Transport- en reiskosten van uw werknemers in Nederland: belastingregels

Belasting op reiskostenvergoeding en bedrijfsauto

Vervoer en reiskosten

De meeste werknemers reizen voor hun werk. U kunt hierbij denken aan woon-werkverkeer (bijvoorbeeld naar kantoor), andere zakelijke reizen (bijvoorbeeld naar klanten) of reizen om uw werknemer op te leiden voor het werk. Als werkgever kunt u de kosten van deze reizen vergoeden. U kunt er ook op een andere manier voor zorgen dat uw werknemer deze reizen voor zijn werk kan maken, bijvoorbeeld door hem een auto of treinkaartjes ter beschikking te stellen.

In dit artikel vindt u informatie over vergoedingen en verstrekkingen voor reizen die uw werknemer voor zijn werk maakt. U vindt hier ook informatie over de verstrekking van vervoermiddelen, tickets, abonnementen en parkeerfaciliteiten.

Attentie!
Deze vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen zijn soms onderworpen aan specifieke vrijstellingen of nihilwaarderingen. In andere gevallen kunt u ervoor kiezen om de vergoeding, verstrekking of voorziening aan te laten merken als eindheffingsloon. De vergoeding, verstrekking of voorziening mag dan niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

De volgende onderwerpen zullen worden behandeld:

  • reizen met de eigen auto, motorfiets, bromfiets, fiets, enz. van de werknemer (zie paragraaf 1.1)
  • reizen met het openbaar vervoer (zie paragraaf 1.2)
  • reizen met een bedrijfsauto (zie paragraaf 1.3)
  • reizen met een bestelwagen van het bedrijf (zie paragraaf 1.4)
  • reizen met een ander door de maatschappij ter beschikking gesteld vervoermiddel (zie paragraaf 1.5)
  • reizen per taxi, boot of vliegtuig (zie paragraaf 1.6)
  • fietsen (zie paragraaf 1.7)
  • carpooling-regeling (zie paragraaf 1.8)
  • vervoer voor rekening van de werkgever (zie paragraaf 1.9)
  • parkeerfaciliteiten (zie paragraaf 1.10)
  • reiskosten voor periodieke familiebezoeken (zie paragraaf 1.11)
  • tijdelijk ander vervoer in verband met wegwerkzaamheden (zie paragraaf 1.12)

1.1 Reizen met de eigen auto, motorfiets, bromfiets, fiets enz. van de werknemer

Deze paragraaf gaat over de vergoeding van uw werknemer voor reizen die hij voor zijn werk maakt met een eigen vervoermiddel. Bijvoorbeeld met zijn eigen auto, motor of fiets, maar ook te voet. U vindt informatie over de volgende onderwerpen:

  • belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 1.1.1)
  • vaste vergoeding (zie paragraaf 1.1.2)
  • vergoeding van de totale autokosten (zie paragraaf 1.1.3)
  • vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen (zie paragraaf 1.1.4)
  • het beheer en de inhouding van de vergoedingen (zie paragraaf 1.1.5)
  • vergoeding voor oplaadpunten en elektriciteit voor elektrische auto's (zie paragraaf 1.1.6)

Voor meer informatie over het vergoeden of verstrekken van een fiets, zie paragraaf 1.7.

1.1.1 Belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer

Uw werknemer gebruikt zijn of haar eigen vervoermiddel om voor het werk te reizen. U mag uw werknemer voor deze reizen een belastingvrije vergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling. Als u aan de voorwaarden voldoet, gaat de fiscus ervan uit dat u de vergoeding tot en met het maximum van € 0,19 per kilometer aanmerkt als eindheffingsloon. Het maakt daarbij niet uit of uw werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon-werkverkeer of voor andere zakelijke ritten.

En het maakt niet uit met welk privé-vervoermiddel uw werknemer reist. Woont uw werknemer bijvoorbeeld 8 kilometer van zijn werk en reist hij elke dag naar zijn werk, dan mag u maximaal € 3,04 (€ 0,19 x 16) per dag belastingvrij vergoeden. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Onder werkverkeer vallen ook de kilometers die uw werknemer tijdens een werkdag reist tussen de werkplek en zijn woning, bijvoorbeeld de kilometers voor de lunch thuis.

De belastingvrije som van € 0,19 per kilometer is niet van toepassing op:

  • kilometers die om privéredenen worden gereden (bv. om een kind naar de crèche te brengen)
  • een vergoeding voor (delen van) reizen waarvoor u voor vervoer zorgt (zie paragraaf 1.9)

Voorbeeld 1
Uw werknemer reist voor zijn werk van maandag tot en met woensdag met uw personeelsbus van de opstapplaats naar een vaste plaats. Hij reist met zijn eigen auto van zijn woning naar de opstapplaats (afstand 9 km). Op donderdag en vrijdag reist hij met zijn eigen auto van zijn woning naar deze vaste plaats (afstand 42 kilometer), omdat de personeelsbus op die dagen niet beschikbaar is. Op vrijdag moet hij een omweg van 10 kilometer maken om zijn kind naar de crèche te brengen.

U kunt uw werknemer dan de volgende onbelaste reiskostenvergoeding betalen:
- Maandag t/m woensdag: 3 dagen x 18 kilometer x € 0,19 = € 10,26
- Donderdag en vrijdag: 2 dagen x 84 kilometer x € 0,19 = € 31,92

Omdat de omrijkilometers op vrijdag privé zijn, is een vergoeding hiervoor het loon van uw werknemer. U kunt dit loon ook aangeven als eindheffingsloon.

Voorbeeld 2
U hebt uw werknemer voor het hele jaar 2021 een auto van de zaak ter beschikking gesteld. Hij heeft ook een eigen auto. Hij rijdt in 2021 400 zakelijke kilometers met zijn eigen auto. Als uw werknemer zijn eigen auto gebruikt, mag u hem toch een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer betalen. U moet dan wel aannemelijk maken dat uw werknemer de door u ter beschikking gestelde auto van de zaak niet heeft gebruikt voor deze zakelijke kilometers.

1.1.2 Vaste vergoeding

U kunt uw werknemer een vaste belastingvrije vergoeding (gerichte vrijstelling) geven als hij voor zijn werk naar een vaste plaats reist. U moet dan wel aan de voorwaarden voldoen (LINK).

Attentie!
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rond de coronacrisis tot een verandering in hun reispatroon. Die verandering kan betekenen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk moet meetellen voor het belastbare loon. Voor bepaalde vaste reiskostenvergoedingen geldt een goedkeuring tot 1 juli 2021.

U kunt het bedrag van de vaste vergoeding baseren op het aantal keren per jaar dat uw werknemer waarschijnlijk dienstreizen zal maken en de duur van die reizen. U zult de vergoeding moeten aanpassen als de omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld als uw werknemer verhuist of minder dagen gaat werken.

U kunt het bedrag van de vaste belastingvrije som ook bepalen volgens een praktische methode. U kunt dan kiezen uit 2 methoden.

Methode 1

Een werknemer reist vermoedelijk 5 dagen per week naar een vaste arbeidsplaats, gedurende ten minste 36 weken (70% van 52 weken). Indien de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar aanvangt of eindigt, kan worden uitgegaan van 70% van het aantal te verwachten volledige weken in dat jaar. Voor de berekening van de vaste belastingvrije som kan worden uitgegaan van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kort verzuim wegens vakantie, ziekte en verlof. Als u kunt aantonen dat het aantal dagen ten minste 25% hoger is dan 214 dagen (dus ten minste 268 reisdagen naar een vaste standplaats), mag u uitgaan van het hogere aantal dagen.

U vermenigvuldigt het aantal werkdagen met het totaal aantal kilometers per dag. Het totaal aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt u met de belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt u de uitkomst door 12 of 52.

U mag deze methode ook toepassen voor werknemers die minder dan 5 dagen per week naar een vaste locatie reizen, bijvoorbeeld als ze deeltijds werken. In dat geval maakt u de berekening op evenredige basis. Als een werknemer bijvoorbeeld waarschijnlijk 3 dagen per week naar een vaste plaats reist, vermenigvuldigt u het resultaat van de berekening met 3/5.

U mag de forfaitaire reiskostenvergoeding doorbetalen gedurende maximaal 6 aaneengesloten weken waarin uw werknemer afwezig is. Als u verwacht dat uw werknemer langere tijd afwezig zal zijn, mag u de vaste belastingvrije reiskostenvergoeding nog betalen in de lopende en de volgende kalendermaand. Daarna mag u de reiskostenvergoeding pas weer uitbetalen vanaf de maand volgend op de maand waarin de werknemer weer aan het werk gaat.

Voorbeeld
Een werknemer heeft griep en meldt zich op 20 maart ziek. Hij is net een week terug op het werk, wanneer hij op 5 april van de trap valt en zijn been breekt. Als gevolg daarvan zal de werknemer zijn werk waarschijnlijk meer dan 3 maanden niet kunnen doen. Op 5 augustus is de werknemer hersteld en hervat hij zijn werk.

Op 20 maart is er een korte afwezigheid; u mag de vaste reiskostenvergoeding belastingvrij doorbetalen. Op 5 april is langdurige afwezigheid te verwachten. U mag dan de vaste reiskostenvergoeding over april en mei nog belastingvrij uitbetalen. Daarna, tot augustus, de maand waarin de werknemer weer gaat werken, is de vaste reiskostenvergoeding belast als loon van de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon. Pas vanaf 1 september kan de werknemer weer een belastingvrije vaste reiskostenvergoeding krijgen.

Attentie!
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rond de coronacrisis tot een verandering in hun reispatroon. Die verandering kan betekenen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk moet meetellen voor het belastbare loon. Voor bepaalde vaste reiskostenvergoedingen geldt een goedkeuring tot 1 juli 2021.

Nacalculatie

Bij een enkele reis van meer dan 75 kilometer van huis of woonplaats naar een vaste plaats voor het werk is nacalculatie verplicht. Daarbij moet u vaststellen of de vaste reiskostenvergoeding overeenkomt met het werkelijke aantal kilometers woon-werkverkeer in het kalenderjaar vermenigvuldigd met de door u betaalde kilometervergoeding (maar niet meer dan € 0,19 per kilometer). Bij variabele kilometervergoedingen kan sprake zijn van saldering (zie paragraaf 1.1.4). Een te hoog deel van de vergoeding moet worden opgenomen in het loon of moet door uw werknemer aan u worden terugbetaald. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

De nacalculatie vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar, of in de loonperiode na de maand waarin de dienstbetrekking eindigt, indien deze in de loop van het kalenderjaar plaatsvindt. Een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie is ook toegestaan voor regelmatige reizen naar andere plaatsen dan de vaste plaats waar de werknemer werkt.

Methode 2

Als uw werknemer niet altijd naar een vaste plaats reist om te werken, kunt u de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een andere methode vaststellen. Voor methode 2 gelden de volgende uitgangspunten:

  • U betaalt een belastingvrije reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
  • U baseert de vergoeding op 214 werkdagen per kalenderjaar. Dit aantal is inclusief incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatical leave en zorgverlof.
  • Uw werknemer reist op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste locatie. Zo kan een werknemer die 5 dagen of meer per week werkt, maximaal 2 dagen per week thuiswerken met behoud van de vaste belastingvrije reiskostenvergoeding.

In de volgende situaties moet u het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) pro rata toepassen:

  • Uw werknemer werkt minder dan 5 dagen per week.
  • De tewerkstelling begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar.
  • De reisafstand van uw werknemer verandert, bijvoorbeeld door overplaatsing of verhuizing.
  • U geeft geen vaste belastingvrije reiskostenvergoeding meer.

Voorbeeld 1
Uw werknemer werkt 2 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plaats voor zijn werk bedraagt 25 kilometer. De vaste belastingvrije reiskostenvergoeding voor het hele kalenderjaar is dan maximaal 85 dagen (2/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 813,20. U kunt uw werknemer voor deze reizen een vaste belastingvrije vergoeding van € 67,77 per maand betalen, als hij in het kalenderjaar op ten minste 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste plaats reist.

Voorbeeld 2
Uw werknemer werkt 5 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plaats voor zijn werk is 25 kilometer. De vaste belastingvrije reiskostenvergoeding voor het hele kalenderjaar is dan maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Dit is € 169,42 per maand.

Uw werknemer wordt op 15 juli voor langere tijd ziek. Per 1 september stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer in de periode januari tot en met augustus op ten minste 85 dagen (8/12 x 128 dagen) en in december op ten minste 10 dagen (1/12 x 128 dagen) naar de vaste standplaats reizen om in aanmerking te komen voor de vaste belastingvrije vergoeding van € 169,42 per maand. Voldoet uw werknemer niet aan deze voorwaarde, dan mag u maximaal € 0,19 per werkelijk afgelegde woon-werkkilometer belastingvrij vergoeden. Voor te veel gegeven forfaitaire onbelaste vergoedingen moet u correcties aangeven op uw aangifte loonheffingen. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1.1.3 Vergoeding van de totale autokosten

Als u bent overeengekomen om de totale kosten (inclusief afschrijving) van de eigen auto van uw werknemer te vergoeden, gelden dezelfde regels als voor een auto die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld. Hetzelfde geldt ook voor een auto die uw werknemer heeft geleased en waarvan u de kosten vergoedt. Het maakt niet uit of uw werknemer u al dan niet een vergoeding betaalt voor het privégebruik van de auto (zie paragraaf 1.3 en 1.4).

1.1.4 Vergoeding hoger dan € 0,19 per kilometer en andere vergoedingen

Als u uw werknemer meer dan € 0,19 per kilometer vergoedt voor het reizen met het eigen vervoermiddel, wordt het meerdere belast als loon van de werknemer. U kunt dit loon echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Variabele kilometervergoeding

Bij variabele kilometervergoedingen mag u het gemiddelde nemen van de kilometervergoedingen die per werknemer worden betaald om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,19 per kilometer. Dit mag alleen als u schriftelijk heeft vastgelegd dat hogere kilometervergoedingen ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor u een lagere kilometervergoeding dan € 0,19 heeft gegeven. U kunt de regeling bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst of uw vergoedingsregeling.

U berekent het gemiddelde van de hogere en de lagere kilometervergoeding vóór de laatste aangiftedatum van het kalenderjaar. Want als er sprake is van loon, moet u dat loon in die aangifte opgeven. U mag dit loon echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar eindigt, berekent u het gemiddelde over de periode waarin de dienstbetrekking eindigt vóór de uiterste datum van de aangifte. Als er sprake is van loon, moet u dat loon in die aangifte aangeven. U mag dit loon echter ook opgeven als eindheffingsloon.

Voorbeeld
In 2021 betaalt u uw werknemer de volgende kilometervergoedingen voor reizen voor het werk:
- 3.000 km tegen € 0,30 per km = € 900
- 1.000 km aan € 0,10 per km = € 100
- kilometervergoeding: € 900 + € 100 = € 1.000

Berekening van het salaris in december 2021:

- terugbetaald in 2021: € 1.000
- belastingvrij terug te betalen in 2021: 4.000 km aan € 0,19 per km = € 760
- salaris: € 1.000 - € 760 = € 240

Andere vergoedingen

Vergoedingen voor reiskosten die u bovenop de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn loon. Het gaat bijvoorbeeld om vergoedingen voor parkeer- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage van de auto, voor extra brandstofverbruik door een aanhanger of voor schade aan de auto.

Vervoer per veerboot
U kunt de werkelijke kosten van vervoer per veerboot vergoeden als dit vervoer openbaar vervoer is (zie paragraaf 1.2). In dat geval betaalt u geen vergoeding van € 0,19 per kilometer voor de afstand per veerboot. Als het vervoer per veerboot geen openbaar vervoer is, wordt de vergoeding die u betaalt naast de € 0,19 per kilometer belast als loon.

Parkeren bij de woning of werkplek van de werknemer

In welke gevallen de parkeertoelage salaris is, kunt u lezen in paragraaf 1.10.

Attentie!
Voldoet de vergoeding of verstrekking van navigatieapparatuur aan het noodzakelijkheidscriterium? Zo ja, dan is er sprake van een specifieke vrijstelling.

1.1.5 Vergoedingen beheren en inhouden

U moet de gegevens over de onkostenvergoeding voor reizen van uw werknemer met een eigen vervoermiddel naar een vaste plaats van tewerkstelling bewaren bij de loonadministratie. Ook moet u gegevens bewaren over de onkostenvergoeding voor incidentele reizen van de werknemer met een eigen vervoermiddel. Per werknemer houdt u het aantal kilometers bij waarvoor u per betalingsperiode een vergoeding hebt toegekend. Om de belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer aannemelijk te maken, is het verstandig om per reis de afgelegde route en het bezochte adres te noteren.

