Wat kost een werknemer? Bereken de werkgeverslasten

Als werkgever betaalt u niet alleen het salaris van uw werknemers. Er zijn ook verplichte kosten, zoals vakantiegeld en werknemersverzekeringen, waar u als werkgever rekening mee moet houden als u werknemers in dienst neemt. Deze extra kosten worden werkgeverslasten genoemd. Wilt u precies weten wat een werknemer kost? U kunt deze kosten eenvoudig berekenen.

Werkgeverslasten

Werkgeverslasten zijn de kosten die een werkgever (naast het loon) betaalt voor zijn werknemers: datgene wat u bovenop het loon van uw werknemer betaalt. De loonkosten variëren door persoonlijke afspraken met werknemers en door verplichtingen die in een cao of bedrijfstak zijn geregeld. In feite verplicht het Nederlandse systeem de werkgever om veel dingen voor uw personeel te betalen.

In Nederland zijn er twee soorten werkgeverslasten: vaste (verplichte) en aanvullende (facultatieve), die samen de totale werkgeverslasten vormen. Wij zetten ze voor u op een rij.

• Bruto maandsalaris
• Vakantiegeld (8%)
• Pensioenbijdrage (facultatief)
• Werknemersverzekeringen en bijdragen gezondheidszorg (± 20%)
• Onkostenvergoedingen

Wat kost een werknemer?

Op de loonstrook van een werknemer ziet u vaak alleen de bruto-netto berekening zodat u weet hoeveel salaris u aan de werknemer moet overmaken. Het salarispakket dat wij gebruiken biedt de mogelijkheid om de salariskosten inzichtelijk te maken. De kosten voor een werknemer worden verwerkt in de salarisadministratie. Expatax kan deze berekening voor u uitvoeren indien u de salarisadministratie aan ons uitbesteedt. Hierdoor kunnen wij u extra inzicht geven in de werkelijke kosten van uw personeel.

In dit artikel willen wij u echter al enig inzicht geven. U kunt eenvoudig uw werkgeverslasten berekenen om erachter te komen wat een werknemer precies kost. Daarbij is het een goed idee om elk onderdeel apart te berekenen en vervolgens bij elkaar op te tellen.

Indien u de bedragen niet afzonderlijk wilt optellen, geldt de vuistregel dat bovenop de loonkosten nog een bedrag tussen 20% en 35% moet worden opgeteld om tot de totale werkgeverslasten te komen.

Brutoloon

Het eerste, en grootste, deel van de kosten van een werknemer is het brutosalaris. Deze kosten verschillen van werknemer tot werknemer en worden in een contract vastgelegd. Wanneer iemand het over het brutoloon heeft, kan het bijvoorbeeld gaan om het brutoloon per uur, per week of per maand. Om een goede schatting van de kosten te krijgen, kunt u het beste uitgaan van het vaste bruto maandsalaris.

Merk op dat vaak een brutosalaris op basis van 40 uur wordt overeengekomen. In het geval van een parttime werknemer moet u het salaris aanpassen aan het aantal werkelijk gewerkte uren. Hieronder ziet u een voorbeeld op basis van een overeengekomen bruto maandsalaris van € 3.000 waarbij een werknemer 32 uur per week werkt:

Voorbeeld: (32/40) x € 3.000,00 = € 2.400,00

Vakantiegeld

Uw werknemers hebben recht op vakantiegeld. Bij de berekening van de exacte kosten van een werknemer, moet u hiermee rekening houden. Het vakantiegeld is wettelijk 8% van het brutosalaris (pro rata). U kunt ervoor kiezen om dit maandelijks rechtstreeks uit te betalen. De meeste organisaties kiezen ervoor om het vakantiegeld één keer per jaar in mei uit te betalen. Voor de kosten maakt het echter niet uit wanneer u het uitbetaalt.

Voorbeeld: € 2.400,00 x 8% = € 192,00

Pensioenbijdrage (facultatief)

Het is niet verplicht om een pensioenregeling voor uw werknemers te hebben als uw organisatie niet onder een collectieve arbeidsovereenkomst valt. Sommige werkgevers kunnen deze stap dus overslaan. Valt uw organisatie onder een cao of heeft u toch al een pensioenregeling voor uw werknemers? Dan kunt u het als volgt berekenen.

