Kan een werkgever een werkplek thuis belastingvrij voor de werknemer regelen?

Als een werknemer thuis moet werken - bijvoorbeeld vanwege het coronavirus - kan de werkgever die thuiswerkplek belastingvrij inrichten als aan bepaalde criteria wordt voldaan.

Voor de werkplek thuis geldt voor vergoedingen, verstrekkingen of verstrekkingen in het kader van de zogeheten werkkostenregeling (WKR) een specifieke vrijstelling voor arbovoorzieningen en een specifieke vrijstelling voor gereedschappen, computers, mobiele communicatieapparatuur en dergelijke apparatuur als deze aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen.

Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR en geldt alleen als u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon. Dit zal in de loonadministratie moeten gebeuren.

Werken voorwaarden faciliteiten

Arbovoorzieningen op de werkplek thuis kunnen door de werkgever worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. De gerichte vrijstelling is van toepassing indien:

• de arbeidsomstandighedenvoorzieningen houden verband met de verplichtingen van de werkgever uit hoofde van de Arbeidsomstandighedenwet;
• de werknemer maakt (gedeeltelijk) gebruik van de voorzieningen op de werkplek;
• de werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor deze voorzieningen;
• de inrichting van de werkplek thuis voldoet aan de volgende eisen van de Arbeidsomstandighedenwet:
  - De werkplek van een thuiswerker is zo ingericht dat de werknemer zijn werk zoveel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier kan doen.
  - Op de werkplek zijn er voorzieningen voor efficiënte kunstverlichting.

Voorbeelden van voorzieningen die onder deze gerichte vrijstelling vallen als ze aan de voorwaarden voldoen zijn: een bureaustoel, een tafel en een bureaulamp.

Noodzaak criterium

Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing indien:

• naar het redelijk oordeel van de werkgever is de voorziening noodzakelijk voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• de werkgever betaalt de voorziening en wentelt de kosten niet af op de werknemer;
• de werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde ervan aan de werkgever terugbetalen indien hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

"Noodzakelijk" betekent dat de werknemer de voorziening nodig heeft en gebruikt voor zijn werk. Dit omvat alle vormen van gereedschap, computers, mobiele communicatie- en soortgelijke apparatuur.

Een werknemer kan een privévoordeel hebben van de faciliteit. De werkgever hoeft dit voordeel als loon meetellen.

Voorbeeld 1. Internet en telefoon

Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer een internetaansluiting heeft voor thuiswerken, mag hij dit belastingvrij vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Het privévoordeel van de werknemer wordt niet tot het belaste loon gerekend.

Vergoeding van de abonnementskosten van de vaste telefoon bij de werknemer thuis valt niet onder de gerichte vrijstelling. De gerichte vrijstelling geldt alleen voor mobiele communicatiemiddelen.

Vergoeding van de abonnementskosten van een mobiele telefoon valt wel onder de gerichte vrijstelling indien zij aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet.

Voorbeeld 2. Bedrag van de internetverbinding

Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement afgesloten voor een 3-in-1 pakket (internet, telefoon en televisie) bij een provider. Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

U moet bepalen welk deel van de rekening voor het internet is. U kunt nagaan wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Dat deel valt onder de gerichte vrijstelling.

Als de werkgever ook de rest vergoedt, wordt dat deel belast als loon.