1.1.6 Toelage voor laadstations en elektriciteit voor elektrische auto's

U kunt een laadpaal bij uw werknemer thuis laten plaatsen of u kunt de kosten voor het plaatsen van een laadpaal vergoeden. Dat mag, zolang het past binnen de belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer die u aan de werknemer betaalt. Vergoedingen die u boven de € 0,19 per kilometer betaalt, zijn loon. Dit geldt ook voor de elektriciteit voor de auto en eventuele aanpassingen, zoals een extra groep in de meterkast en een meter om het verbruik te meten.

1.2 Reizen met het openbaar vervoer

Onder openbaar vervoer verstaan we personenvervoer volgens een dienstregeling die voor iedereen toegankelijk is. Dit kan vervoer per auto, bus, veerboot, trein, tram of metro zijn. Vervoer per taxi, boot of vliegtuig is geen openbaar vervoer. Hiervoor geldt een aparte verordening (zie paragraaf 1.6).

In deze paragraaf zullen wij de volgende onderwerpen bespreken:

  • vergoeding van kosten (zie paragraaf 1.2.1)
  • afgifte van vervoerbewijzen (zie paragraaf 1.2.2)
  • het beschikbaar stellen van tickets (zie paragraaf 1.2.3)
  • vervoer naar en van een station of halte (zie paragraaf 1.2.4)
  • reisaftrek voor de inkomstenbelasting (zie paragraaf 1.2.5)
  • stroomschema voor het openbaar vervoer (zie paragraaf 1.2.6)

1.2.1 Vergoeding van de kosten

U kunt de kosten van openbaar vervoer van uw werknemer belastingvrij vergoeden (gerichte vrijstelling). Als u aan de voorwaarden voldoet, gaat de fiscus ervan uit dat u deze vergoeding tot en met het maximumbedrag van de gerichte vrijstelling aanmerkt als eindheffingsloon. U heeft de volgende mogelijkheden:

  • Als uw werknemer op eigen kosten met het openbaar vervoer reist, mag u maximaal € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. U kunt er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden. Ook dit mag belastingvrij. U hoeft geen rekening te houden met een eventuele vertragingsvergoeding die de vervoerder aan uw werknemer geeft.
  • Reist uw werknemer deels met eigen vervoer en deels met het openbaar vervoer, dan mag u voor de gehele reisafstand een belastingvrije vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer. Ook mag u de werkelijke kosten van het openbaar vervoer belastingvrij vergoeden en daarnaast maximaal € 0,19 per kilometer voor reizen met eigen vervoer belastingvrij vergoeden.
  • U kunt uw werknemer een vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding geven als u kiest voor een vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 1.1.2).

Als u de werkelijke kosten voor het openbaar vervoer belastingvrij wilt vergoeden, moet u aantonen dat uw werknemer kosten heeft gemaakt voor het reizen met het openbaar vervoer. U bewaart bijvoorbeeld (kopieën van) vervoersbewijzen of overzichten van ritten en gemaakte kosten met de ov-chipkaart in uw administratie.

Attentie!
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rond de coronacrisis tot een verandering in hun reispatroon. Die verandering kan betekenen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk moet meetellen voor het belastbare loon. Voor bepaalde vaste reiskostenvergoedingen geldt een goedkeuring tot 1 juli 2021.

Vergoeding van een ov-chipkaart

Vergoedt u uw werknemer de aanschafkosten van een ov-chipkaart? Dan moet u de vergoeding optellen bij het loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Terugbetaling van een abonnement op het openbaar vervoer

Vergoedt u uw werknemer een abonnement op het openbaar vervoer, bijvoorbeeld een jaartrajectkaart of een jaarabonnement voor het openbaar vervoer? Of deze vergoeding belastingvrij is, hangt af van de kosten van de dienstreizen die de werknemer met het abonnement maakt. U kunt deze kosten op 2 manieren bepalen:

  • U maakt een afspraak met uw werknemer over nacalculatie.
  • Je maakt de kosten aannemelijk.

U maakt een afspraak met uw werknemer over nacalculatie
Binnen 1 maand na het einde van de geldigheid van het OV-abonnement bepalen u en uw werknemer het zakelijk gebruik van het abonnement met nacalculatie. Het zakelijk gebruik van het abonnement kunt u vaststellen door alle kosten op te tellen die de zakelijke ritten zonder het abonnement zouden hebben gekost. Als de kosten van het zakelijk gebruik lager zijn dan de vergoeding die u aan de werknemer heeft betaald, moet de werknemer het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook met uw werknemer afspreken dat het resterende bedrag loon is voor de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 1
U vergoedt een jaarkaart voor het openbaar vervoer van € 6.000. De prijs van de dienstreizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 8.000. In dat geval is de vergoeding van de OV-kaart volledig belastingvrij.

Voorbeeld 2
U vergoedt een jaarkaart voor het openbaar vervoer van € 6.000. De prijs van de dienstreizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. In dat geval is € 4.000 belastingvrij en € 2.000 belast loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

U maakt de kosten van zakelijk gebruik aannemelijk
De vergoeding is alleen belastingvrij als u kunt aantonen dat de kosten van zakenreizen ten minste even hoog zijn als de kosten van de openbaarvervoerkaart. U kunt de volgende methoden gebruiken om deze kosten aannemelijk te maken:

  • U berekent de kosten van de zakenreizen in 1 maand. In dat geval moeten deze kosten minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement.
  • U berekent de kosten van zakenreizen over een periode van 6 maanden of meer. In dat geval moeten deze kosten ten minste de helft bedragen van de kosten van het abonnement in de eerste 6 maanden.

Terugbetaling van een kortingsabonnement
Geeft u uw werknemer een kortingsabonnement? Of deze vergoeding belastingvrij is, hangt af van de hoogte van de kosten van de zakenreizen die de werknemer met het kortingsabonnement maakt:

  • Is de prijs van het kortingsabonnement lager dan de korting op zakenreizen? Dan is de terugbetaling van het kortingsabonnement belastingvrij.
  • Is de prijs van het kortingsabonnement hoger dan de korting op zakenreizen? In dat geval is het verschil tussen de prijs van het kortingsabonnement en de korting het belaste loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aangeven als eindheffingsloon.

1.2.2 Terbeschikkingstelling van tickets

Uw werknemer kan voor zakelijke doeleinden en voor het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer reizen met vervoersbewijzen die u hem verstrekt. U kunt losse vervoerbewijzen of vervoerbewijzen voor het openbaar vervoer verstrekken. In dat geval is er sprake van door de werkgever ter beschikking gesteld vervoer (zie paragraaf 1.9).

U mag de tickets belastingvrij aan uw werknemer verstrekken (gerichte vrijstelling) als u de tickets aanwijst als eindheffingsloon, bijvoorbeeld door ze in uw administratie op te nemen als eindheffingsloon. Uw werknemer heeft geen reiskosten, dus u mag hem geen belastingvrije reiskostenvergoeding geven. Wel kunt u een belastingvrije vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor reizen die niet onder de vervoersbewijzen vallen, bijvoorbeeld reizen van en naar het station of de bus- of tramhalte (zie paragraaf 1.2.4).

Het aanbieden van een kortingsabonnement

Geeft u uw werknemer een kortingsabonnement? Of deze verstrekking belastingvrij is, hangt af van de hoogte van de kosten van de zakenreizen die de werknemer met het kortingsabonnement maakt:

  • Is de prijs van het kortingsabonnement lager dan de korting op zakenreizen? Dan is de verstrekking van het kortingsabonnement belastingvrij.
  • Is de prijs van het kortingsabonnement hoger dan de korting op zakenreizen? Dan is het verschil tussen de prijs van het kortingsabonnement en de korting het belaste loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Het aanbieden van een abonnement op het openbaar vervoer

Verstrekt u uw werknemer een abonnement op het openbaar vervoer, bijvoorbeeld een jaartrajectkaart of een OV-jaarkaart? Of deze verstrekking belastingvrij is, hangt af van de kosten van de zakelijke ritten die de werknemer met het abonnement maakt. U kunt deze kosten op 2 manieren bepalen:

  • U maakt een afspraak met uw werknemer over nacalculatie.
  • Je maakt de kosten aannemelijk.

U maakt een afspraak met uw werknemer over nacalculatie
Binnen 1 maand na afloop van de geldigheidsduur van het OV-abonnement stellen u en uw werknemer het zakelijk gebruik van het abonnement vast met nacalculatie. Als de kosten van het zakelijk gebruik lager zijn dan de kosten van het abonnement, moet de werknemer het verschil aan u terugbetalen. U kunt ook met uw werknemer afspreken dat het eventueel resterende bedrag loon is voor de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld 1
U verstrekt een openbaarvervoerkaart van € 6.000. De prijs van de zakenreizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, bedraagt € 8.000. In dat geval is de verstrekking van de OV-kaart volledig belastingvrij.

Voorbeeld 2
U verstrekt een openbaarvervoerkaart van € 6.000. De prijs van de dienstreizen waarvoor de werknemer de kaart gebruikt, is € 4.000. In dat geval is € 4.000 belastingvrij en € 2.000 belast loon van de werknemer. U kunt dit loon echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

U maakt de kosten van zakelijk gebruik aannemelijk

De verstrekking is alleen belastingvrij als u kunt aantonen dat de waarde van de zakenreizen ten minste even hoog is als de kosten van de openbaarvervoerkaart. U kunt de volgende methoden gebruiken om deze waarde aan te tonen:

  • U berekent de waarde van de zakenreizen in 1 maand. In dat geval moet de waarde minstens even hoog zijn als 1/12 van de kosten van het abonnement.
  • U berekent de waarde van de zakenreizen over een periode van 6 maanden of meer. In dit geval moet de waarde in de eerste 6 maanden ten minste de helft van de kosten van het abonnement bedragen.

1.2.3 Terbeschikkingstelling van tickets

Uw werknemer kan voor zakelijke doeleinden en voor het woon-werkverkeer reizen met het openbaar vervoer met vervoersbewijzen die u hem ter beschikking stelt.

U kunt de volgende tickets belastingvrij aan uw werknemer ter beschikking stellen:

  • abonnementen openbaar vervoer (waardering nihil)
  • kortingsabonnementen die recht geven op een korting van maximaal 50% op standaardtarieven (nihilwaardering).
  • enkele reis voor zakenreizen (gerichte vrijstelling)

Woon-werkverkeer is ook zakelijk verkeer.

Stel een abonnement op het openbaar vervoer beschikbaar

Stelt u een abonnement op het openbaar vervoer ter beschikking van uw werknemer? Dan moet u beoordelen of u iets bij het salaris moet optellen. U hoeft niets bij het loon op te tellen als uw werknemer het OV-abonnement (ook) gebruikt voor reizen voor het werk.

Als uw werknemer de OV-pas niet gebruikt voor zakelijke reizen, wordt de factuurwaarde belast als loon van de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Een abonnement op het openbaar vervoer dat u ter beschikking stelt, kan op naam van uw werknemer staan.

Maak een kortingsabonnement beschikbaar

Stelt u uw werknemer een kortingsabonnement ter beschikking dat recht geeft op een korting tot 50% op de standaardtarieven? Dan hoeft u niets bij het loon op te tellen als uw werknemer deze kaart (ook) gebruikt voor reizen voor het werk. Bovendien mag u alleen de gereduceerde prijs van zakelijke treinreizen belastingvrij vergoeden.

Wijziging van omstandigheden: voorziening niet langer belastingvrij

Het OV-abonnement dat u belastingvrij ter beschikking stelt, kan overgaan in belast loon als de reisomstandigheden van de werknemer drastisch veranderen en u ervoor kiest het abonnement voort te zetten. Bijvoorbeeld:

  • Uw werknemer krijgt een auto van de zaak en gebruikt die voor zakelijke reizen.
  • U of uw werknemer verhuist, waardoor uw werknemer het abonnement of de kaart niet meer gebruikt voor zakelijke reizen.
  • De arbeidsrelatie met uw werknemer eindigt.

Als uw werknemer gebruik mag blijven maken van uw OV-abonnement, wordt de factuurwaarde van het abonnement dat nog niet is ingegaan, belast als loon van uw werknemer. U kunt het loon echter ook aanwijzen als eindheffingsloon. Voor een OV-abonnement dat al is ingegaan, wordt de waarde in het economische verkeer belast als loon van de werknemer. Maar u mag het loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Stel individuele tickets voor zakenreizen beschikbaar

Uw werknemer kan voor zakelijke reizen en voor woon-werkverkeer met het openbaar vervoer reizen met aparte vervoerbewijzen die u hem ter beschikking stelt. In dat geval is er sprake van vervoer voor rekening van de werkgever (zie paragraaf 1.9). U mag de tickets belastingvrij aan uw werknemer ter beschikking stellen (gerichte vrijstelling). Als u aan de voorwaarden voldoet, gaat de fiscus ervan uit dat u de terbeschikkingstelling heeft aangewezen als eindheffingsloon. Uw werknemer heeft geen reiskosten, dus u mag hem geen belastingvrije reiskostenvergoeding geven. Wel kunt u een belastingvrije vergoeding geven van maximaal € 0,19 per kilometer voor ritten die niet onder de vervoersbewijzen vallen, bijvoorbeeld ritten van en naar het station of de bus- of tramhalte (zie paragraaf 1.2.4).

1.2.4 Vervoer naar en van een station of halte

Voor het reizen met een eigen vervoermiddel van uw werknemer van zijn woning of een vaste standplaats naar bijvoorbeeld een station of bus- of tramhalte mag u maximaal € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden (zie paragraaf 1.1.1). Als u gebruik maakt van een taxi, mag u de werkelijke taxikosten belastingvrij vergoeden (zie paragraaf 1.6).

1.2.5 Reisaftrek voor inkomstenbelasting

Als uw werknemer voor zijn werk met het openbaar vervoer reist, kan hij recht hebben op de reisaftrek voor de inkomstenbelasting. Dit is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

  • U geeft uw werknemer geen kaartjes.
  • Uw werknemer reist minstens één keer per week of 40 keer per kalenderjaar met het openbaar vervoer naar het werk.

Uw werknemer vermindert het bedrag van de reisaftrek met de reiskostenvergoeding die u betaalt. Verder moet uw werknemer een verklaring voor de reisaftrek aan de Belastingdienst kunnen overleggen. In de meeste gevallen is dit een OV-verklaring die het openbaar vervoerbedrijf aan uw werknemer heeft verstrekt.

Als uw werknemer niet met abonnementen reist, bijvoorbeeld omdat hij parttime werkt, kan hij toch in aanmerking komen voor de reisaftrek. Daarvoor moet hij een reisverklaring van u kunnen overleggen en bewijzen dat hij de reizen heeft gemaakt. Dit kan hij doen door de overzichten van de reizen met de ov-chipkaart en de kosten van die reizen te overleggen. Maakt uw werknemer geen gebruik van een ov-chipkaart, dan kan hij de losse kaartjes overleggen.

De door u ondertekende reisverklaring moet ten minste het volgende bevatten

  • uw naam en adres
  • de naam en het adres van uw werknemer
  • het aantal dagen per week waarop uw werknemer gewoonlijk met het openbaar vervoer naar het werk reist

1.2.6 Stroomschema openbaar vervoer

Gebruik dit stroomschema als uw werknemer met het openbaar vervoer reist om te bepalen of de vergoedingen, verstrekkingen of voorzieningen belast of vrijgesteld zijn.

1.3 Reizen met een bedrijfswagen

U kunt uw werknemer een auto van de zaak ter beschikking stellen. Als u dat doet, is dat vervoer voor rekening van de werkgever (zie paragraaf 1.9). In dat geval mag u uw werknemer geen belastingvrije kilometervergoeding betalen. De vergoeding die u betaalt, wordt dan belast als loon van de werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

U kunt uw werknemer een auto ter beschikking stellen die van u is. Maar u kunt ook een auto ter beschikking stellen die niet van u is. Dat is het geval in deze situaties:

  • U huurt of least een auto voor uw werknemer.
  • U gaat ermee akkoord dat u de totale kosten (inclusief afschrijving) van de eigen auto van uw werknemer vergoedt. Als uw werknemer in zijn eigen auto rijdt en u voor zakelijke ritten alleen € 0,19 per kilometer vergoedt, is er geen sprake van een door u ter beschikking gestelde auto.
  • U vergoedt alle kosten van een auto die uw werknemer zelf huurt of leaset.