De werkgeversbijdrage varieert. Controleer dus het bedrag van de bijdrage die u als werkgever betaalt aan de pensioenregeling, bijvoorbeeld 10%. Houd ook rekening met de franchise, dat is het deel waarvoor geen premie hoeft te worden betaald. De voltijdfranchise (bijvoorbeeld € 15.000,00 op jaarbasis) wordt gedeeld door 12 en vermenigvuldigd met het deeltijdpercentage. In ons voorbeeld (€ 15.000,00/12)* (32/40) = € 1.000,00. Vervolgens berekent u de pensioenpremie over het bruto maandsalaris inclusief vakantiegeld minus de franchise.

Voorbeeld: (€ 2.400,00 + € 192,00 - € 1.000,00) x 10% = € 159,20

Werknemersverzekeringen en bijdragen voor gezondheidszorg

Als werkgever bent u verplicht bepaalde verzekeringen voor uw werknemers af te sluiten. Het gaat om de volgende werknemersverzekeringen en de Zorgverzekeringswet (Zvw):

• WW/AWf (werkloosheidsverzekering)
• WAO/WIA (arbeidsongeschiktheidsverzekering)
• WGA/ZW-flex (arbeidsongeschiktheids-/ziekteverzekering - afhankelijk van de bedrijfstak waarin u werkzaam bent)
• Zvw (bijdrage gezondheidszorg)

Let op: het kan zijn dat u een lage of hoge AWf-premie moet betalen. De AWf-premie is afhankelijk van het soort contract dat uw werknemer heeft. Over het algemeen geldt een lage AWf-premie bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd die niet oproepbaar is. De lage premie geldt ook als uw werknemer jonger is dan 21 jaar en maximaal 52 uur per maand werkt of als uw werknemer een bbl-opleiding volgt.

Hoe berekent u de premies werknemersverzekeringen & Zvw? De kosten voor deze premies liggen vaak gezamenlijk tussen 19% en 24% van het bruto salaris inclusief vakantiegeld minus de pensioenpremie.

Voorbeeld: (€ 2.400,00 + € 192,00 - € 159,20) x 20% = € 486,56

Onkostenvergoedingen

Het is belangrijk om ook de kosten die u maandelijks maakt buiten het salaris, het vakantiegeld en de premies mee te tellen. Denk aan reiskosten per kilometer, een treinkaartje of een telefoonvergoeding. Maak een lijst zodat u niets vergeet en bereken per werknemer wat deze kosten precies bedragen.

In het onderstaande voorbeeld biedt de werkgever een reiskostenvergoeding van € 150,00 per maand en een telefoonvergoeding van € 25,00 per maand.

Voorbeeld: € 150,00 + € 25,00 = € 175,00

Berekening werkgeverslasten

U hebt nu alle kosten per artikel berekend. Bij elkaar opgeteld zijn dit de kosten van een werknemer per maand:

Bruto salaris	€ 2.400,00
Vakantiegeld	€ 192.00
Pensioenbijdrage	€ 159.20
Werknemersverzekeringen en bijdragen voor gezondheidszorg	€ 486.56
Onkostenvergoedingen	€ 175
Totale werkgeverslasten	€ 3,412.76

Natuurlijk zijn er indirect meer kosten verbonden aan een (extra) werknemer. U moet bijvoorbeeld een werkplek inrichten voor uw werknemer, u biedt waarschijnlijk gratis drankjes aan zoals koffie of thee en u verzorgt de lunch. Is in het contract ook een telefoon, laptop of auto van de zaak opgenomen? Zo ja, dan zijn dit uiteraard extra kosten voor u als werkgever.

U kunt de kosten van ziekteverzuim verzekeren in verband met de loondoorbetalingsverplichting gedurende de eerste twee jaar van ziekte en er zijn andere verzekeringen die u voor uw personeel afsluit. Ook deze kosten kunnen in de berekening worden meegenomen.

Neem contact met ons op als u hulp nodig heeft met uw loonadministratie!