Registratie als werkgever bij de Nederlandse belastingdienst

Loonbelastingnummer

Procedure: hoe verkrijg ik een loonbelastingnummer?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u zich als werkgever in Nederland kunt registreren en welke informatie u van de Nederlandse belastingdienst zult ontvangen.

Als u personeel in dienst neemt, moet u zich aanmelden met het formulier "Loonheffingen Aanmelding Werkgever" (Loonbelasting Registratie Werkgever). Dit formulier moet per post aan de belastingdienst worden toegezonden.

Inschrijving via de Kamer van Koophandel
Als u bij de start van uw bedrijf meteen personeel in dienst neemt, kunt u zich bij de inschrijving van uw nieuwe bedrijf bij de Kamer van Koophandel (KVK) inschrijven als werkgever. De Kamer van Koophandel zorgt voor de afhandeling richting de belastingdienst.

Als uw bedrijf in een ander land is geregistreerd en u in Nederland activiteiten gaat ontplooien, moet u ook uw Nederlandse activiteiten bij de Kamer van Koophandel laten registreren. De inschrijving bij de belastingdienst kan beperkt blijven tot de loonheffingen als u in Nederland alleen personeel in dienst heeft zonder vaste inrichting.

Loonbelastingnummer

Nadat de belastingdienst het inschrijvingsformulier heeft ontvangen, krijgt u binnen 5 werkdagen een loonbelastingnummer.

Als u zich aanmeldt voordat een werknemer in dienst treedt, ontvangt u binnen 5 werkdagen nadat de werknemer in dienst is getreden een loonheffingennummer.

Loonbelasting aangiftebrief

Na registratie ontvangt u binnen 3 weken de 'Loonaangiftebrief'. Deze brief bevat de volgende informatie:

  • de tijdvakken waarvoor u de loonbelastingaangifte moet indienen
  • de uiterste declaratie- en betalingsdatum per periode
  • de betalingsreferentie per periode

U hebt deze informatie nodig om uw loonbelastingaangifte op tijd in te dienen en te betalen.

Artikel: Loonbelasting in Nederland

Let op!
De belastingdienst geeft de brief maar één keer af, dus bewaar hem in uw administratie.

Gegevens werknemersverzekering

Als u premies voor de werknemersverzekeringen moet betalen, ontvangt u binnen 4 weken brieven met informatie daarover:

  • de sectorindeling
  • het percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk)

Sectorclassificatie / sectorbinding
Alle werkgevers worden door de belastingdienst in een sector ingedeeld. Deze sectorindeling is van belang voor de hoogte van een aantal premies.

Bij welke sector een werkgever moet zijn aangesloten, hangt af van de activiteiten die feitelijk worden verricht en de functie van de werkgever in de samenleving (functionele indeling). Uitgangspunt is dat werkgevers die dezelfde activiteiten verrichten, bij dezelfde sector moeten zijn aangesloten. Het is dus van belang dat de juiste activiteiten worden geregistreerd bij Kamer van Koophandel/belastingdienst. De premies verschillen per sector en het verschil in bedrag kan aanzienlijk zijn.

Wat houdt de Werkhervattingskas (WhK) in?
De Werkhervattingskas (Werkhervattingsfonds) maakt deel uit van de werknemersverzekeringen. Deze premies worden gebruikt om werknemers die ziek of arbeidsongeschikt zijn te financieren. Veel werkgevers krijgen op een bepaald moment te maken met ziekteverzuim van werknemers. Dit kan kort- of langdurig ziekteverlof zijn.

Werkgevers hebben een aantal verplichtingen waaraan moet worden voldaan rond de re-integratie van werknemers. Het gaat daarbij onder meer om de duur van het verzuim en het soort contact dat de werknemer heeft. Door aan deze verplichtingen te voldoen, kunnen werkgevers het risico van een mogelijk verhoogde Whk-premie voorkomen.

Hoe wordt het Whk-besluit opgesteld?
De door de fiscus gehanteerde premiepercentages worden bepaald op basis van de totale loonsom die onderworpen is aan premies sociale zekerheid over de voorgaande twee jaren. De percentages voor het jaar 2021 worden dus berekend met de gegevens van het jaar 2019. Bij de werkgevers wordt een onderscheid gemaakt tussen drie verschillende groottes van werkgevers (werkgeverscategorieën). Voor deze verschillende categorieën gelden verschillende premiepercentages. Elk jaar in november stuurt de belastingdienst de Whk-beschikking naar werkgevers voor het volgende jaar. Voor startende werkgevers wordt de premie anders berekend omdat de werkgever nog geen verleden heeft.

Werknemers die op een latere datum verzekerd zijn

Bent u al ingeschreven als werkgever, maar neemt u later werknemers in dienst waarvoor u premies werknemersverzekeringen moet betalen? Meld dit dan met het formulier 'Melding Loonheffingen Premies werknemersverzekeringen betalen' (Melding Loonbelasting en premies betaling werknemersverzekering).

Overname van een onderneming

Als u een bedrijf begint door een bedrijf met werknemers over te nemen, kunt u zich bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel meteen als werkgever laten registreren.

Bovendien moeten u en de overdragende werkgever het formulier "Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten" (Kennisgeving Loonbelasting Overdracht van activiteiten). U moet dit formulier ook gebruiken als de rechtsvorm van het bedrijf verandert of als u al werkgever bent en een ander bedrijf met werknemers overneemt.

Gevolgen voor de ZW- en Whk-premies
Als u een bedrijf met werknemers overneemt, verandert de toerekening van eventuele ZW- en WGA-uitkeringskosten. Hierdoor kan ook de gedifferentieerde premie wijzigen.

Expatax kan u helpen!

Expatax kan u helpen met uw salarisadministratie in Nederland dat omvat de registratie als werkgever en het regelen van alle vereiste nummers. Dit bespaart u een hoop werk en stress.

Artikel: Waarom zou u uw Nederlandse salarisadministratie uitbesteden?

Vergelijkbare berichten

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.