Als uw werknemer u een bedrag terugbetaalt voor het privégebruik van de auto, dan is de auto in alle gevallen nog steeds een auto van de zaak die aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld.

Als uw werknemer de personenauto die u hem ter beschikking stelt, ook voor privédoeleinden mag of kan gebruiken, geldt voor het privégebruik een bijzondere regeling: de bijtelling. U stelt een auto voor privédoeleinden ter beschikking als uw werknemer zelf mag of kan bepalen voor welke ritten hij de auto gebruikt. Het is ook mogelijk dat een auto voor privédoeleinden ter beschikking wordt gesteld als u bijvoorbeeld een kilometerbeperking hanteert of als u verbiedt om met de auto naar het buitenland te reizen.

De regeling voor particulier gebruik is in het algemeen ook van toepassing op de terbeschikkingstelling van een bestelauto, maar er zijn ook specifieke regels voor deze voertuigen. Deze regels zijn te vinden in paragraaf 1.4.

Deze paragraaf behandelt de volgende onderwerpen:

  • regeling voor het privégebruik van een auto (bijkomend belastbaar voordeel) (zie paragraaf 1.3.1)
  • basis voor de bijtelling van auto voor privégebruik (zie paragraaf 1.3.2)
  • optelling van particulier autogebruik: percentages en uitgangspunten (zie paragraaf 1.3.3)
  • auto's zonder CO2-uitstoot (zie paragraaf 1.3.4)
  • toevoeging voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 0, maar niet meer dan 50 gram per kilometer (zie paragraaf 1.3.5)
  • toevoeging voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer (zie paragraaf 1.3.6)
  • optelling van privé-gebruik auto en eigen bijdrage werknemer (zie paragraaf 1.3.7)
  • privégebruik van auto's en weinig of geen betaling in contanten (zie paragraaf 1.3.8)
  • vergoedingen voor oplaadpunten en elektriciteit voor elektrische auto's (zie paragraaf 1.3.9)
  • gedurende een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking stellen (zie paragraaf 1.3.10)
  • in de loop van het kalenderjaar een auto ter beschikking stellen (zie paragraaf 1.3.11)
  • meer dan één auto tegelijk ter beschikking stellen (zie paragraaf 1.3.12)
  • auto's die zijn uitgerust en uitwendig herkenbaar zijn voor bepaalde diensten (zie paragraaf 1.3.13)
  • (collectieve) overeenkomst over geen privégebruik auto met de belastingdienst (zie paragraaf 1.3.14)
  • geen bijtelling voor maximaal 500 kilometer privégebruik (zie punt 1.3.15)
  • "Verklaring van geen privé-gebruik van de auto" (zie punt 1.3.16)
  • de "verklaring van geen privé-gebruik van de auto" te wijzigen of in te trekken (zie paragraaf 1.3.17)
  • ritregistratie (zie paragraaf 1.3.18)
  • ander bewijsmateriaal (zie paragraaf 1.3.19)
  • auto's ouder dan 15 jaar (zie paragraaf 1.3.20)
  • toevoeging van privégebruik auto voor de auto-industrie (zie paragraaf 1.3.21)
  • gevolgen van de toevoeging voor loongerelateerde regelingen (zie paragraaf 1.3.22)
  • de verwerking van het privégebruik van auto's in de loonbelastingaangifte (zie paragraaf 1.3.23)
  • stroomschema van het ter beschikking gestelde passagiersvoertuig (zie paragraaf 1.3.24)

1.3.1 Regeling voor het privégebruik van een auto (extra belastbaar voordeel)

Als u uw werknemer een auto van de zaak ter beschikking stelt die hij ook privé mag gebruiken, moet u een bedrag bij het loon optellen. Dit is de bijtelling voor het privégebruik van een auto. De bijtelling is loon in natura. U moet loonbelasting/premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen inhouden en de werkgeversheffing Zvw afdragen of de bijdrage Zvw inhouden.

Het kan voorkomen dat uw werknemer de ter beschikking gestelde auto een tijdlang niet gebruikt omdat hij tijdelijk arbeidsongeschikt is of zijn loopbaan onderbreekt. Ook in dat geval blijft de bijtelling voor het privégebruik van de auto van toepassing.

Attentie!
De bijtelling wordt altijd belast als loon van de werknemer. U kunt dit loon dus niet aanwijzen als eindheffingsloon. Er is één uitzondering: het deel van de bijtelling voor buitengewone beveiligingsmaatregelen (zie paragraaf 1.3.2) kan worden aangewezen als eindheffingsloon.

Zakelijke en privékilometers

Zakelijke kilometers zijn kilometers die uw werknemer voor zijn werk rijdt. Ook kilometers voor woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Onder woon-werkverkeer vallen ook de kilometers die uw werknemer tijdens een werkdag aflegt tussen de plaats van het werk en zijn woning, bijvoorbeeld kilometers voor de lunch thuis. Kilometers die uw werknemer om privéredenen van of naar het werk rijdt, bijvoorbeeld naar de crèche, zijn privékilometers.

Stand-by regeling
Als u kunt aantonen dat u uw werknemer een auto ter beschikking hebt gesteld voor wachtdiensten (een roulatiesysteem waarbij uw werknemer gedurende een bepaalde periode oproepbaar moet zijn), mag u alle kilometers tijdens deze wachtdienst als zakelijke kilometers aanmerken. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

  • Uw werknemer heeft geen invloed op de keuze van de auto.
  • Uw werknemer heeft een eigen auto die even geschikt is voor privégebruik als, of beter geschikt is dan, de auto van de zaak.
  • Uw werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats blijven.
  • U of uw werknemer houdt bij hoeveel kilometer hij tijdens de wachtdienst rijdt en voor welke plaats(en) hij wordt opgeroepen.

Maximaal 500 kilometer privégebruik: geen extra kosten

Als uw werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak, hoeft u onder bepaalde voorwaarden het privégebruik niet bij zijn loon op te tellen (zie paragraaf 1.3.15).

1.3.2 Grondslag voor de bijtelling voor privégebruik auto

U berekent de bijtelling (de waarde van het privégebruik) over de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto. In de grondslag zitten ook de kosten voor buitengewone beveiligingsmaatregelen, bijvoorbeeld kogelwerend glas, doorrijbanden en deur- of vloerbepantsering.

De grondslag wordt bepaald wanneer het registratienummer is toegekend.

Het registratienummer is in Nederland toegekend vóór 1 juli 2006.

De grondslag voor de bijtelling voor het privégebruik van auto's is de cataloguswaarde inclusief btw en de belasting van personenauto's en motorrijwielen (hierna: bpm). De grondslag is inclusief accessoires die 'af fabriek' of door de dealer of importeur zijn aangebracht vóór de datum waarop het kenteken is toegekend, ongeacht of u de auto al aan uw werknemer ter beschikking heeft gesteld of niet.

De basis voor de bijtelling voor privégebruik auto wordt als volgt berekend:

 Nettocatalogusprijs berekend door de fabrikant of de importeur
+door de dealer aangebrachte accessoires (vóór de datum van registratie)
+BTW
+bpm-bedrag vermeld op de kentekenplaat
=Grondslag voor het extra belastbare voordeel voor het privégebruik van een auto

Attentie!
Accessoires die waren vrijgesteld voor de bpm tellen ook mee voor de grondslag voor de bijtelling voor privégebruik auto. Voor auto's waarvan het kenteken vóór 1 januari 2003 is toegekend, tellen accessoires die op de dag van toekenning van het kenteken zijn aangebracht, ook mee.

Het registratienummer is in Nederland afgegeven op of na 1 juli 2006.

De grondslag voor de bijtelling voor het privégebruik auto is de cataloguswaarde inclusief btw en bpm. Accessoires die door of namens de fabrikant of de importeur zijn aangebracht vóór de datum van toekenning van het kenteken, tellen ook mee voor de grondslag van de bijtelling voor het privégebruik van de auto. Andere accessoires tellen niet mee, ook niet als ze vóór de datum van toekenning van het kenteken zijn gemonteerd.

De basis voor de bijtelling voor privégebruik auto wordt als volgt berekend:

 Nettocatalogusprijs berekend door de fabrikant of de importeur (inclusief toebehoren)
+BTW
+bpm-bedrag vermeld op de kentekenplaat
=Grondslag voor het extra belastbare voordeel voor het privégebruik van een auto

Catalogus prijzen auto's in online databank RDW

U kunt de catalogusprijzen van auto's vinden in een online databank van de Dienst Wegverkeer (RDW). In deze databank registreert de RDW de catalogusprijzen van auto's die vanaf 1 januari 2005 voor het eerst op kenteken zijn gezet. U kunt de databank vinden op rdw.nl.

Voor auto's die ouder zijn, maar minder dan 15 jaar oud, kunt u de historische prijslijsten van de officiële importeurs gebruiken.

Auto's ouder dan 15

Vanaf het moment dat de ter beschikking gestelde auto ouder is dan 15 jaar, vormt de economische waarde van de auto de basis voor de berekening van de bijtelling voor privégebruik auto (zie paragraaf 1.3.20).

Ingevoerde gebruikte auto's en datum van eerste toelating

Voor een geïmporteerde gebruikte auto geldt de Nederlandse catalogusprijs op de datum waarop de auto voor het eerst op de weg is toegelaten (in het buitenland). Deze datum staat vermeld in het kentekenregister van de RDW. Dit betekent dat de catalogusprijs van een ingevoerde auto gelijk is aan de catalogusprijs van een auto die voor het eerst als nieuwe auto in Nederland is gebruikt.

1.3.3 Toevoeging particulier autogebruik: percentages en uitgangspunten

Welk bijtellingspercentage u moet hanteren, hangt af van de CO2-uitstoot van de auto en van de datum van 1e toelating of 1e registratie van de auto. Wij leggen deze begrippen hieronder uit.

De algemene bijtellingspercentages voor het privégebruik van de auto zijn:

  • 22% voor auto's met een datum van eerste toelating op of na 1 januari 2017
  • 25% voor auto's met een datum van eerste toelating vóór 1 januari 2017
  • 35% voor auto's ouder dan 15 jaar

Indien een korting van toepassing is, geldt een van de volgende verlaagde percentages: 0%, 4%, 7%, 8%, 11%, 12%, 14%, 15%, 20% of 21%. Voor 2021 gelden de verlaagde tarieven van 4%, 7% en 8% voor elektrische auto's niet meer voor de volledige grondslag. Dit betreft elektrische auto's met een datum van eerste toelating:

  • in 2014 of eerder
  • in 2015, zodra de periode van 60 maanden is verstreken
  • op of na 1 januari 2019

Zie paragraaf 1.3.4.

U past het toepasselijke percentage toe op de grondslag voor de bijtelling voor privégebruik auto (zie paragraaf 1.3.2). Per loonperiode telt u dan een tijdsevenredig deel van de bijtelling voor privégebruik auto bij het loon van uw werknemer op. Als u het kortingspercentage in de loop van het kalenderjaar niet meer kunt gebruiken, dan past u het kortingspercentage tot dat moment toe en daarna het algemene percentage. U maakt dus 2 berekeningen om te bepalen wat u per loonperiode moet bijtellen (zie voorbeeld 1 hieronder).

Datum van eerste toelating

De datum van 1e toelating is de datum waarop het voertuig (waar ook ter wereld) voor het eerst op de weg is toegelaten. Vanaf 1 januari 2017 is de datum van 1e toelating, naast de CO2-uitstoot, bepalend voor het bijtellingspercentage dat u moet hanteren. U vindt de datum van 1e toelating op het kentekenbewijs en op rdw.nl wanneer u het kenteken van de auto invoert.

Datum van eerste inschrijving

Naast de CO2-uitstoot bepaalt de datum 1e tenaamstelling het bijtellingspercentage dat moet worden gehanteerd voor auto's met een datum 1e tenaamstelling vóór 1 januari 2017. De datum eerste tenaamstelling is de datum waarop het kenteken van de auto voor het eerst wordt geregistreerd in het Nederlandse kentekenregister.

De datum van eerste inschrijving vindt u op het kentekenbewijs ("datum van eerste inschrijving in Nederland") en op rdw.nl als u het kentekennummer van de auto invoert ("datum van eerste afgifte in Nederland").

Op het kentekenbewijs en op rdw.nl vindt u ook de datum waarop de auto voor het laatst op kenteken is gezet ('datum van tenaamstelling'). Deze datum is niet van belang voor de bijtelling.

CO2-emissiegrenswaarden

De CO2-uitstoot van een auto is bepalend voor de hoogte van de bijtelling:

  • in het kentekenregister van de Dienst Wegverkeer (RDW)
  • op het zogenaamde conformiteitscertificaat (u kunt dit certificaat opvragen bij de fabrikant of de importeur)
  • op het milieulabel van de auto
  • in het brandstofverbruiksboekje dat de RDW elk jaar uitgeeft (u vindt dit boekje op rdw.nl).

Voorbeeld 1
De grondslag voor de bijtelling voor een auto met een CO2-uitstoot van meer dan 60 gram per kilometer en een datum van 1 februari 2016 is € 30.000. Het bijtellingspercentage is 14% tot en met februari 2021 en 25% vanaf 1 maart 2021 (zie paragraaf 1.3.6).

Bij een loontijdvak van een maand bedraagt de bijtelling over de eerste twee maanden € 1.050 (€ 30.000 x 21% x 2/12), dus € 525 per maand. Over de resterende maanden bedraagt de bijtelling € 6.250 (€ 30.000 x 25% x 10/12), ofwel € 625 per maand.

Overmatig privégebruik

Als de werkelijke waarde van het privégebruik duidelijk meer is dan de bijtelling op basis van het algemene bijtellingspercentage, is er sprake van bovenmatig privégebruik van de auto. U moet dan de hogere waarde van het privégebruik nemen. Als op het algemene bijtellingspercentage een korting van toepassing is, past u die korting toe op de grondslag en trekt u het resultaat af van de waarde van het privégebruik.

Voorbeeld 2
De grondslag voor de bijtelling voor een auto zonder CO2-uitstoot en met een datum van eerste toelating van 30 januari 2017 is € 40.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 13.000. Dit is meer dan de bijtelling op basis van het algemene bijtellingspercentage (22% x € 40.000 = € 8.800). Het verlaagde bijtellingspercentage is 4% (zie paragraaf 1.3.4). De korting op het algemene bijtellingspercentage is dus 18%. De bijtelling is dan € 13.000 - € 7.200 (18% van € 40.000) = € 5.800. Bij een loontijdvak van één maand is de bijtelling per loontijdvak 483,33 (€ 5.800 : 12).

Voorbeeld 3
De grondslag voor de bijtelling voor een auto zonder CO2-uitstoot en met een datum van eerste registratie van 1 mei 2017 is € 40.000. De werkelijke waarde van het privégebruik is € 13.000. Dit is meer dan de bijtelling op basis van het algemene bijtellingspercentage (25% x € 40.000 = € 10.000). Het verlaagde bijtellingspercentage is 4% (zie paragraaf 1.3.4). De korting op het algemene bijtellingspercentage is dus 21%. De bijtelling is dan € 13.000 - € 8.400 (21% van € 40.000) = € 4.600. Bij een loontijdvak van 4 weken is de bijtelling per loontijdvak € 353,85 (€ 4.600 : 13).

Attentie!
Het komt steeds vaker voor dat werkgevers een werknemer niet alleen een auto ter beschikking stellen, maar bijvoorbeeld ook een mobiliteitskaart. De werknemer kan dan zelf kiezen welk vervoermiddel hij voor zijn reis gebruikt. Als de werknemer voor zakelijke ritten gebruik maakt van het openbaar vervoer, heeft dat geen invloed op de hoogte van de bijtelling voor het privégebruik van de auto.

