Registratie als werkgever bij de Nederlandse belastingdienst

Loonbelastingnummer

Procedure: hoe verkrijg ik een loonbelastingnummer?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u zich als werkgever in Nederland kunt registreren en welke informatie u van de Nederlandse belastingdienst zult ontvangen.

Als uw bedrijf in Nederland personeel in dienst gaat nemen, zult u uw bedrijf als werkgever moeten registreren om een loonbelastingnummer te krijgen. Welke mogelijkheden u heeft, hangt af van uw situatie.

Uw bedrijf is in Nederland gevestigd en reeds ingeschreven in het Nederlandse handelsregister van de Kamer van Koophandel

U gebruikt het formulier "Loonheffingen Aanmelding Werkgever" (Loonbelasting Registratie Werkgever) om uw bedrijf als werkgever te registreren. Dit formulier moet per post naar de belastingdienst worden gestuurd. Omdat uw bedrijf al is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel heeft de Nederlandse belastingdienst al veel informatie over uw bedrijf. Hierdoor is de inschrijvingsprocedure een stuk eenvoudiger.

U informeert de Kamer van Koophandel zodra u de eerste werknemers in dienst heeft genomen. U moet de Kamer van Koophandel op de hoogte houden van het aantal werknemers dat u in Nederland in dienst heeft.

Uw bedrijf is niet in Nederland gevestigd en niet ingeschreven in het Nederlandse handelsregister van de Kamer van Koophandel

U bepaalt of u een fysieke aanwezigheid in Nederland nodig heeft en of u een nieuwe entiteit in Nederland wilt oprichten. Bij de oprichting van een Nederlandse entiteit is inschrijving in het Handelsregister vereist. U kunt dan ook aangeven dat u personeel in dienst gaat nemen. De Kamer van Koophandel zal een koppeling maken met de Nederlandse belastingdienst zodat een loonheffingennummer wordt verstrekt. U moet de Kamer van Koophandel op de hoogte houden van het aantal werknemers dat u in Nederland in dienst heeft.

Als u niet fysiek in Nederland aanwezig zult zijn, hoeft u zich niet in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit is anders als de dienst die u in Nederland gaat leveren het ter beschikking stellen van personeel zal zijn (zoals een wervings- of uitzendbureau). Als uw bedrijf zich in Nederland bezighoudt met ondernemersactiviteiten dan kunt u ervoor kiezen om u in te schrijven bij de Kamer van Koophandel, maar het is niet noodzakelijk.

Als uw bedrijf niet bij de Kamer van Koophandel wordt ingeschreven, moet u zich rechtstreeks bij de belastingdienst inschrijven om een loonbelastingnummer te krijgen. Als buitenlands lichaam zult u gebruik moeten maken van het formulier "Aanmelding Onderneming Buitenland". De procedure is dan uitgebreider omdat de belastingdienst meer informatie nodig heeft.

Documenten die u zult moeten overleggen zijn:

  • documenten waaruit blijkt welke activiteiten uw onderneming in uw land van herkomst ontplooit;
  • indien u ingeschreven bent bij een buitenlandse Kamer van Koophandel: bewijs van inschrijving;
  • als u onroerende goederen in Nederland verhuurt of koopt: informatie hierover;
  • als u een uitzendovereenkomst hebt met 1 of meer werknemers: het formulier "Opgaaf loonheffingen voor uitzendkrachten";
  • als u in Nederland activiteiten van een andere werkgever hebt overgenomen: het formulier "Kennisgeving van overdracht van activiteiten";
  • indien u een gemachtigde vertegenwoordiger in Nederland heeft: een kopie van de machtiging;
  • als u in een niet-EU-land bent gevestigd: een belastingverklaring van dat land waarin wordt bevestigd dat uw bedrijf bij de belastingautoriteiten aldaar is geregistreerd;
  • indien de ondernemer een particulier of een vennootschap is: een kopie van het identiteitsbewijs voor iedere natuurlijke persoon die niet over een Nederlands burgerservicenummer beschikt;
  • indien uw vennootschap een andere rechtsvorm heeft: een kopie van de oprichtingsakte.

Let op!
Is uw bijlage niet in de Nederlandse, Duitse of Engelse taal? Dan moet u zelf voor een vertaling zorgen.

De registratie bij de belastingdienst kan beperkt blijven tot de loonbelasting als u alleen personeel in Nederland tewerkstelt zonder vaste inrichting.

Expatax zal u helpen met de registratie wanneer u een beroep doet op onze diensten.

Meer informatie over onze diensten en de informatie en documenten die wij nodig hebben om u verder te helpen, vindt u in onze brochure.

