We kunnen uw bestaande loonlijst overnemen

Twijfel je over je huidige payroll? Vraag ons om een second opinion. Misschien kunnen we je payroll overnemen.

Maar wat is het juiste moment om je salarisadministratie aan ons over te dragen? Je kunt ervoor kiezen om dit in de loop van het jaar te doen of om te wachten tot 1 januari van het komende jaar. Er zijn geen wettelijke regels die je dwingen om een bepaalde keuze te maken.

Maar hoe beslis je wanneer je je loonlijst moet overdragen?

Dit hangt af van een aantal factoren:

• De complexiteit van de payroll (bv. het aantal payrollcomponenten)
• Het aantal maanden dat al verstreken is in het huidige jaar
• De kwaliteit van de loonlijst is al geregeld
• De beschikbaarheid van een contactpersoon binnen uw organisatie om de implementatie te begeleiden

1 januari van het komende jaar is in principe de beste tijd om met een nieuwe loonlijst te beginnen. Dit heeft alles te maken met de jaaropgave, cumulatieve gegevens en de invoering van nieuwe regels en wetten. Overname gedurende het jaar is natuurlijk mogelijk, maar dit kan leiden tot (aanzienlijk) meer werk en hogere implementatiekosten. Dit hangt af van de antwoorden op bovenstaande punten zoals complexiteit, aantal verstreken maanden en kwaliteit.

Een jaaroverzicht

Om ervoor te zorgen dat werknemers ook 1 correcte jaaropgave ontvangen wanneer we een bestaande salarisadministratie in de loop van het jaar overnemen, moeten we de voorgaande perioden schaduwdraaien.

Doorlopende cumulatieve berekening (VCR)

Als we in de loop van het jaar een bestaande loonlijst overnemen, is het belangrijk om cumulatieve gegevens in de administratie op te nemen. We moeten namelijk de premies werknemersverzekeringen en de premies zorgverzekeringen berekenen volgens het VCR-systeem. We hebben de cumulatieven nodig van de voorgaande loontijdvakken van hetzelfde kalenderjaar: het cumulatieve SV-loon, de eerder in aanmerking genomen cumulatieve premie- en bijdragelonen en de cumulatieve maximale bijdragelonen. Onze salarisadministratie moet exact overeenkomen met de vorige salarisadministratie.

Om dit voor elkaar te krijgen, moeten schaduwruns worden uitgevoerd voor de afgelopen perioden tot 1 januari van dit jaar. Dit kan arbeidsintensief zijn, vooral als er al verschillende maanden voorbij zijn. In feite wordt het werk dat al gedaan is vanaf januari opnieuw uitgevoerd. Door op 1 januari te beginnen, wordt de accumulatie opnieuw gestart en is het niet nodig om schaduwruns uit te voeren.

Daarnaast zien we regelmatig dat er in voorgaande maanden fouten zijn gemaakt in de salarisadministratie, die dus bewust door ons opnieuw moeten worden gemaakt in de schaduwadministratie. Onze berekeningen moeten immers overeenkomen om afwijkende loonaangiftes te voorkomen. Corrigeren kan natuurlijk, maar dat moet dan achteraf gebeuren vanaf het moment dat we de salarisadministratie volledig zelf verzorgen. Het kan echter soms lastig zijn om fouten te reproduceren omdat niet altijd duidelijk is wat de redenering achter deze fout is en om onze software zover te krijgen dat deze fout in de administratie kan worden ingevoerd.

Nieuwe jaargegevens, nieuw loonstrookje

In januari worden nieuwe werknemersbijdragen, loonbelastingtabellen, aftrekposten, salarisaanpassingen enz. toegepast. Veranderingen in deze bedragen hebben meestal invloed op het netto te ontvangen salaris waarover vaak vooraf via de media mededelingen worden gedaan. Deze wijzigingen gaan goed samen met wijzigingen in de lay-out van een loonstrook. Werknemers zijn er sowieso aan gewend dat er wijzigingen zijn in het loon in januari.

Maar het voordeel hiervan is beperkt. Als de medewerkers op de hoogte zijn gebracht dat de salarisadministratie in de loop van het jaar door ons wordt overgenomen, zijn ze ook voorbereid op een andere lay-out van de loonstrook. Hoe de loonstrook eruit ziet zal overigens niet het belangrijkste zijn voor de werknemer, waar het om gaat is dat de bedragen op de loonstrook kloppen. En dat is waar wij onze toegevoegde waarde kunnen leveren.

Nu overschakelen

Wil je per 1 januari volgend jaar overstappen? Houd er dan rekening mee dat we ongeveer 2 maanden voorbereiding nodig kunnen hebben. Deze periode wordt gebruikt om alle gegevens in het salarispakket die nodig zijn voor een correcte salarisadministratie op een rij te zetten en in te richten. Bovendien kun je deze periode ook gebruiken om je medewerkers vooraf te informeren over de wijzigingen.

Wil je eerder overstappen? Houd dan rekening met een mogelijk langer implementatieproces, hogere kosten en meer tijd om te investeren door jou als werkgever.

Hoe eerder je overstapt in de loop van het jaar, hoe korter de implementatie zal zijn.

We helpen je graag.

Andere aandachtspunten

Bewaarplicht

Als werkgever moet je alle documenten bijhouden die belangrijk zijn voor de belastingen. Dit geldt dus ook voor de fysieke en digitale
loonadministratie. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van 7 jaar.
Voor sommige salarisgegevens geldt een andere bewaartermijn.

U moet de volgende gegevens ten minste 5 kalenderjaren na het einde van het dienstverband bewaren:

• loonbelastingoverzichten of formulieren met gegevens voor loonbelasting
• kopieën van identiteitsdocumenten
• kopieën van beslissingen of verklaringen die u van uw werknemers hebt ontvangen
• ontvangen van uw werknemers

In het geval van een belastingcontrole moet de administratie toegankelijk en controleerbaar zijn. Zelfs als een werkgever de salarisadministratie via een externe salarisadministrateur aanlevert, vallen de gegevens onder de bewaarplicht.

Zorg er daarom voor dat je alle gegevens van de afgelopen 5-7 jaar hebt.

Oude jaren corrigeren

Als werkgever ben je verplicht om te corrigeren als jij, de salarisadministrateur of de belastingdienst een fout ontdekt. Hiervoor geldt een termijn van 5 kalenderjaren na het einde van het belastingjaar waarop de loonaangifte betrekking heeft.
Je moet de aangiften van de vorige salarisadministrateur kunnen corrigeren. Wij kunnen hier niet voor zorgen, omdat wij geen toegang hebben tot de salarisadministratie van voorgaande jaren. Maak indien nodig afspraken met de vorige adviseur zodat deze nog 5 jaar correctienota's kan sturen.