1.3.4 Extra belastingvoordeel voor auto's zonder CO2-uitstoot

Voor auto's zonder CO2-uitstoot met een motor die op waterstof kan rijden en voor elektrische auto's die volledig op batterijen rijden, geldt een korting op de bijtelling. Voor elektrische auto's wordt onderscheid gemaakt tussen elektrische auto's zonder en elektrische auto's met geïntegreerde zonnepanelen (zonnecelauto's). Zonnecelauto's hebben geïntegreerde zonnepanelen, waarbij de voor de aandrijving benodigde energie wordt opgeslagen in een accupakket dat geen lood bevat en de panelen een vermogen hebben van ten minste 1 kilowattpiek. Voor auto's zonder CO2-uitstoot is het bijtellingspercentage afhankelijk van de datum van 1e toelating:

Datum van eerste toelatingBijtellingspercentage in 2021
2021elektrische auto's:
- 12% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 40.000 of minder bedraagt
- 22% voor het gedeelte van de basis boven € 40.000
waterstofauto's en zonnecelauto's:
- 12% voor de gehele basis van de toevoeging
2020elektrische auto's:
- 8% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 45.000 of minder bedraagt
- 22% voor het gedeelte van de basis boven € 45.000
waterstofauto's:
- 8% voor de gehele basis van de toevoeging
2019elektrische auto's:
- 4% voor zover de grondslag voor de bijtelling € 50.000 of minder bedraagt
- 22% voor het gedeelte van de basis boven € 50.000
waterstofauto's:
- 4% voor de gehele basis van optelling
2018 of 20174% voor 60 maanden
De termijn van 60 maanden gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de eerste opname valt.
Vóór 1 januari 2017Het bijtellingspercentage hangt af van de datum van de eerste inschrijving. Kijk voor de percentages in de tabel hieronder.

Aanvullingspercentages op datum van 1e toelating vóór 1 januari 2017

Datum 1e inschrijvingBijtellingspercentage in 2021
20164% voor 60 maanden
De termijn van 60 maanden gaat in op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de eerste registratie valt. Na het verstrijken van de termijn van 60 maanden gedurende de rest van het jaar 12% indien de grondslag voor de bijtelling € 40.000 of lager is en 22% over het deel van de grondslag boven € 40.000.

Als u de auto aan een andere werknemer ter beschikking stelt of als de auto van eigenaar verandert, verandert het bijtellingspercentage niet.

Voorbeeld 1
U stelt uw werknemer een elektrische leaseauto (geen zonnecelauto) ter beschikking. De datum van 1e toelating is 1 februari 2021. De grondslag voor de bijtelling is € 85.000. Het loontijdvak van de werknemer is één maand. Hij betaalt u elke maand een eigen bijdrage van € 200.

De toevoeging per maand is dan:
(€ 40.000 x 12%) + ((€ 85.000 - € 40.000) x 22%) : 12) - € 1.225, minus € 200 = € 1.025

Voorbeeld 2
U stelt uw werknemer een elektrische leaseauto (geen zonnecelauto) ter beschikking. De datum van 1e toelating is 1 februari 2016. De datum van 1e bijtelling is 16 mei 2016. De grondslag voor de bijtelling is € 60.000. Het loontijdvak van de werknemer is één maand. Hij betaalt u elke maand een eigen bijdrage van € 50,-.

De toevoeging per maand voor januari tot mei 2020 zal dan zijn:
((€ 60.000 x 4%) : 12) - € 50 = € 150

De toevoeging per maand voor juni tot en met december 2020 is:
((€ 40.000 x 12%) : 12) + ((20.000 x 22%) : 12) - € 50 = € 767

Voorbeeld 3
U stelt uw werknemer een elektrische auto ter beschikking met geïntegreerde zonnepanelen (zonnecelauto). De 1e toelatingsdatum is 1 februari 2021. De grondslag voor de bijtelling is € 85.000. De loonperiode van de werknemer is één maand. Hij betaalt u een maandelijkse bijdrage van € 200.

De toevoeging per maand is dan:
((€ 85.000 x 12%) : 12) - € 200 = € 650

1.3.5 Toevoeging voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 0, maar niet meer dan 50 gram per kilometer

Voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 0, maar niet meer dan 50 gram per kilometer, is het bijtellingspercentage afhankelijk van de datum van 1e toelating:

Datum van eerste toelatingToevoegingspercentage in 2021
2021, 2020, 2019, 2018 of 201722%
Vóór 1 januari 2017Het bijtellingspercentage hangt af van de datum van de eerste inschrijving. Kijk voor de percentages in de tabel hieronder.

Aanvullingspercentages op datum van 1e toelating vóór 1 januari 2017

Datum 1e inschrijvingBijtellingspercentage in 2021
201615% voor 60 maanden
De termijn van 60 maanden gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de eerste registratie plaatsvindt.
2017, 2018, 2019, 2020 of 202125%

Als u de auto aan een andere werknemer ter beschikking stelt of als de auto van eigenaar verandert, verandert het bijtellingspercentage niet.

1.3.6 Verhoging voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer

Voor auto's met een CO2-uitstoot van meer dan 50 gram per kilometer is het bijtellingspercentage afhankelijk van de datum van eerste toelating:

Datum van eerste toelatingToevoegingspercentage in 2020
2021, 2020, 2019, 2018 of 201722%
Vóór 1 januari 2017Het bijtellingspercentage is afhankelijk van de datum van 1e registratie en van de CO2-uitstoot. Kijk voor de percentages in de tabel hieronder.

Aanvullingspercentages op datum van 1e toelating vóór 1 januari 2017

Datum 1e inschrijvingBrandstofCO2-uitstoot in gram per kilometerBijtellingspercentage in 2021
2016NA>50- ≤10621% voor 60 maanden
De termijn van 60 maanden gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de eerste registratie plaatsvindt.
>10625%
2017, 2018, 2019, 2020 of 2021NANA25%

1.3.7 Bijtelling privégebruik auto en eigen bijdrage werknemer

Een eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik die u op zijn nettoloon inhoudt, wordt op de bijtelling in mindering gebracht. Voorwaarden zijn dat de bijdrage bestemd is voor privégebruik en dat u dit vooraf met uw werknemer bent overeengekomen.

Voorbeelden van afspraken die u met uw werknemer kunt maken over eigen bijdragen zijn: parkeerkosten die de werknemer maakt, kosten voor accessoires die geen eigendom van de werknemer zijn of worden, een vast bedrag per gereden privékilometer en een eigen bijdrage in geval van schade. Voorwaarde is wel dat de schade niet het gevolg mag zijn van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van uw werknemer.

Attentie!
Uw werknemer mag een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto niet aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting.

Bij een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse, wordt alleen het bedrag dat de werknemer aan u betaalt voor het privégebruik in mindering gebracht op de bijtelling privégebruik auto. Als u met uw werknemer bent overeengekomen dat zijn hogere eigen bijdrage (excedentbijdrage) volledig bedoeld is als bijdrage voor het privégebruik, mag u de volledige bijdrage aftrekken. Maar als u en uw werknemer niets hebben afgesproken of iets anders hebben afgesproken, mag dit niet. Bijvoorbeeld als de werknemer ook een bijdrage moet betalen terwijl hij geen auto voor privégebruik heeft.

Verder moet u een onderscheid maken tussen betalingen aan u en betalingen aan derden. Als uw werknemer een bedrag aan derden betaalt, bijvoorbeeld voor het wassen van de auto in de wasstraat, verlaagt dit niet de bijtelling voor het privégebruik van de auto. De bijtelling wordt alleen lager als u met uw werknemer bent overeengekomen dat hij de betaling aan derden voor u of namens u verricht en u die betaling verrekent als bijdrage voor het privégebruik. In dat geval mag u de betaling niet vergoeden.

Attentie!
Een boete die uw werknemer u betaalt omdat hij de auto tegen uw verbod in privé heeft gebruikt, is geen eigen bijdrage voor privégebruik.

Het saldo van de bijtelling voor privégebruik auto en de eigen bijdrage voor privégebruik van uw werknemer mag op kalenderjaarbasis niet negatief zijn. U moet op het saldo loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw afdragen of bijdrage Zvw inhouden. In de aangifte loonheffingen vermeldt u de waarde van het privégebruik en de eigen bijdrage van uw werknemer (zie paragraaf 1.3.23).

Voorbeeld
U stelt uw werknemer een auto ter beschikking waarvan de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto € 24.000 bedraagt. Het loontijdvak is 1 maand en het bijtellingspercentage is 22%. Uw werknemer betaalt een eigen bijdrage voor het privégebruik van € 100 per maand. U telt dan voor elk loontijdvak bij zijn loon 1/12 x 22% x € 24.000 - € 100 (eigen bijdrage) = € 340.

Het kan voorkomen dat de eigen bijdrage in een loontijdvak meer is dan de bijtelling voor het privégebruik van een auto. In dat geval kan het saldo in dat loontijdvak negatief zijn, als het totale saldo op kalenderjaarbasis niet negatief is. Als aan het eind van het kalenderjaar blijkt dat er te veel eigen bijdrage is ingehouden, kan het zijn dat u een of meer correcties moet aanbrengen in de eerdere aangiften loonheffingen.

Voorbeeld
U stelt een auto ter beschikking aan uw werknemer. De loonperiode is 1 maand. De bijtelling voor het privégebruik van de auto bedraagt € 500 per maand. Uw werknemer betaalt u een eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto van € 560 per maand. In de aangifte loonheffingen over januari tot en met november heeft u rekening gehouden met € 500 privégebruik auto en € 560 eigen bijdrage van uw werknemer. In de aangifte over december ziet u dat er eind november een negatieve bijtelling is van 11 x € 500 - 11 x € 560 = € 660.

Op kalenderjaarbasis mag de totale bijtelling voor privégebruik auto niet negatief zijn. Dit moet u als volgt corrigeren:
- U neemt de eigen bijdrage niet in aanmerking in de belastingaangifte van december.
- U dient een correctie in voor november. U corrigeert de eigen bijdrage van € 560 naar € 400.

Schematisch overzicht van de maandelijkse verwerking

LoontijdvakToevoegingEigen bijdrage van de werknemerStuur correctieToevoeging (na correctie)Eigen bijdrage van de werknemer (na correctie)
Januari€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Februari€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Maart€ 500€ 560geen€ 500€ 560
April€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Mei€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Juni€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Juli€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Augustus€ 500€ 560geen€ 500€ 560
September€ 500€ 560geen€ 500€ 560
Oktober€ 500€ 560geen€ 500€ 560
November€ 500€ 560ja€ 500€ 400
December€ 500€ 0geen€ 500€ 0
totaal€ 6,000€ 6,160 € 6,000€ 6,000

1.3.8 Privégebruik van een auto en weinig of geen contante betaling

Als uw werknemer weinig of geen loon in geld ontvangt (bijvoorbeeld door onbetaald verlof), moet u ook alle loonheffingen over de bijtelling privégebruik auto betalen. U mag de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies zorgverzekering, als u die inhoudt, verhalen op uw werknemer (maar niet de premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing (Zvw). U kunt dit doen via een verrekening in het eerstvolgende loontijdvak. Doet u dit niet, dan kunnen zich 2 situaties voordoen:

  • U zult dit bedrag pas in een latere loonperiode terugvorderen. U geeft uw werknemer dan een lening voor dit bedrag totdat u de bedragen terugverdient. Het rentevoordeel over deze lening is loon voor uw werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
  • U krijgt dit bedrag niet meer terug van uw werknemer. Het bedrag wordt belast als nettoloon van uw werknemer. U moet deze uitkering omzetten in brutoloon. U kunt dit nettoloon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Werknemers met vakantiecheques

Er zijn speciale tabellen voor werknemers met vakantiebonnen, omdat deze werknemers tijdens de vakantieperiode geen loon ontvangen. Als u voor deze werknemers de bijtelling voor het privégebruik van de auto bij het loon moet optellen, moet u dat ook tijdens hun vakantie doen. Hierdoor is het bedrag aan loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw dat u op jaarbasis berekent, te laag. Om dit te voorkomen, mag u de bijtelling berekenen over het loontijdvak dat voorafgaat aan of volgt op de vakantieperiode. U mag de bijtelling ook verdelen over deze 2 loonperioden.

1.3.9 Vergoedingen voor oplaadpunten en elektriciteit voor elektrische auto's

U kunt een laadpaal laten plaatsen bij uw werknemer thuis of u kunt de kosten voor het plaatsen van een laadpaal vergoeden. Deze vergoedingen voor uw werknemer zijn al opgenomen in de bijtelling voor privégebruik en zijn geen loon. Dit geldt ook voor de elektriciteit voor de auto en de eventueel benodigde aanpassingen, zoals een extra groep in de meterkast en een meter om het verbruik te meten.

1.3.10 Terbeschikkingstelling van een auto gedurende een deel van het kalenderjaar

Stelt u uw werknemer voor een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking? Bijvoorbeeld omdat hij niet het hele kalenderjaar voor u werkt? In dat geval moet u de berekening voor het privégebruik van de auto tijdafhankelijk maken. Om te bepalen of uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt (zie paragraaf 1.3.15), moet u de gereden privékilometers omrekenen naar het aantal privékilometers dat uw werknemer in een heel kalenderjaar zou rijden.

Voorbeeld 1
Van 1 januari tot en met 31 maart stelt u een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling privégebruik van een auto van € 24.000. Voor deze auto geldt een bijtelling van 22%. In die periode rijdt uw werknemer 100 kilometer privé. Omgerekend naar een heel jaar zou uw werknemer 12/3 x 100 = 400 privékilometers rijden. U hoeft niets bij te tellen bij het loon, omdat uw werknemer op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.

Voorbeeld 2
In dezelfde periode rijdt uw werknemer geen 100, maar 200 kilometer privé. Omgerekend naar een heel jaar zou uw werknemer 12/3 x 200 = 800 kilometer privé rijden. Dat is meer dan 500 kilometer. Op kalenderjaarbasis is de bijtelling 22% van € 24.000 = € 5.280. Over de periode 1 januari tot en met 31 maart is de bijtelling voor privégebruik 3/12 x € 5.280 = € 1.320. Bij een loontijdvak van 1 maand bedraagt de bijtelling € 440 per maand.

Als u de auto in de loop van een kalendermaand ter beschikking stelt, wordt de bijtelling in die maand gebaseerd op het aantal kalenderdagen waarop de auto ter beschikking is gesteld.

Voorbeeld 3
U stelt vanaf 15 april een auto ter beschikking aan uw werknemer. U hebt een loontijdvak van één maand en de auto valt onder een bijtelling van 22%. De grondslag voor de bijtelling is € 20.000.

De bijtelling voor april bedraagt € 195,56 (22% x € 20.000 = € 4.400; € 4.400 x 1/12 = € 366,67 : 30 dagen = € 12,22; € 12,22 x 16 = € 195,56).

1.3.11 Een andere auto ter beschikking stellen in de loop van het kalenderjaar

Als u in de loop van het kalenderjaar een andere auto aan uw werknemer ter beschikking stelt, moet u de bijtelling berekenen als uw werknemer in dat jaar in totaal meer dan 500 kilometer privé rijdt (zie paragraaf 1.3.15). U moet de bijtelling voor elke auto op een tijdafhankelijke basis berekenen.

Voorbeeld 1
U stelt een auto ter beschikking van 1 januari tot en met 31 maart. In deze periode rijdt uw werknemer 50 kilometer privé met deze auto. Van 1 april tot en met 31 december stelt u een andere auto ter beschikking. Met deze auto rijdt uw werknemer 300 kilometer privé. U hoeft niets bij het loon op te tellen, omdat uw werknemer op kalenderjaarbasis in totaal 350 kilometer privé rijdt.

Voorbeeld 2
Van 1 januari tot en met 31 oktober verstrekt u een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Van 1 november tot en met 31 december krijgt uw werknemer een auto met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Voor beide auto's geldt een bijtelling van 22%. In de periode 1 januari tot en met 31 oktober rijdt uw werknemer 450 kilometer privé. In de periode 1 november tot en met 31 december rijdt hij 100 kilometer privé. In totaal rijdt hij in dat kalenderjaar 550 privékilometers.

Op kalenderjaarbasis bedraagt de bijtelling voor het privégebruik van een auto voor de eerste auto 22% van € 24.000 = € 5.280. Over de periode 1 januari tot en met 31 oktober is de bijtelling 10/12 x € 5.280 = € 4.400. Op kalenderjaarbasis is de bijtelling voor het privégebruik van een auto voor de 2e auto 22% van € 30.000 = € 6.600. Voor de periode 1 november tot en met 31 december is de bijtelling 2/12 x € 6.600 = € 1.100. De totale bijtelling is € 4.400 + € 1.100 = € 5.500.

Het is mogelijk dat u in een kalenderjaar een andere auto ter beschikking stelt en dat uw werknemer slechts in één van die auto's privé rijdt. Als dat meer dan 500 kilometer op kalenderjaarbasis is, moet u toch het privégebruik berekenen en bijtellen voor de auto waarmee uw werknemer niet privé heeft gereden.