Loonbelastingnummer

Nadat de belastingdienst het inschrijvingsformulier heeft ontvangen, krijgt u binnen 3 weken een loonbelastingnummer.

Als u zich aanmeldt voordat een werknemer in dienst treedt, ontvangt u binnen 3 weken nadat de werknemer in dienst is getreden een loonheffingennummer.

Loonbelasting aangiftebrief

Na registratie ontvangt u binnen 3 weken de 'Loonaangiftebrief'. Deze brief bevat de volgende informatie:

  • de tijdvakken waarvoor u de loonbelastingaangifte moet indienen
  • de uiterste declaratie- en betalingsdatum per periode
  • de betalingsreferentie per periode

U hebt deze informatie nodig om uw loonbelastingaangifte op tijd in te dienen en te betalen.

Artikel: Loonbelasting in Nederland

Let op!
De belastingdienst geeft de brief maar één keer af, dus bewaar hem in uw administratie.

Gegevens werknemersverzekering

Als u premies voor de werknemersverzekeringen moet betalen, ontvangt u binnen 4 weken brieven met informatie daarover:

Sectorclassificatie / sectorbinding
Alle werkgevers worden door de belastingdienst in een sector ingedeeld. Deze sectorindeling is van belang voor de hoogte van een aantal premies.

Bij welke sector een werkgever moet zijn aangesloten, hangt af van de activiteiten die feitelijk worden verricht en de functie van de werkgever in de samenleving (functionele indeling). Uitgangspunt is dat werkgevers die dezelfde activiteiten verrichten, bij dezelfde sector moeten zijn aangesloten. Het is dus van belang dat de juiste activiteiten worden geregistreerd bij Kamer van Koophandel/belastingdienst. De premies verschillen per sector en het verschil in bedrag kan aanzienlijk zijn.

Wat houdt de Werkhervattingskas (WhK) in?
De Werkhervattingskas (Werkhervattingsfonds) maakt deel uit van de werknemersverzekeringen. Deze premies worden gebruikt om werknemers die ziek of arbeidsongeschikt zijn te financieren. Veel werkgevers krijgen op een bepaald moment te maken met ziekteverzuim van werknemers. Dit kan kort- of langdurig ziekteverlof zijn.

Werkgevers hebben een aantal verplichtingen waaraan moet worden voldaan rond de re-integratie van werknemers. Het gaat daarbij onder meer om de duur van het verzuim en het soort contact dat de werknemer heeft. Door aan deze verplichtingen te voldoen, kunnen werkgevers het risico van een mogelijk verhoogde Whk-premie voorkomen.

Hoe wordt het Whk-besluit opgesteld?
De door de fiscus gehanteerde premiepercentages worden bepaald op basis van de totale loonsom die onderworpen is aan premies sociale zekerheid over de voorgaande twee jaren. De percentages voor het jaar 2021 worden dus berekend met de gegevens van het jaar 2019. Bij de werkgevers wordt een onderscheid gemaakt tussen drie verschillende groottes van werkgevers (werkgeverscategorieën). Voor deze verschillende categorieën gelden verschillende premiepercentages. Elk jaar in november stuurt de belastingdienst de Whk-beschikking naar werkgevers voor het volgende jaar. Voor startende werkgevers wordt de premie anders berekend omdat de werkgever nog geen verleden heeft.

Werknemers die op een latere datum verzekerd zijn

Bent u al ingeschreven als werkgever, maar neemt u later werknemers in dienst waarvoor u premies werknemersverzekeringen moet betalen? Meld dit dan met het formulier 'Melding Loonheffingen Premies werknemersverzekeringen betalen' (Melding Loonbelasting en premies betaling werknemersverzekering).

Overname van een onderneming

Als u een bedrijf begint door een bedrijf met werknemers over te nemen, kunt u zich bij inschrijving bij de Kamer van Koophandel meteen als werkgever laten registreren.

Bovendien moeten u en de overdragende werkgever het formulier "Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten" (Kennisgeving Loonbelasting Overdracht van activiteiten). U moet dit formulier ook gebruiken als de rechtsvorm van het bedrijf verandert of als u al werkgever bent en een ander bedrijf met werknemers overneemt.

Gevolgen voor de ZW- en Whk-premies
Als u een bedrijf met werknemers overneemt, verandert de toerekening van eventuele ZW- en WGA-uitkeringskosten. Hierdoor kan ook de gedifferentieerde premie wijzigen.

Expatax kan u helpen!

Expatax kan u helpen met uw salarisadministratie in Nederland dat omvat de registratie als werkgever en het regelen van alle vereiste nummers. Dit bespaart u een hoop werk en stress.

Artikel: Waarom zou u uw Nederlandse salarisadministratie uitbesteden?

Vergelijkbare berichten

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *