EU-voorschriften inzake facturen

A. Verplichting tot uitreiking van een factuur

Iedere belastingplichtige moet ervoor zorgen dat door hemzelf of door een derde, in zijn naam en voor zijn rekening, een factuur of een als zodanig dienstdoend document wordt uitgereikt voor goederen die hij heeft geleverd aan of diensten die hij heeft verricht voor een andere belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon.

Iedere belastingplichtige moet er tevens op toezien dat door hemzelf of door een derde, in zijn naam en voor zijn rekening, een factuur of een als zodanig dienstdoend document wordt uitgereikt voor vooruitbetalingen die aan hem worden gedaan voordat de levering van goederen wordt verricht en voor vooruitbetalingen die door een andere belastingplichtige of door een niet-belastingplichtige rechtspersoon aan hem worden gedaan voordat de dienst is voltooid.

Alle credit- en debetnota's worden gelijkgesteld met facturen en moeten aan dezelfde voorwaarden voldoen.

Er kunnen samenvattende facturen worden opgesteld, op voorwaarde dat dit ten minste eenmaal per maand gebeurt.

Facturen mogen op naam van een belastingplichtige worden opgemaakt door een derde of door zijn opdrachtgever, op voorwaarde dat er tussen beide partijen een uitdrukkelijke overeenkomst bestaat, waarnaar op verzoek van de belastingadministratie kan worden verwezen, en op voorwaarde dat er een regeling bestaat voor de uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding van elke factuur door de belastingplichtige die de handeling verricht.

B. Eisen factuur

Voor BTW-doeleinden moeten op facturen de volgende vermeldingen worden aangebracht afgegeven krachtens punt a):

• datum van uitgifte;
• een volgnummer, gebaseerd op een of meer reeksen, dat de factuur eenduidig identificeert;
• het btw-nummer van de belastingplichtige en - in het geval van een zakelijke klant binnen de EU - ook het btw-nummer van de klant;
• volledige naam en adres van de belastingplichtige en zijn klant;
• beschrijving van de goederen of diensten;
• de hoeveelheid geleverde goederen of, in voorkomend geval, de hoeveelheid verrichte diensten;
• datum van levering van goederen of verrichting van diensten;
• plaats van levering van goederen of verrichting van diensten;
• belastbaar bedrag per tarief;
• BTW-tarief;
• Te betalen BTW-bedrag;
• totaal te betalen bedrag;
• wanneer het een vrijstelling of een nultarief betreft, verwijzing naar de bepaling die de vrijstelling rechtvaardigt;
  
  en in uitzonderlijke gevallen:
  
• in geval van de levering van nieuwe vervoermiddelen, de in artikel 28 bis, lid 2, genoemde gegevens;
• wanneer de winstmargeregeling wordt toegepast, verwijzing naar artikel 26 of 26 bis;
• wanneer de bepalingen van artikel 28 quater, E, lid 3, worden toegepast, een uitdrukkelijke verwijzing naar die bepaling, alsmede het BTW-identificatienummer waaronder de belastingplichtige de intracommunautaire verwerving en de daaropvolgende levering van goederen heeft verricht en het nummer waaronder degene voor wie deze levering bestemd is, voor BTW-doeleinden geïdentificeerd is.

Indien de factuur naar een zakelijke klant in de EU wordt gestuurd, moet een aanvullende opmerking op de factuur worden gemaakt:

• indien een dienst wordt verricht en het 0%-tarief van toepassing is: "Artikel 44 van de EU-BTW-Richtlijn; door de afnemer van de dienst verschuldigde BTW";
• indien goederen worden geleverd en het 0%-tarief van toepassing is vermelding "vrijgesteld van BTW, EG-levering artikel 138 van de EU-BTW-richtlijn".
• Indien goederen naar een land buiten de EU worden uitgevoerd, vermeld dan op de factuur: "BTW-nultarief van toepassing, Export".

De lidstaten van de EU stellen geen voorwaarden met betrekking tot de ondertekening van facturen.

De lidstaten van de EU aanvaarden dat de bedragen op de factuur in iedere munteenheid kunnen worden vermeld, op voorwaarde dat het te betalen belastingbedrag in de nationale munteenheid wordt omgerekend.

C. Papieren of elektronische factuur

De overeenkomstig punt a) uitgereikte facturen mogen zowel op papier als, mits de afnemer daarvan vóór de transactie in kennis wordt gesteld, elektronisch worden verzonden.

De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elektronisch verzonden facturen moeten worden gewaarborgd door middel van een geavanceerde elektronische handtekening in de zin van artikel 2, lid 2, van Richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad.

D. Opslag van facturen

Iedere belastingplichtige moet erop toezien dat de door hemzelf of door een derde, in zijn naam en voor zijn rekening, uitgereikte facturen worden bewaard, samen met de facturen die hij heeft ontvangen.

De Lid-Staten bepalen gedurende welke periode deze opslagplicht geldt voor de belastingplichtigen die op hun grondgebied handelingen verrichten, en stellen de Commissie daarvan in kennis.

De opslag kan op iedere plaats en op iedere drager geschieden, met als enige voorwaarde dat de belastingplichtige te allen tijde onmiddellijk toegang heeft tot alle opgeslagen informatie en dat de integriteit en de leesbaarheid van de gegevens gedurende de gehele opslagperiode gewaarborgd zijn. Elke langs elektronische weg verzonden factuur wordt, tezamen met zijn geavanceerde elektronische handtekening, eveneens langs elektronische weg opgeslagen.

E. Elektronische factuur

Voor de toepassing van de punten c) en d) wordt onder het "elektronisch" verzenden en opslaan van facturen verstaan de verzending en opslag via elektronische apparatuur voor de verwerking (met inbegrip van digitale compressie) en de opslag van gegevens, waarbij gebruik wordt gemaakt van draden, radio, optische technologieën of andere elektromagnetische middelen.