Voorbeeld 3
Van 1 januari tot en met 31 juli stelt u een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling van € 24.000. Uw werknemer rijdt niet privé in deze auto. Daarom telt u over de loontijdvakken van januari tot en met juli niets bij het loon van uw werknemer op. Van 1 augustus tot en met 31 december stelt u een auto ter beschikking met een grondslag voor de bijtelling voor het privégebruik van € 30.000. Met deze auto rijdt uw werknemer van augustus tot en met december 1.000 kilometer privé. Voor de 1e auto geldt een bijtelling van 22%, voor de 2e auto (een auto zonder CO2-uitstoot) geldt een bijtelling van 4%.

Omdat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet u de bijtelling voor het privégebruik van de auto over het hele kalenderjaar bij het loon tellen. Voor de periode januari tot en met juli moet u dus nog 7/12 x 22% van € 24.000 = € 3.080 bij het salaris optellen. Voor een loontijdvak van 1 maand is de bijtelling € 440 per maand. Voor de aangiftetijdvakken die voorbij zijn, moet u een correctie indienen. Vanaf 1 augustus moet u 1/12 x 4% van € 30.000 = € 100 per maand bij uw salaris optellen.

Als u in de loop van een kalendermaand nog een auto ter beschikking stelt, wordt de bijtelling van beide auto's gebaseerd op het aantal kalenderdagen waarop zij ter beschikking van de werknemer stonden.

Voorbeeld 4
Vanaf 17 april stelt u een andere auto ter beschikking aan uw werknemer. U heeft een loontijdvak van een maand en voor beide auto's geldt een bijtelling van 22%. De grondslag voor de bijtelling van auto 1 (verstrekt tot en met 16 april) is € 20.000, die van auto 2 (verstrekt vanaf 17 april) € 25.000.

De bijtelling voor april voor auto 1 bedraagt € 195,56 (22% x € 20.000 = € 4.400; € 4.400 x 1/12 = € 366,67; € 366,67 : 30 dagen = € 12,22; € 12,22 x 16 = € 195,56).

Voor auto 2 bedraagt de toeslag € 213,89 (22% x € 25.000 = € 5.500; € 5.500 x 1/12 = € 458,33; € 458,33 : 30 dagen = € 15,28; € 15,28 x 14 = € 213,89).

1.3.12 U stelt meer dan 1 auto tegelijk ter beschikking

Stelt u 2 of meer auto's tegelijk ter beschikking aan een werknemer? Dan moet u het privégebruik per auto beoordelen. U past de bijtelling voor het privégebruik van de auto toe voor elke auto waarmee de werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt. Als uw werknemer met geen enkele auto op kalenderjaarbasis meer dan 500 privékilometers rijdt, hoeft u niets bij te tellen (zie paragraaf 1.3.15).

Voorbeeld
U stelt een werknemer tegelijkertijd 2 auto's ter beschikking. De werknemer rijdt met auto 1 op jaarbasis meer dan 500 privékilometers. De werknemer kan aantonen dat hij auto 2 niet privé gebruikt. In dat geval hoeft u alleen auto 1 bij te tellen.

Redelijke toepassing van deze regels betekent dat de bijtelling voor privégebruik beperkt kan blijven tot 1 auto als de werknemer alleenstaand is of als slechts 1 persoon in zijn gezin een rijbewijs heeft. U houdt alleen rekening met de bijtelling van de auto met de hoogste cataloguswaarde. Als in het gezin van de werknemer 2 personen een rijbewijs hebben, berekent u de bijtelling voor 2 auto's. U houdt alleen rekening met de bijtelling van de 2 auto's met de hoogste cataloguswaarde.

Als de fiscus van mening is dat u de bijtelling voor meer dan 1 of meer dan 2 auto's heeft berekend, moet de fiscus aantonen waarom. Bij de bepaling hiervan houdt de fiscus rekening met de eigen auto's van de werknemer die net zo geschikt zijn voor privégebruik als 1 van de ter beschikking gestelde auto's.

1.3.13 Auto's die zijn uitgerust en van buitenaf herkenbaar zijn voor bepaalde diensten

Voor auto's die zijn ingericht voor bepaalde diensten en uiterlijk als zodanig herkenbaar zijn, geldt voor het privégebruik het volgende: voor deze auto's gaat de fiscus ervan uit dat uw werknemers op een kalenderjaar de auto maximaal 500 kilometer privé gebruiken, tenzij het tegendeel blijkt. Het gaat om auto's die worden gebruikt:

  • door de politie
  • door de brandweer
  • voor het vervoer van zieken en gewonden
  • voor het vervoer van stoffelijke overschotten
  • voor het vervoer van gevangenen
  • voor het vervoer van zieke of gewonde dieren
  • voor geldtransport

1.3.14 (Collectieve) overeenkomst over geen privégebruik auto met de belastingdienst

U kunt voor (een groep van) uw werknemers een afspraak maken met de Belastingdienst (Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle) dat het privégebruik van een auto niet is toegestaan. En dat u daar bijvoorbeeld toezicht op houdt. U legt de afspraak schriftelijk vast. Uw werknemer kan deze afspraak als bewijs gebruiken om een belastbare bijtelling voor het privégebruik van de auto bij zijn loon te voorkomen. Hij hoeft geen rittenregistratie bij te houden.

1.3.15 Geen toeslag voor maximaal 500 kilometer privégebruik

U mag de bijtelling voor het privégebruik van een auto achterwege laten als uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. U mag hiervan uitgaan in de volgende 3 gevallen:

  • Uw werknemer heeft een sluitende rittenregistratie waaruit blijkt dat hij niet meer dan 500 privékilometers rijdt (zie paragraaf 1.3.18).
  • U kunt een ander soort bewijs gebruiken volgens de zogenaamde vrije bewijsleer om aan te tonen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt (zie paragraaf 1.3.19).
  • U beschikt over een kopie van de "Verklaring van geen privé-gebruik auto" van uw werknemer (zie paragraaf 1.3.16).

1.3.16 Verklaring van geen privé-gebruik van een auto

Als uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé in een auto rijdt, kan hij een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen. Uw werknemer kan hiervoor een online formulier gebruiken. Hiervoor heeft hij nodig een DigiD.

Attentie!
Uw werknemer kan geen verklaring aanvragen als hij rijdt in een auto waarvoor u met de Belastingdienst een (collectieve) regeling voor privégebruik heeft getroffen (zie paragraaf 1.3.14)

In sommige situaties mag uw werknemer geen verklaring voor een bestelauto aanvragen (zie paragraaf 1.4.6).

Op verzoek van de belastingdienst moet uw werknemer tijdens of na afloop van een kalenderjaar overtuigend kunnen aantonen dat hij per kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé rijdt of heeft gereden, met een rittenregistratie (zie paragraaf 1.3.18) of met ander bewijsmateriaal (zie paragraaf 1.3.19). Zie paragraaf 1.3.21 voor informatie over de bijtelling voor privé-gebruik van een auto voor de auto-industrie.

U bewaart een kopie van de 'Verklaring geen privégebruik auto' bij uw administratie. Met de verklaring laat u de bijtelling weg uit het eerstvolgende loontijdvak waarover u het loon moet berekenen. U mag de bijtelling voor privégebruik auto niet corrigeren over loontijdvakken waarover uw werknemer al loon heeft ontvangen.

Voorbeeld
U stelde uw werknemer een auto ter beschikking. Op 23 mei betaalde u hem het loon over de maand mei. In de loonberekening heeft u rekening gehouden met de bijtelling privégebruik auto. Op 25 mei geeft uw werknemer u een kopie van zijn 'Verklaring geen privégebruik auto'. Vanwege deze verklaring moet u de bijtelling voor privégebruik auto vanaf juni achterwege laten. U mag de loonberekening over januari tot en met mei niet corrigeren.

U mag een aangifte niet in aanmerking nemen als u weet dat uw werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 500 kilometer privé rijdt met een door u ter beschikking gestelde auto.

Voorbeeld
Van januari tot en met mei heeft uw werknemer een auto met een grondslag voor bijtelling privégebruik auto van € 24.000. Uw werknemer rijdt in deze periode 1.000 kilometer privé met de auto. De bijtelling op kalenderjaarbasis is 22% van € 24.000 = € 5.280. Bij een loontijdvak van 1 maand telt u € 440 per maand bij het loon op.

Op 1 juni krijgt uw werknemer een andere auto met een grondslag voor bijtelling privégebruik auto van € 30.000. Voor deze auto geeft uw werknemer u een 'Verklaring geen privégebruik auto'. Omdat u weet dat hij van januari tot en met mei al 1.000 kilometer privé heeft gereden, mag u geen rekening houden met de verklaring (zie paragraaf 1.3.11). Vanaf 1 juni moet u daarom 1/12 x 22% van € 30.000 = € 550 per maand bij het salaris optellen.

Door de 'Verklaring geen privégebruik auto' krijgt u geen naheffingsaanslag als achteraf blijkt dat uw werknemer de verklaring ten onrechte heeft aangevraagd, bijvoorbeeld omdat hij toch meer dan 500 kilometer privé gaat rijden. In dat geval krijgt uw werknemer wel een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw over de loontijdvakken die al voorbij zijn. U hoeft dan zelf geen werkgeversheffing en premies werknemersverzekeringen te betalen. De fiscus kan de naheffingsaanslag verhogen met rente of belastingrente en een boete. Een naheffingsaanslag is mogelijk tot en met 5 jaar na afloop van een kalenderjaar.

Attentie!
Als u weet dat uw werknemer de "Verklaring geen privégebruik auto" ten onrechte heeft ontvangen, moet u de verklaring negeren en de bijtelling voor privégebruik bij het loon tellen.

Voorbeeld
Uw werknemer rijdt in een auto die hij niet privé gebruikt met een grondslag voor de bijtelling privégebruik auto van € 24.000. U heeft van hem een 'Verklaring geen privégebruik auto' ontvangen. Eind september vraagt hij om intrekking van de verklaring omdat hij meer dan 500 kilometer gaat rijden op kalenderjaarbasis. De loonperiode is 1 maand.

Op basis van deze gegevens krijgt uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw over de bijtelling voor het privégebruik van de auto over de periode januari tot en met september. De bijtelling voor het privégebruik van de auto bedraagt 9/12 x 22% van € 24.000 = € 3.960. De fiscus kan de bijtelling verhogen met een boete. Daarnaast berekent de fiscus belastingrente als zij de aanslag in een volgend kalenderjaar oplegt.

Vanaf 1 oktober moet u 1/12 x 22% van € 24.000 = € 440 per maand bij zijn salaris optellen. Over de bijtelling privégebruik auto moet u loonbelasting/premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen inhouden, en werkgeversheffing Zvw afdragen of de bijdrage Zvw inhouden.

1.3.17 Wijziging of intrekking van de verklaring van geen privé-gebruik van een auto

De "verklaring geen privégebruik auto" is geldig voor onbepaalde tijd. Uw werknemer moet wijzigingen doorgeven aan de belastingdienst. Dit betreft een (nieuw) kenteken of wijzigingen die leiden tot het intrekken van de verklaring.

Geef (nieuw) kenteken

Uw werknemer verstrekt een (nieuwe) kentekenplaat met het formulier 'Verklaring geen privégebruik auto: verstrekken (nieuwe) kentekenplaat'. Hij kan invullen en verzenden deze formulier online. Hiervoor heeft hij een DigiD. Uw werknemer zal binnen 2 weken na ontvangst van het formulier een antwoord van de belastingdienst ontvangen.

De "verklaring van geen privégebruik van een auto" intrekken

Wijzigingen die leiden tot het intrekken van de 'Verklaring geen privégebruik auto', moet uw werknemer zo snel mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Doet hij dit niet of niet op tijd, dan kan uw werknemer een boete krijgen van maximaal € 5.514.

Uw werknemer trekt de verklaring in met het formulier "Verklaring geen privégebruik auto: intrekken". Hij kan invullen en verzenden deze formulier online. Hiervoor heeft hij een DigiD. Uw werknemer ontvangt binnen 2 weken na ontvangst van het formulier een antwoord van de belastingdienst over de intrekking van de aangifte.

Als de aangifte wordt ingetrokken, moet uw werknemer u dat zo snel mogelijk laten weten. Als uw werknemer aan de belastingdienst doorgeeft dat hij in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, ontvangt u van de belastingdienst een brief over de intrekking met informatie die voor u als werkgever van belang is.

De volgende wijzigingen zullen leiden tot intrekking van de verklaring:

  • Uw werknemer rijdt in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé.
  • Uw werknemer heeft niet langer een auto tot zijn beschikking.
  • Uw werknemer gaat een bestelwagen besturen die hij buiten werktijd niet mag gebruiken.
  • Uw werknemer gaat een bestelwagen besturen waarvoor een schriftelijk verbod op privégebruik geldt.
  • Uw werknemer bestuurt een bestelwagen die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen.
  • Uw werknemer bestuurt een bestelauto die onderworpen is aan eindheffing (zie paragraaf 1.4.5).
  • Uw werknemer gaat rijden in een (bestel)auto waarvoor u bij de belastingdienst een (collectieve) afspraak voor privégebruik heeft gemaakt.

Attentie!
Als u namens uw werknemer een "Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto" indient, moet uw werknemer zelf de "Verklaring geen privégebruik bestelauto" intrekken (zie paragraaf 1.4.7).

De volgende wijzigingen leiden niet tot intrekking van de verklaring:

  • Uw werknemer meldt een wijziging van het kenteken.
  • Uw werknemer meldt het registratienummer dat nog niet bekend was toen hij de aangifte aanvroeg.

1.3.18 Ritregistratie

Door middel van een sluitende rittenregistratie kan uw werknemer aantonen dat hij in het kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé heeft gereden. Een rit is de enkele reisafstand tussen 2 adressen. Van een rit met een gemengd karakter is sprake als uw werknemer tijdens de rit zowel zakelijke als privékilometers rijdt.

Gegevens voor volledige rittenregistratie

De rittenregistratie is volledig compleet als uw werknemer de volgende gegevens registreert:

Autogegevens

  • merk
  • type
  • nummerplaat
  • de periode gedurende welke de auto ter beschikking van de werknemer staat

Uw werknemer moet de begindatum invullen en, als u die al weet, de einddatum.

Reisgegevens

  • datum
  • aantal ritten (uw werknemer moet de ritten per dag nummeren)
  • startpositie van de kilometerteller
  • eindstand van de kilometerteller
  • startadres
  • afwijkende route (uw werknemer hoeft deze route alleen in te vullen als deze afwijkt van de gebruikelijke route)
  • bezoekadres (onze werknemer moet het bezoekadres invullen als het om een zakenreis gaat of als het om een zaken- en privéreis gaat. In beide gevallen is het bezoekadres het zakelijke adres dat uw werknemer bezoekt.
  • privéreis? (Uw werknemer moet invullen of de reis privé was. Alleen het doel van een reis bepaalt of de reis zakelijk of privé was. Als uw werknemer bijvoorbeeld tijdens zijn werk naar de dokter gaat en de auto gebruikt om tijd te besparen, wordt dit beschouwd als een privéreis)

Als er meer gebruikers per auto zijn, moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker een rit heeft gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door middel van een extra kolom in de registratie.

De rapportages en bijbehorende documenten vormen de controleerbare rittenregistratie die dient als bewijs dat uw werknemer maximaal 500 kilometer privé rijdt. U kunt de juistheid van een rittenregistratie controleren met bijvoorbeeld kantooragenda's, bestelbonnen, garagenota's en digitale routeplanners. Bewaar deze gegevens ook bij uw loonadministratie, zodat u ze kunt laten zien tijdens een onderzoek van de Belastingdienst.

Ritregistratiesysteem

U kunt de rittenregistratie ook automatisch laten uitvoeren met een zogenaamd rittenregistratiesysteem. Hiermee kan de bestuurder het aantal kilometers dat met de auto is gereden nauwkeurig registreren. Het systeem registreert automatisch een aantal gegevens per rit waarvan u een schriftelijke rapportage kunt ontvangen. Op deze manier draagt het systeem bij aan het verminderen van administratief werk. De bestuurder moet kunnen aangeven of het om een zakelijke of privérit gaat. Daarom blijft het nodig om bijvoorbeeld bij een geautomatiseerde registratie dagboeken en orderbriefjes bij te houden.

Als u gebruik maakt van een systeem met een Keurmerk RitRegistratieSystemen, gaat de fiscus ervan uit dat uw rittenregistratie volledig is. De fiscus kan nog steeds controleren of een rit zakelijk of privé is.

