt dan 16 weken. Let op: op de dag van haar bevalling heeft uw werkneemster recht op een Ziektewet-uitkering.
Het kind van de werknemer wordt na de geboorte in het ziekenhuis opgenomen
Wordt het kind van uw werkneemster na de geboorte in het ziekenhuis opgenomen? Dan kan uw werknemer in sommige gevallen langer zwangerschapsverlof opnemen. Deze regeling is op 1 januari 2015 ingegaan. Het bevallingsverlof van uw werknemer moet dan op of na 1 januari 2015 zijn ingegaan.
Als het kind van uw werknemer na de bevalling langer dan 7 dagen in het ziekenhuis moet blijven, kan het bevallingsverlof langer duren (maximaal 10 weken). UWV berekent de extra verlofdagen in 4 stappen:
- Ga na hoeveel dagen het kind van uw werknemer in het ziekenhuis ligt. Als het om meerdere ziekenhuisopnames gaat, telt u deze dagen bij elkaar op. Dit geldt ook als het kind in verschillende ziekenhuizen is opgenomen.
- Trek de eerste 7 dagen af van de totale ziekenhuisopname.
- Vervolgens telt u van de resterende dagen van ziekenhuisopname alleen het aantal dagen dat binnen het zwangerschapsverlof valt. U rekent verder met dit aantal dagen.
- Heeft het zwangerschapsverlof langer dan 10 weken geduurd? Bijvoorbeeld omdat uw werkneemster voor de uitgerekende datum is bevallen? Of omdat zij minder dan 6 weken zwangerschapsverlof heeft opgenomen? Dan trekt u het aantal dagen dat haar zwangerschapsverlof langer duurt dan 10 weken af van de uitkomst van stap 3. Wat dan overblijft zijn de extra dagen zwangerschapsverlof.
Als haar zwangerschapsverlof 10 weken heeft geduurd, is de uitkomst van stap 3 van toepassing.
Op flexibele wijze gebruik maken van zwangerschapsverlof
Na de bevalling heeft uw werkneemster altijd recht op ten minste 10 weken verlof. Van dit verlof moet zij na de bevalling 6 weken aaneengesloten opnemen. De rest van haar zwangerschapsverlof kan zij, in overleg met u, flexibel opnemen over een periode van 30 weken. Zij kan er bijvoorbeeld voor kiezen om weer één of meer dagen per week te gaan werken. Of ze kan eerst een aantal weken weer aan het werk gaan en daarna de rest van het verlof flexibel opnemen.
U moet dit uiterlijk 3 weken na het begin van haar zwangerschapsverlof met uw werkneemster bespreken. U mag haar verzoek alleen weigeren als u daar een zeer zwaarwegende reden voor heeft (dit wordt ook wel 'zwaarwegend bedrijfsbelang' genoemd). U moet uw werkneemster binnen 2 weken na haar verzoek antwoord geven.
Let op: hoewel uw werkneemster er in overleg met u voor kan kiezen om het zwangerschapsverlof flexibel op te nemen, betaalt het UWV de WAZO-uitkering aan u of uw werkneemster aaneengesloten uit.
Het bedrag van de moederschapsuitkering
De zwangerschaps- en bevallingsuitkering is 100% van het dagloon. UWV berekent het dagloon aan de hand van het SV-loon dat uw werkneemster verdiende tijdens de dienstbetrekking waarin haar verlof is begonnen. Het SV-loon is afkomstig uit de maandelijkse aangiften loonheffingen die zijn ingediend bij de Belastingdienst. Het UWV kijkt naar een periode van 1 jaar, eindigend op de laatste dag van de voorlaatste maand of 4 weken voorafgaand aan de dag waarop het zwangerschaps- en bevallingsverlof ingaat. Deze periode wordt de referentieperiode genoemd.
Mijn werkneemster is ziek rond haar zwangerschap
Als uw werkneemster ziek is tijdens of na haar zwangerschap, gelden andere regels. Dit heeft te maken met:
- de oorzaak van haar ziekte: al dan niet veroorzaakt door zwangerschap of bevalling;
- op het moment dat uw werkneemster ziek wordt: voor, tijdens of na haar zwangerschapsverlof.
U betaalt haar loon door tijdens haar ziekte. In sommige situaties gaat de zwangerschapsuitkering eerder in. Of u vraagt een Ziektewet-uitkering aan voor uw werkneemster.
Bijzondere situatie: tweelingen of meerlingen
Is uw werkneemster zwanger van een tweeling of meerling? Dan gaat haar zwangerschapsverlof in tussen 10 en 8 weken voor de dag na de uitgerekende datum.
Uw werk aanpassen
U moet uw werkneemster informatie geven over de risico's van het werk voor de zwangerschap, het ongeboren kind en de werkneemster zelf. Risico's voor een zwangere werkneemster zijn onder meer:
- zwaar werk;
- werken onder grote psychologische druk (bijvoorbeeld stress of agressie);
- werken onder druk, lawaai, trillingen, en straling;
- onregelmatige werktijden;
- werken met gevaarlijke stoffen;
- blootstelling aan biologische agentia.
U moet de risico's wegnemen door het werk of de werkplek aan te passen, de werktijden te veranderen of de werknemer ander werk of vrijstelling van werk te geven.
Aangepaste werktijden
Uw zwangere werkneemster heeft recht op extra pauzes tot maximaal een achtste van haar dagelijkse arbeidstijd. Tijdens de zwangerschap en tot 6 maanden na de bevalling mag uw werkneemster maximaal 10 uur per dienst werken. In een periode van 4 weken mag uw werkneemster niet meer dan gemiddeld 50 uur per week werken. In een periode van 16 weken is dat gemiddeld niet meer dan 45 uur per week. Uw werknemer mag geen nachtdiensten draaien, tenzij u kunt aantonen dat dit logisch onmogelijk is.
Borstvoeding op het werk
U moet uw werkneemster de eerste 9 maanden na de bevalling de tijd en de ruimte geven om af te kolven of borstvoeding te geven. Dit mag zo vaak en zo lang als nodig is. Maar het mag niet langer duren dan een kwart van de dienst. U moet hiervoor een ruimte (lactatieruimte) hebben die hygiënisch is en die de werknemer kan afsluiten. De tijd die uw werknemer moet voeden of kolven, is werktijd. U moet deze tijd doorbetalen.