Als u een ritregistratiesysteem gebruikt, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • Het rittenregistratiesysteem bevat dezelfde gegevens als in een manuele volledig ingevulde rittenregistratie.
  • Indien de afgelegde afstand wordt bepaald met externe systemen zoals GPS, wijkt deze afstand af van de kilometers volgens de kilometerteller. In dat geval moet u het verschil tussen de afgelegde afstand volgens de kilometerteller en de afgelegde afstand volgens de Ritregistratie met een aparte correctierit ten minste elke 2 maanden in de Ritregistratie invoeren. U verdeelt het verschil naar rato over de zakelijke en privékilometers die in die periode zijn gereden.

Voorbeeld 1
Uw werknemer reist op een werkdag van zijn huis naar zijn werk. Hij werkt de hele dag op dezelfde plaats en rijdt 's avonds naar huis. Hij moet die dag 2 ritten registreren.

Voorbeeld 2
Uw werknemer reist op een werkdag van zijn huis naar zijn werk. Van zijn werk reist hij naar klant A, van klant A naar klant B, van klant B naar klant C, van klant C terug naar zijn werk en naar huis aan het eind van zijn werkdag. Uw werknemer moet die dag dus 6 ritten registreren.

Attentie!
Als uw werknemer tijdens een zakenreis een omweg maakt, bijvoorbeeld om zijn kind naar de crèche te brengen, dan heeft die rit een gemengd karakter. De omrijkilometers zijn privékilometers.

Rij-instructeurs

Om praktische redenen hoeven rijinstructeurs alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller per werkdag te noteren.

Vereenvoudigde ritregistratie voor bestelauto's

Voor bestelauto's mag u een vereenvoudigd ritregistratiesysteem gebruiken (zie paragraaf 1.4.8).

1.3.19 Ander bewijsmateriaal

Een sluitende rittenregistratie, eventueel met een 'Verklaring geen privégebruik auto', is een manier om aan te tonen dat uw werknemer maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé in een auto rijdt. Maar uw werknemer is niet gebonden aan deze manier. Ook andere vormen van bewijs zijn aanvaardbaar. Dit wordt vrij bewijs genoemd. We noemen hier enkele vormen die in de praktijk als bewijs aanvaardbaar zijn en enkele vormen die dat niet zijn.

Aanvaardbaar bewijs

Er is sprake van aanvaardbaar bewijs als u en uw werknemer schriftelijk zijn overeengekomen dat privégebruik niet is toegestaan, bijvoorbeeld als aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Kenmerken hiervan zijn:

  • Je controleert het autogebruik en je doet je bevindingen.
  • Uw werknemer is niet verzekerd voor privé-gebruik.
  • Uw werknemer heeft een eigen auto.
  • Bij overtreding van het verbod legt u een passende sanctie op, bijvoorbeeld een boete die evenredig is aan de loonbelasting op privégebruik.

Als bewijsstukken kunt u (in overleg met de belastingdienst) ook andere gegevens vastleggen, zoals werkroosters, vakantieoverzichten, ziekte- en verlofoverzichten, garagerekeningen, schaderapporten, boetes en dergelijke.

Bij een onregelmatig reispatroon, bijvoorbeeld het reispatroon van een vertegenwoordiger, moet u meer aandacht besteden aan de controle op het autogebruik dan bij een regelmatig reispatroon. In overleg met de belastingdienst kunt u de controle steekproefsgewijs uitvoeren. Bij een onderzoek door de belastingdienst moet u kunnen aantonen dat u voldoende aandacht heeft besteed aan de controle op het gebruik van de auto.

Onaanvaardbaar bewijs

In ieder geval zijn de volgende methoden niet aanvaardbaar als bewijs:

  • Er is alleen een schriftelijke overeenkomst tussen u en uw werknemer dat privé-gebruik verboden is. Misschien staat er een sanctie in, maar niets over controle op de overeenkomst. Ook is niet aangetoond dat er daadwerkelijk controle is.
  • Er is alleen een gespecificeerde schatting van het zakelijk gebruik van de auto en het woon-werkverkeer.

1.3.20 Auto's ouder dan 15 jaar

Vanaf het moment dat een auto ouder is dan 15 jaar, vormt de economische waarde van de auto de basis voor de bijtelling van het privégebruik van de auto. Het bijtellingspercentage voor alle auto's ouder dan 15 jaar is 35% in plaats van 22%. Als de auto bijvoorbeeld op 1 mei 15 jaar en 1 dag oud is, neemt u voor de eerste 4 maanden de totale cataloguswaarde inclusief btw, de bpm en de accessoires als basis (zie paragraaf 1.3.2). Daarna neemt u de marktwaarde als basis.

Voor het bepalen van deze waarde kunnen veilingprijzen een indicatie geven. U kunt ook kijken naar de taxatiewaarde van de auto voor de verzekering of de huidige kilometer- en leaseprijzen. De economische waarde kan hoger zijn dan de oorspronkelijke nieuwprijs van de auto.

1.3.21 Toevoeging privégebruik van een auto voor de automobielindustrie

Als u een werkgever in de automobielsector bent, kan het zijn dat uw werknemers auto's anders gebruiken. Dit kan het lastig maken om de grondslag voor de bijtelling voor het privégebruik van de auto's te bepalen. Daarom kunt u de grondslag op een praktische manier bepalen met de 'Handreiking privégebruik auto'. U kunt download deze gids van belastingdienst.nl.

Toezicht

Telt u bij op basis van de 'Handreiking privégebruik auto'? Dan moet u ervoor zorgen dat uit uw administratie voor iedere werknemer blijkt op welke auto de grondslag voor de bijtelling privégebruik auto per dag is gebaseerd. En waarom u de bijtelling op die auto heeft gebaseerd. Daarom moet u regelmatig de juistheid en volledigheid van de registratie controleren, zodat u de bijtelling correct kunt verwerken in uw aangifte loonheffingen. U vindt hiervoor richtlijnen in de handreiking. De handreiking bevat ook richtlijnen voor het toezicht dat u moet uitvoeren als u geen bijtelling doet.

Autoverhuursector: bewijs van aantal particuliere kilometers

Bent u een werkgever in de autoverhuursector? Dan heeft u waarschijnlijk werknemers die meerdere auto's uit de verhuurvloot tot hun beschikking hebben voor uitsluitend de volgende activiteiten:

  • ophalen en wegbrengen
  • door de car wash gaan
  • tanken
  • vervoer en inzameling voor onderhoud en reparatie

Voor u en deze werknemers (trekkers) is het bijhouden van een rittenregistratie vaak een grote belasting. Om praktische redenen mag u daarom het aantal gereden privékilometers aantonen met een verbod op privégebruik en gebruik voor woon-werkverkeer van uw bedrijfsauto's. De volgende voorwaarden zijn van toepassing:

  • U legt het verbod vast in een schriftelijke overeenkomst.
  • U houdt toezicht op de naleving van het verbod.
  • In geval van overtreding van het verbod, legt u een sanctie op.
  • Uw werknemer vraagt geen "verklaring geen privé-gebruik auto" aan.

U kunt download a Voorbeeld van een overeenkomst die het privégebruik van een auto verbiedt van belastingdienst.nl.

1.3.22 Gevolgen van de toevoeging voor de loongerelateerde regelingen

De bijtelling voor het privégebruik van de auto heeft ook gevolgen voor loongerelateerde regelingen zoals de gebruikelijkloonregeling en de 30% regeling. De bijtelling voor het privégebruik van een auto heeft ook gevolgen voor bijvoorbeeld de zorg- en huurtoeslag.

Er mag geen pensioen worden opgebouwd over de bijtelling van het privégebruik van een auto.

1.3.23 Verwerking van het privégebruik van een auto in de loonbelastingaangifte

Per loonperiode telt u bij het loon van uw werknemer een tijdsevenredig deel op van de bijtelling voor privégebruik auto. U vermeldt dit bedrag in kolom 4 van de loonstaat. Ook de eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto van uw werknemer boekt u als negatief bedrag in kolom 4 van de loonstaat.

Bij de werknemersgegevens in de aangifte loonheffingen vermeldt u het loon waarover u de loonheffingen heeft berekend. Daarnaast vermeldt u de volgende gegevens:

  • de waarde van het privégebruik van de auto vóór aftrek van zijn of haar persoonlijke bijdrage voor het privégebruik van de auto
  • de eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik van de auto

De bijtelling bij het loon wegens privé-gebruik van een of meer auto's door een werknemer, is het verschil tussen de waarde van het privé-gebruik van de auto en de eigen bijdrage van de werknemer.

De werknemersbijdrage mag alleen worden opgevoerd als het gaat om een bijdrage voor de periode waarin een auto als "belaste" auto ter beschikking is gesteld. Een 'belaste' auto is in dit verband een auto waarvoor een waarde van het privégebruik van de auto bestaat. Dit komt in de aangifte loonbelasting tot uitdrukking in een - per 1 januari van het desbetreffende jaar - cumulatieve waarde in deze rubriek van meer dan € 0.

U mag in deze rubriek geen eigen bijdrage invullen voor een "niet-belaste" auto. Ook niet als er ook sprake is van een "belaste" auto. Een "onbelaste" auto is in dit verband een auto waarvoor - per 1 januari van het betreffende jaar - cumulatief geen bedrag of € 0 is opgenomen in de rubriek "Waarde privégebruik auto".

De bijtelling bij het loon in verband met deze belaste auto('s) mag per kalenderjaar niet negatief zijn. U moet dus beide posten (de waarde van het privégebruik van de auto en de eigen bijdrage van de werknemer) cumulatief per jaar in aanmerking nemen. De eigen bijdrage van de werknemer mag dus wel hoger zijn dan de waarde van het privégebruik van de auto in een loonbelastingtijdvak (maand, 4 weken of een half jaar), maar niet hoger dan de waarde van het privégebruik van de auto per kalenderjaar. Met andere woorden, in een individuele aangifte mag het saldo negatief zijn, maar niet cumulatief per jaar.

Het is mogelijk dat u een auto ter beschikking heeft gesteld aan uw werknemer, maar het privégebruik van de auto niet tot zijn loon rekent. In dat geval moet u in de aangifte loonheffingen 1 van de volgende codes vermelden:

  • Code 1 (Regeling via de werkgever met de belastingdienst) als u een collectieve overeenkomst met de belastingdienst hebt gesloten (zie paragraaf 1.3.14). U moet deze code ook gebruiken indien u het particuliere gebruik van een bestelwagen hebt verboden.
  • Code 2 (Werknemer heeft een "Verklaring geen privégebruik auto" van de belastingdienst) als uw werknemer een kopie van de "Verklaring geen privégebruik auto" aan u heeft overgelegd (zie paragraaf 1.3.16)
  • Code 3 (Ander bewijs privégebruik auto en bestelauto) als u geen collectieve afspraak met de Belastingdienst heeft gemaakt, of als uw werknemer geen 'Verklaring geen privégebruik auto' bij u heeft ingediend. U gebruikt deze code ook voor een bestelauto die alleen geschikt is voor het vervoer van goederen (zie paragraaf 1.4.3), of die uw werknemer niet buiten werktijd kan gebruiken (zie paragraaf 1.4.2).
  • Code 5 (Voortdurend afwisselend gebruik van een bestelauto) als u eindheffing toepast voor de werknemer, omdat hij en andere werknemers de bestelauto voortdurend afwisselend gebruiken (zie paragraaf 1.4.5)
  • Code 7 ("Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto") indien u deze verklaring namens uw werknemer bij de belastingdienst heeft ingediend (zie paragraaf 1.4.7)

1.3.24 Stroomschema bedrijfsauto

Gebruik het onderstaande stroomschema als u een auto van de zaak ter beschikking stelt van uw werknemer.

Attentie!
De bijtellingspercentages in het stroomschema gelden alleen voor personenauto's met een datum van 1e toelating in 2021. Voor de bijtellingspercentages van andere auto's zie paragraaf 1.3.4, 1.3.5 en 1.3.6.

1.4 Reizen met een bestelwagen van het bedrijf

U kunt uw werknemer een bestelauto van de zaak ter beschikking stellen. Onder een bestelauto verstaan wij een auto met laadruimte die niet is ingericht voor het vervoer van personen en die is voorzien van een laadvloer. De auto moet voldoen aan de inrichtingseisen voor de laadruimte van een bestelauto en moet mogen worden bestuurd met een rijbewijs B. Op belastingdienst.nl bij 'Vereisten voor verbouwing en binneninrichtingkunt u nagaan of uw bestelwagen aan de interieurvereisten voldoet.

Als uw werknemer de bestelauto die u ter beschikking stelt ook voor privédoeleinden mag gebruiken, geldt voor het privégebruik een bijzondere regeling: de bijtelling. Hiervoor geldt hetzelfde als voor het ter beschikking stellen van een personenauto (zie paragraaf 1.3), maar er zijn aanvullende regels voor bestelauto's. Deze regels zijn te vinden in deze paragraaf. De volgende onderwerpen komen aan de orde:

  • verbod op het particuliere gebruik van een bestelauto (zie paragraaf 1.4.1)
  • gebruik van een bestelauto buiten de werktijden niet mogelijk is (zie paragraaf 1.4.2).
  • bestelauto die (vrijwel) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen (zie paragraaf 1.4.3)
  • berekening van de toevoeging (zie paragraaf 1.4.4)
  • voortdurend afwisselend gebruik van bestelauto's (zie paragraaf 1.4.5)
  • "verklaring van geen privé-gebruik van de auto" (zie paragraaf 1.4.6)
  • verklaring van exclusief zakelijk gebruik bestelauto" (zie paragraaf 1.4.7)
  • vereenvoudigde rittenregistratie (zie paragraaf 1.4.8)
  • stroomschema van de ter beschikking gestelde bestelauto's (zie paragraaf 1.4.9)

Als werkgever in de autobranche kunt u de 'Handreiking particulier gebruik auto' ook toepassen voor bestelauto's (zie paragraaf 1.3.21).

Attentie!
Het voordeel van het privégebruik van de auto van de zaak wordt altijd aangemerkt als loon van de werknemer. U kunt dit loon dus niet aanwijzen als eindheffingsloon. Er is één uitzondering: de bijtelling voor buitengewone beveiligingsmaatregelen (zie paragraaf 1.3.2) kan worden aangewezen als eindheffingsloon.

1.4.1 Verbod op het particuliere gebruik van een bestelauto

Als u een bestelauto ter beschikking stelt waarvan u het privégebruik verbiedt, zijn de regels voor het privégebruik van de auto niet van toepassing. U hoeft dus niets bij het loon op te tellen voor het privégebruik van de auto. U moet wel aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • U legt het verbod vast in een schriftelijke overeenkomst en bewaart die bij uw loonadministratie.
  • U handhaaft uw verbod. Als u door de belastingdienst wordt gecontroleerd, moet u uw toezicht kunnen aantonen. Daarom moet u uw waarnemingen vastleggen en bewaren in uw loonadministratie. U kunt met de Belastingdienst (Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle) afspraken maken over de mate van toezicht en de bewaartermijn(en) van uw waarnemingen. U kunt toezicht houden op de naleving van het verbod door bijvoorbeeld:
    • de kilometerstand te vergelijken met het aantal kilometers dat u met de leasemaatschappij(en) bent overeengekomen
    • de kilometerstand te vergelijken met de hoeveelheid verbruikte brandstof
    • gegevens controleren over verkeersboetes, schademeldingen of tanken buiten werktijd
  • Bij overtreding van het verbod, legt u een sanctie op, bijvoorbeeld:
    • een boete die evenredig is met de loonbelasting op privégebruik
    • ontslag

De belastingdienst heeft een voorbeeldovereenkomst opgesteld waarmee u uw verbod op privégebruik schriftelijk kunt vastleggen. U kunt download de voorbeeldovereenkomst van belastingdienst.nl.

Als u geen gebruik maakt van de voorbeeldovereenkomst of als u deze wijzigt, kan het zijn dat de schriftelijke vastlegging van uw verbod niet (meer) voldoet. Om dit te voorkomen, kunt u uw afspraak ter goedkeuring voorleggen aan de Belastingdienst (Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle).

Een verbod op het privégebruik van een bestelauto wordt in de loonbelastingaangifte aangegeven met code 1 (Overeenkomst via werkgever met de belastingdienst).

1.4.2 Het is niet mogelijk om een bestelauto buiten werktijd te gebruiken

Als uw werknemer buiten werktijd geen gebruik kan maken van een bestelauto, geldt de regel voor privégebruik van een auto niet. U hoeft dan ook niets bij het loon op te tellen voor het privégebruik. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een bestelauto die uw werknemer buiten werktijd op uw bedrijfsterrein zet, waarbij controleerbaar is dat privégebruik niet mogelijk is.

1.4.3 Bestelwagen (bijna) uitsluitend geschikt voor het vervoer van goederen

Als een ter beschikking gestelde bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen, is de regeling voor privégebruik niet van toepassing. Als de werknemer de bestelauto voor privédoeleinden gebruikt, is de waarde in het economische verkeer van de gereden privékilometers het loon van de werknemer. Dit is bijvoorbeeld het geval bij een bestelauto met alleen een bestuurdersstoel als de bevestigingspunten van de bijrijdersstoel zijn weggeslepen of dichtgelast.

De waarde in economische termen is het aantal privé-kilometers vermenigvuldigd met de kilometerprijs van de bestelauto. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van de auto in termen van brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, motorrijtuigenbelasting en verzekering. Dit loon wordt verminderd met de eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik van de bestelauto. De uitkomst mag niet negatief zijn.

Uw werknemer hoeft voor deze bestelwagen geen rittenregistratie bij te houden.

1.4.4 Berekening van de toevoeging

De basis voor de berekening van de bijtelling voor een bestelauto is dezelfde als voor een personenauto (zie paragraaf 1.3.2). Alleen als het kenteken van de bestelauto vóór 1 juli 2005 is toegekend, is de grondslag anders. In dat geval wordt de grondslag voor de bijtelling voor privégebruik gebruikt, inclusief de btw en zonder de bpm. In de regel vallen onder deze grondslag accessoires die 'af fabriek' of door de dealer of importeur zijn aangebracht vóór de datum van toekenning van het kenteken, ongeacht of u de auto al aan uw werknemer ter beschikking heeft gesteld of niet.

Accessoires die voor de bpm waren vrijgesteld, tellen ook mee voor de grondslag voor de bijtelling van het privégebruik van de auto.

1.4.5 Doorlopend afwisselend gebruik van bestelauto

Door de aard van de werkzaamheden kan het voorkomen dat 2 of meer werknemers bij voortduring afwisselend gebruik maken van een bestelauto. In principe moet u dan ook gebruik maken van de normale regeling voor privégebruik auto (zie paragraaf 1.3.1). In deze situatie kan het echter moeilijk zijn om de regeling individueel toe te passen. In dat geval moet u de eindheffing voor privégebruik toepassen.

Voorbeeld 1
Een bedrijf heeft 3 bestelauto's en 7 monteurs. In geval van een alarm gebruiken zij willekeurig 1 van de beschikbare bestelauto's. In deze situatie is er sprake van een continu wisselend gebruik en moet u de eindheffing toepassen.

Voorbeeld 2
2 van uw werknemers hebben elk een bestelwagen. Zij besluiten deze auto's dagelijks om te ruilen. Er is op dit moment geen sprake van een continu wisselend gebruik. De eindheffing voor deze bestelauto's is niet mogelijk. Er is ook geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik als werknemer A de ene week een bestelauto gebruikt en werknemer B de week daarop.

De eindheffing is een vast bedrag van € 300 per bestelauto op jaarbasis. Over een loontijdvak van één maand geeft u dan in elke aangifte loonheffingen € 25 per bestelauto aan. U kunt de toepassing van de eindheffing in de aangiften loonheffingen aangeven door middel van code 5 (doorlopend wisselend gebruik bestelauto's). Met deze eindheffing hoeft uw werknemer geen rittenregistratie bij te houden.

1.4.6 Verklaring van geen privé-gebruik van een auto

Net als voor een personenauto kan de werknemer voor een bestelauto een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen (zie paragraaf 1.3.16). Dit is voor een bestelauto echter niet toegestaan in de volgende situaties:

  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor u met de Belastingdienst een (collectieve) afspraak over privégebruik heeft gemaakt (zie paragraaf 1.3.14).
  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarop de regeling privégebruik auto niet van toepassing is (zie paragraaf 1.4.1, 1.4.2 en 1.4.3).
  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor u eindheffing toepast, omdat 2 of meer werknemers deze bestelauto door de aard van het werk continu afwisselend gebruiken (zie paragraaf 1.4.5).
  • Voor deze bestelauto heeft uw werknemer een "Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto" (zie paragraaf 1.4.7).

Zie paragraaf 1.3.16 voor informatie over de "verklaring van geen privé-gebruik van een auto".

1.4.7 Verklaring van exclusief zakelijk gebruik van bestelauto

Heeft uw werknemer een bestelauto van de zaak die hij uitsluitend zakelijk gebruikt (dus: 0 kilometer voor privégebruik)? Dan kunt u namens uw werknemer de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen bij de Belastingdienst.

Vanaf de ingangsdatum van de verklaring:

  • hoeft u het privégebruik van een auto niet bij het loon van uw werknemer op te tellen;
  • hoeft uw werknemer zijn reizen niet bij te houden.

Heeft een werknemer een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' voor een bestelauto? Dan kunt u voor die werknemer geen 'Verklaring geen privégebruik bestelauto' gebruiken.

Indiening van de aangifte

U dient namens uw werknemer de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in. U doet dit digitaal via 'Inloggen voor ondernemersop de website van de belastingdienst. Na verzending maakt u een uitdraai van de aangifte. Laat uw werknemer deze ondertekenen en bewaar deze bij de loonadministratie. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. U en uw werknemer krijgen beiden een ontvangstbevestiging van de aangifte van de belastingdienst.

Vanaf de ingangsdatum van de aangifte mag uw werknemer de bestelauto niet meer privé gebruiken. Als de fiscus de bestelauto bij een controle aantreft op een ongebruikelijk tijdstip of op een bijzondere plaats, kan hij u en uw werknemer vragen om het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Bewaar de bewijsstukken daarom op een veilige plaats.

Wat u moet weten over de verklaring

Als uw werknemer een "verklaring van uitsluitend zakelijk gebruik van een bestelauto" heeft, is het volgende van belang:

  • De 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' geldt niet met terugwerkende kracht. Heeft uw werknemer de bestelauto al op 1 januari 2021 tot zijn beschikking en dient u de verklaring pas op een later tijdstip voor hem in? Dan moet uw werknemer kunnen aantonen dat hij tot de ingangsdatum van de verklaring op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met de bestelauto heeft gereden (zie paragraaf 1.3.15).
  • Als uw werknemer voor de bestelauto een 'Verklaring geen privégebruik auto' heeft, moet hij die intrekken en u dat laten weten. Hij moet deze verklaring intrekken op de dag waarop u de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' voor hem indient.
  • Voor elke combinatie van een werknemer en een bestelauto is een afzonderlijke "verklaring van uitsluitend zakelijk gebruik van een bestelauto" vereist. 2 werknemers die dezelfde bestelauto uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden gebruiken, moeten elk een verklaring hebben. En een werknemer die meerdere bestelauto's uitsluitend voor bedrijfsdoeleinden gebruikt, moet voor elke bestelauto een verklaring hebben.
  • In de aangifte loonbelasting gebruikt u code 7 om aan te geven dat u voor een werknemer niets hebt bijgeteld omdat hij een "Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto" heeft.
  • Verandert er iets in de situatie? Bijvoorbeeld omdat uw werknemer een andere bestelauto krijgt? Of omdat uw werknemer de bestelauto toch privé gaat gebruiken? Dan zijn zowel u als uw werknemer verplicht om deze wijzigingen op tijd door te geven aan de Belastingdienst. Dit kan betekenen dat uw werknemer u moet vragen om de aangifte in te trekken.

"Verklaring van uitsluitend zakelijk gebruik van bestelauto" niet mogelijk

In een aantal gevallen is het niet mogelijk om voor uw werknemer een "verklaring van uitsluitend zakelijk gebruik van een bestelauto" in te dienen:

  • Uw werknemer heeft in het kalenderjaar al meer dan 500 kilometer privé gereden.
  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor u met de fiscus een (collectieve) afspraak heeft gemaakt over het privégebruik van de auto (zie paragraaf 1.3.14).
  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarop de regeling privégebruik auto niet van toepassing is (zie paragraaf 1.4.1, 1.4.2 en 1.4.3).
  • Uw werknemer rijdt in een bestelauto waarvoor u eindheffing toepast, omdat 2 of meer werknemers deze bestelauto door de aard van het werk continu afwisselend gebruiken (zie paragraaf 1.4.5).

Intrekken van de verklaring op verzoek van uw werknemer

In de volgende situaties moet uw werknemer u vragen om de "Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto" in te trekken:

  • Uw werknemer heeft het busje niet meer.
  • Uw werknemer zal het busje privé besturen.
  • Uw werknemer heeft u ten onrechte gevraagd om de aangifte in te dienen.
  • Uw werknemer mag het busje niet privé gebruiken vanwege een andere regeling.

U trekt de aangifte in namens uw werknemer. U kunt dit digitaal doen via 'Inloggen voor ondernemers' op de website van de belastingdienst met behulp van het formulier 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'. Na verzending maakt u een uitdraai van de intrekking van de verklaring. Laat uw werknemer deze ondertekenen en bewaar deze bij de loonadministratie. Zowel u als uw werknemer krijgen vervolgens een ontvangstbevestiging van de Belastingdienst waarin staat dat de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' is ingetrokken.

Uw werknemer en u kunnen een boete krijgen van maximaal € 5.514,- voor het niet of niet tijdig intrekken van de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto'.

Als u de verklaring intrekt voordat uw werknemer de bestelauto voor privédoeleinden gebruikt, gaat de belastingdienst ervan uit dat hij geen privékilometers met de bestelauto heeft gereden in de periode waarin hij de verklaring had. In dat geval kan de werknemer een 'Verklaring geen privégebruik auto' aanvragen als hij op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 privékilometers rijdt en vanaf die datum een rittenregistratie bijhoudt.

Intrekking verklaring op eigen initiatief

Het kan zijn dat u weet of vermoedt dat uw werknemer de bestelauto toch privé gebruikt, maar dat hij niet wil dat u de aangifte intrekt. In dat geval moet u dit melden bij de belastingdienst. U kunt dan een brief sturen naar: Belastingdienst/team Auto/PGA Antwoordnummer 2555, 8000 WZ Zwolle.

In de brief legt u uit waarom u vermoedt of weet dat uw werknemer privé rijdt. Daarnaast vermeldt u:

  • uw gegevens
  • uw loonbelastingnummer
  • de naam en het adres van uw werknemer
  • het burgerservicenummer van uw werknemer
  • het kentekennummer van de bestelwagen

Uw werknemer kan dan een beschikking van de belastingdienst krijgen waarin staat dat hij de aangifte intrekt en vanaf wanneer. Uw werknemer kan hiertegen bezwaar maken. Daarnaast kan uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting en premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en eventuele bijdrage Zvw krijgen over de periode waarin hij de bestelauto ter beschikking had. In dat geval krijgt u bericht van de Belastingdienst over het moment waarop u de bijtelling bij het loon van de werknemer moet tellen.

Als u weet dat uw werknemer de bestelauto privé rijdt, moet u de bijtelling vanaf dat moment bij het loon tellen. Als u privégebruik vermoedt, wacht dan op de beslissing van de belastingdienst na uw aangifte.

Naheffingsaanslag en boete

Kunt u of uw werknemer het zakelijk gebruik niet bewijzen? Dan gaat de fiscus ervan uit dat uw werknemer meer dan 500 kilometer per jaar privé heeft gereden met de bestelauto. Uw werknemer krijgt een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en de bijdrage Zvw over de periode waarover u ten onrechte niets heeft bijgeteld voor het privégebruik van de bestelauto. Ook kan uw werknemer een boete krijgen.

Heeft u niet voldaan aan uw meldingsplicht? Of heeft u toestemming gegeven voor het privégebruik van de bestelauto? Dan moet u uw aangifte over 2021 corrigeren. Voor aangiftetijdvakken van 2020 en eerder moet u apart correcties indienen en krijgt u een naheffingsaanslag. Ook kunt u een boete krijgen. U kunt de loonbelasting/premie volksverzekeringen en de premies zorgverzekering verhalen op uw werknemer. Doet u dit niet, dan moet u dit voordeel belasten als loon van de werknemer. Mogelijk kunt u dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeeld: gedeeltelijk privégebruik auto
Een werknemer begint op 1 maart bij u. Omdat de nieuwe bestelauto nog niet beschikbaar is, krijgt hij de 1e maand een personenauto tot zijn beschikking. Uw werknemer moet een 'Verklaring geen privégebruik auto' overleggen en een rittenregistratie bijhouden. In maart rijdt hij 60 kilometer privé.

De nieuwe bestelauto staat per 1 april ter beschikking van de werknemer. Hij deelt de belastingdienst mee dat de "Verklaring geen privégebruik auto" per 1 april moet worden ingetrokken. Op 1 april moet u namens hem de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen, met als ingangsdatum 5 april. Uw werknemer houdt nog 4 dagen een rittenregistratie bij, rijdt geen privékilometers met de bestelauto en stopt dan met het bijhouden van de rittenregistratie. Hij houdt zijn agenda met afspraken bij. U houdt alle werkbonnen bij, zodat u altijd kunt laten zien welke ritten uw werknemer heeft gemaakt.

Per 1 november krijgt uw werknemer een andere functie. Bij die functie hoort een personenauto, die uw werknemer ook privé wil gebruiken. Hij moet u vragen om de 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' per 1 november in te trekken, omdat hij de bestelauto dan niet meer tot zijn beschikking heeft. Als uw werknemer privé gaat rijden zonder rittenregistratie of ander bewijs dat hij niet meer dan 500 privékilometers rijdt, moet u vanaf 1 november bijtellen voor de personenauto. En krijgt uw werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw over de periode van maart tot en met november.

Om dit te voorkomen vraagt uw werknemer direct opnieuw een 'Verklaring geen privégebruik auto' aan en houdt hij vanaf 1 november een rittenregistratie bij. Hij berekent hoeveel privékilometers hij mag rijden tot 1 januari. Dit jaar mag hij in totaal 416 (10/12 van 500) kilometers privé rijden, omdat hij pas vanaf 1 maart een auto tot zijn beschikking had. In maart heeft hij 60 kilometer privé gereden. In de periode van 1 november tot 1 januari mag hij dus maximaal 356 kilometer privé rijden, zonder dat hij belasting hoeft te betalen voor het privégebruik van de ter beschikking gestelde auto's.

Op 1 januari van het nieuwe jaar laat uw werknemer de 'Verklaring geen privégebruik auto' door de fiscus intrekken, omdat hij meer dan 500 kilometer privé gaat rijden met de auto. U telt de bijtelling van het privégebruik van de auto bij het loon van de werknemer op.

1.4.8 Vereenvoudigde rittenregistratie

U mag de bijtelling voor het privégebruik van een bestelauto achterwege laten als blijkt dat uw werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. U mag de bijtelling ook achterwege laten als uw werknemer een kopie van zijn 'Verklaring geen privégebruik auto' aan u heeft verstrekt. In beide situaties kan de werknemer het bewijs leveren met een rittenregistratie. In deze rittenregistratie moet hij elke zakelijke rit en elke privérit registreren.

Als uw werknemer door de aard van het werk (vaak) veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een rittenregistratie voor u en uw werknemer een grote administratieve en financiële belasting zijn, omdat de zakelijke ritten onder werktijd worden bijgehouden. In dit geval kan om praktische redenen bewijs worden geleverd door middel van een vereenvoudigde rittenregistratie. Voorwaarde is wel dat u dit schriftelijk met uw werknemer bent overeengekomen:

  • de werknemer heeft een vereenvoudigde rittenregistratie
  • privégebruik tijdens de werkuren en de lunchpauze is niet toegestaan
  • u hebt informatie over zakelijke bestemmingen in uw administratie

De belastingdienst heeft een voorbeeldovereenkomst opgesteld waarmee u de overeenkomst schriftelijk kunt vastleggen. In de toelichting op de voorbeeldovereenkomst vindt u hoe de vereenvoudigde rittenregistratie eruit ziet. U kunt download deze voorbeeldovereenkomst van belastingdienst.nl.

Maakt u geen gebruik van de voorbeeldovereenkomst of wijzigt u deze, dan kan het zijn dat de schriftelijke vastlegging van de overeenkomst niet (meer) voldoet. Om dit te voorkomen, kunt u uw overeenkomst ter goedkeuring voorleggen aan de Belastingdienst (Belastingdienst/team Auto/PGA, Postbus 4660, 8000 KA Zwolle).

1.4.9 Stroomschema voorzien bestelwagen

Gebruik het onderstaande stroomschema als u een bestelwagen ter beschikking stelt van uw werknemer.

Attentie!
De bijtellingspercentages in het stroomschema gelden alleen voor bestelauto's met een datum van 1e toelating in 2021. Voor de bijtellingspercentages voor andere bestelauto's zie paragraaf 1.3.4, 1.3.5 en 1.3.6.

1.5 Reizen met een ander vervoermiddel van het bedrijf

Als u uw werknemer een ander vervoermiddel ter beschikking stelt dan een personenauto of bestelauto, zoals een motor, bromfiets of (elektrische) scooter, dan is de economische waarde van het privégebruik van uw werknemer het loon van de werknemer. Dit loon mag u ook eindheffingsloon noemen.

De waarde is het aantal privékilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs en verminderd met de eigen bijdrage van uw werknemer voor het privégebruik. De kilometerprijs bestaat uit de kosten per kilometer van een vervoermiddel in termen van brandstof, onderhoud, reparatie, afschrijving, motorrijtuigenbelasting en verzekering. Als dit een negatief bedrag oplevert, mag u dit niet van het loon aftrekken. Bij de berekening van het aantal privékilometers zijn de kilometers voor woon-werkverkeer zakelijke kilometers.

Als u een vervoermiddel aan uw werknemer ter beschikking stelt, is er sprake van vervoer voor rekening van de werkgever. Een kilometervergoeding is dan loon van uw werknemer (zie paragraaf 1.9).

Voor meer informatie over het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een fiets, zie paragraaf 1.7.

1.6 Reizen per taxi, boot of vliegtuig

Als uw werknemer voor zijn werk per taxi, boot of vliegtuig reist, mag u de werkelijke reiskosten onbelast vergoeden. De maximale onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geldt dus niet voor deze vervoermiddelen. De onbelaste vergoeding van de werkelijke reiskosten is een specifieke vrijstelling. Als u aan de voorwaarden voldoet, gaan wij ervan uit dat u deze vergoeding als eindheffingsloon heeft aangemerkt.

Voor deze vervoermiddelen mag u ook een vaste, belastingvrije onkostenvergoeding geven als u aan de voorwaarden voldoet (LINK).

Als u boot- of vliegtickets verstrekt aan uw werknemer voor reizen voor het werk, is dat belastingvrij (gerichte vrijstelling). Als u aan de voorwaarden voldoet, gaan wij ervan uit dat u die verstrekking als eindheffing heeft aangemerkt. In dat geval mag u geen belastingvrije kilometervergoeding aan uw werknemer betalen, omdat het gaat om vervoer voor rekening van de werkgever (zie paragraaf 1.9). Als u wel een vergoeding betaalt, is dit het loon van uw werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1.7 Fietsen

In deze paragraaf leest u welke regels gelden als u een fiets vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt aan uw werknemer. Deze regels gelden ook voor een elektrische fiets, zoals een e-bike of speed pedelec.

Dit deel behandelt dit:

  • terugbetaling van een fiets (zie paragraaf 1.7.1)
  • terbeschikkingstelling van een fiets (zie paragraaf 1.7.2)
  • het beschikbaar stellen van een fiets (zie paragraaf 1.7.3)
  • fietsaangelegenheden en fietsverzekering (zie paragraaf 1.7.4)
  • fietsstroomdiagram (zie paragraaf 1.7.5)

Zie paragraaf 1.10.1 voor informatie over het vergoeden van parkeerkosten en het beschikbaar stellen van een parkeerplaats.

1.7.1 Vergoeding van een fiets

Als u uw werknemer een vergoeding geeft voor (een deel van) de aanschafprijs van een door hem gekochte fiets, dan is deze vergoeding loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Als u uw werknemer een belastingvrije (forfaitaire) vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling) betaalt voor zakelijke ritten waarvoor hij de fiets gebruikt, gaat de fiscus ervan uit dat u de vergoeding als eindheffingsloon hebt aangemerkt (zie paragraaf 1.1.1 en 1.1.2).

1.7.2 Terbeschikkingstelling van een fiets

Als u uw werknemer een fiets ter beschikking heeft gesteld, wordt uw werknemer eigenaar van de fiets. De factuurwaarde of economische waarde van de fiets is het loon van uw werknemer. U kunt dit loon echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

U mag uw werknemer een belastingvrije (forfaitaire) vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer (gerichte vrijstelling) betalen voor zakelijke ritten waarvoor hij de fiets gebruikt, in welk geval wij ervan uitgaan dat u de vergoeding als eindheffingsloon hebt aangewezen (zie paragraaf 1.1.1 en 1.1.2).

1.7.3 Een fiets ter beschikking stellen

Als u een fiets ter beschikking stelt aan uw werknemer, blijft de fiets uw eigendom. Stelt u een (elektrische) fiets ter beschikking aan uw werknemer voor het woon-werkverkeer, dan wordt de fiets in ieder geval ook geacht ter beschikking te zijn gesteld voor privégebruik. Voor dit privégebruik moet u jaarlijks een bedrag bij het loon van uw werknemer optellen. Anders dan bij een auto van de zaak, is er bij een gering privégebruik geen mogelijkheid om tegenbewijs te leveren. De waarde van dit privégebruik ion jaarbasis wordt gesteld op 7% van de waarde (inclusief omzetbelasting) van de (elektrische) fiets, voor zover dit meer is dan een bijdrage van de werknemer voor het privégebruik. De waarde van de fiets is de door de fabrikant of importeur in Nederland openbaar bekend gemaakte consumentenadviesprijs. De RAI vereniging heeft hiervoor een database opgezet. Deze database kan worden geraadpleegd op www.bijtellingfietsvandezaak.nl.

Indien de oorspronkelijke adviesprijs niet kan worden bepaald, kunt u de adviesprijs (inclusief BTW) van de meest vergelijkbare fiets gebruiken.

De bijtelling is loon in natura. U moet loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen afdragen en de werkgeversheffing Zvw afdragen of de bijdrage Zvw inhouden. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van de vrije ruimte. Er is geen recht op een belastingvrije vergoeding van € 0,19 per kilometer voor kilometers die met de fiets van de zaak worden afgelegd.

U mag uw werknemer geen (vaste) belastingvrije vergoeding betalen voor zakelijke ritten waarvoor hij de fiets gebruikt, omdat het gaat om vervoer voor rekening van de werkgever (zie paragraaf 1.9).

1.7.4 Fietsaangelegenheden en fietsverzekering

Een vergoeding voor of verstrekking van fietsgerelateerde zaken en een fietsverzekering is loon van de werknemer. U kunt dit loon echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Voorbeelden van zaken die met de fiets te maken hebben zijn: een regenpak, reparatiekosten, een extra slot of een steun voor de tas. Als u een fiets ter beschikking stelt, is de vergoeding van de reparatiekosten, een extra slot of een steun voor de tas geen loon, maar een vergoeding voor de intermediaire kosten. Een regenpak dat u ter beschikking stelt aan uw werknemer is wel loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1.7.5 Stroomschema fiets

Gebruik dit stroomschema als uw werknemer met de fiets reist.

1.8 Carpoolregeling

Het kan zijn dat uw werknemer één of meer collega's in de auto meeneemt naar het werk, het zogenaamde carpoolen. Wij onderscheiden de volgende situaties voor de vraag welke belastingvrije reiskostenvergoeding u dan kunt betalen:

  • uw werknemer met zijn eigen auto reist (zie paragraaf 1.8.1).
  • uw werknemer reist met een auto van de zaak (zie paragraaf 1.8.2).

1.8.1 Uw werknemer reist met zijn eigen auto

U mag uw werknemer de belastingvrije maximumvergoeding van € 0,19 per kilometer betalen. Dit is een gerichte vrijstelling. Als u voldoet aan de voorwaarden, tot en met het maximum van € 0,19 per kilometer, gaan wij ervan uit dat u deze vergoeding heeft aangewezen als eindheffingsloon (zie paragraaf 1.1.1 en 1.1.2).

Als u zelf het carpoolen organiseert en uw werknemer één of meer collega's laat ophalen, kan het zijn dat hij een omweg moet maken. In dat geval mag u uw werknemer ook voor de omrijkilometers een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. Voor collega's die een omweg maken, zorgt de werkgever voor vervoer (zie paragraaf 1.9). U mag hen geen belastingvrije vergoeding betalen.

Als uw werknemer besluit een of meer collega's mee te nemen, mag u ook aan die collega's een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. U mag echter geen belastingvrije vergoeding betalen voor eventuele omrijkilometers aan uw werknemer die zelf rijdt, omdat deze kilometers een privékarakter hebben.

Attentie!
U organiseert zelf geen carpooling als u bijvoorbeeld een registratie bijhoudt voor uw werknemers die belangstelling hebben voor carpooling. Evenmin als u uw werknemers vraagt u te vertellen hoe zij het carpoolen hebben georganiseerd.

1.8.2 Uw werknemer reist met een auto van de zaak

Als uw werknemer met een auto van de zaak reist, wordt hij vervoerd door de werkgever. In dat geval mag u hem geen belastingvrije reiskostenvergoeding betalen (zie paragraaf 1.9).

Als u organiseert dat uw werknemer 1 of meer collega's meeneemt in de auto van de zaak, zorgt de werkgever ook voor het vervoer van die collega's. In dat geval mag u hen ook geen belastingvrije reiskostenvergoeding betalen.

Als uw werknemer besluit om 1 of meer collega's mee te nemen in de auto van de zaak, dan mag u de collega('s) een belastingvrije reiskostenvergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer. Dit is een gerichte vrijstelling. Voldoet u aan de voorwaarden, tot en met het maximum van € 0,19 per kilometer, dan gaat de fiscus ervan uit dat u de vergoeding heeft aangewezen als eindheffingsloon.

1.9 Vervoer voor rekening van de werkgever

In de volgende situaties is er sprake van vervoer voor rekening van de werkgever:

  • U organiseert het vervoer van uw werknemer, bijvoorbeeld door middel van een personeelsbus of door een bedrijfsauto of fiets ter beschikking te stellen.
  • U laat uw werknemer meerijden in het privé-vervoermiddel van een collega die daarvoor een vergoeding ontvangt.
  • Uw werknemer reist met het openbaar vervoer met tickets die u hebt gekocht.

U mag in deze situaties geen onbelaste kilometervergoeding betalen. Als u een vergoeding betaalt, is dit het loon van uw werknemer. U kunt dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1.10 Parkeerfaciliteiten

In deze paragraaf kunt u lezen met welke regels u rekening moet houden bij het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid aan uw werknemer. Het maakt daarbij verschil of:

  • uw werknemer reist met zijn eigen vervoermiddel (zie paragraaf 1.10.1)
  • uw werknemer reist met een vervoermiddel van de onderneming (zie paragraaf 1.10.2)

In beide situaties moet u dan nagaan waar de parkeerplaats zich bevindt: bij of in de buurt van de woning van uw werknemer of op de plaats van het werk.

Bij een parkeerplaats kunt u denken aan een (vaste) parkeerplaats, parkeerdek, garage of oprit voor een auto, maar ook aan een parkeerplaats voor een motor of een fiets. Bij de standplaats kunt u denken aan de vaste werkplek van uw werknemer, maar ook aan het adres van een klant.

1.10.1 Uw werknemer reist met zijn eigen vervoermiddel

Parkeren bij de woning van de werknemer

Het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van parkeergelegenheid in of bij de woning van uw werknemer is belast. U kunt dit echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Parkeren op het werk: parkeren op of nabij de werkplek

Maken uw werknemers gebruik van een parkeerplaats of garage op uw terrein? Dan maken deze deel uit van de werkplek. Deze parkeervoorziening is niet belast (nihilwaardering).

Maken uw werknemers gebruik van een parkeerplaats in de buurt van de werkplek? Dan maakt deze ook deel uit van de werkplek als u verantwoordelijk bent voor die parkeerplaats. Dit betekent dat een werknemer u met succes aansprakelijk kan stellen als bijvoorbeeld zijn auto beschadigd raakt door uw nalatigheid. In dat geval mag u die parkeerplaats gratis ter beschikking stellen.

Als de werknemer u niet met succes aansprakelijk kan stellen, dan wordt de terbeschikkingstelling van de parkeergelegenheid belast.

Parkeren op het werk: parkeren op andere plaatsen

Voor andere parkeerplaatsen en garages die door uw werknemers worden gebruikt, heeft u geen (arbo)verantwoordelijkheid. Het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van parkeergelegenheid op het werk, bijvoorbeeld met een parkeerkaart voor het parkeren bij een klant, is in deze gevallen loon van de werknemer voor zover dit loon, samen met een kilometervergoeding van u (of een vast bedrag), meer bedraagt dan € 0,19 per kilometer (zie paragraaf 1.1.4). U waardeert deze parkeerfaciliteiten tegen marktwaarde of factuurwaarde. U kunt dit echter ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1.10.2 Uw werknemer reist met een vervoermiddel van de onderneming

Voor het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van een parkeerplaats of parkeergelegenheid geldt het volgende:

  • Heeft uw werknemer een parkeervergunning of een parkeerplaats op zijn naam voor een parkeervoorziening bij zijn woning die ook voor andere vervoermiddelen kan worden gebruikt? Dan is de vergoeding van de kosten van de parkeervergunning of parkeergelegenheid, of het verstrekken of ter beschikking stellen daarvan, loon van uw werknemer. U mag dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon.
  • Als uw werknemer een parkeervergunning met kenteken of een parkeervoorziening heeft die alleen bestemd is voor het vervoermiddel van de zaak, behoort de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling van de vergunning of parkeervoorziening niet tot het loon. De kosten van de parkeervergunning of parkeervoorziening behoren tot de intermediaire kosten.
  • Als de werknemer de vervoermiddelen van de zaak in zijn garage zet, is er soms sprake van een echte (zakelijke) huursituatie. Dit is het geval als uw werknemer de garage uitsluitend gebruikt voor het vervoermiddel van de zaak. In dat geval kunt u de werknemer een belastingvrije vergoeding in de vorm van huur geven voor het gebruik van de garage. Blijft de garage gedeeltelijk ter beschikking van uw werknemer, bijvoorbeeld voor opslag, dan is er geen sprake van een echte verhuursituatie. Een vergoeding voor het gebruik van de garage is dan loon van uw werknemer. U kunt de vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1,11 Reiskosten voor periodieke familiebezoeken

Vergoedt u reiskosten van werknemers die verblijven op de plaats waar zij werken (bijvoorbeeld op kamers of intern) en periodiek hun familie bezoeken? In dat geval geldt voor deze reiskostenvergoeding hetzelfde als voor andere zakenreizen. Gebruikt uw werknemer zijn eigen vervoermiddel, dan mag u hem dus maximaal € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. Reist uw werknemer per taxi, boot of vliegtuig, dan mag u de werkelijke reiskosten belastingvrij vergoeden (zie paragraaf 1.6).

Reiskosten van zeevarenden

Uw werknemers die als kapitein, scheepsofficier of scheepsgezel op een zeeschip werken, maken reizen met eigen vervoermiddelen tussen hun woon- of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip. De reiskostenvergoeding voor deze zeevarenden voor reizen tussen hun woon- of verblijfplaats aan de wal en de ligplaats van het schip is belastingvrij tot een maximum van € 0,19 per kilometer.

Als de tot het gezin van deze zeevarenden behorende partner of kinderen reizen maken tussen de woning of verblijfplaats van uw werknemer aan de wal en het schip, mag u deze reiskosten aan de werknemer vergoeden tot een maximum van € 0,19 per kilometer belastingvrij. Dit mag alleen als het schip heel kort in de haven van Duinkerken of Hamburg ligt of in een van de tussenliggende havens.

Attentie!
Als u een vergoeding van meer dan € 0,19 per kilometer aan uw werknemer betaalt, wordt het meerdere belast als loon van de werknemer. U kunt dit meerdere ook aanwijzen als eindheffingsloon.

1,12 Tijdelijk ander vervoer wegens wegwerkzaamheden

Maakt uw werknemer gebruik van tijdelijk, speciaal georganiseerd vervoer in verband met wegwerkzaamheden? Dan is de vergoeding die u voor dat speciaal vervoer betaalt, belast als loon van de werknemer. Maar u kunt deze vergoeding ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Vergelijkbare berichten

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.