Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Het is niet verplicht om een reeks algemene voorwaarden - ook wel leverings- en betalingsvoorwaarden genoemd - vast te stellen, maar het is wel nuttig om dat te doen. Het betekent dat u niet elke keer over voorwaarden hoeft te onderhandelen als u een contract sluit. Het voorkomt ook misverstanden die anders tussen u en uw zakelijke klanten zouden kunnen ontstaan. Als er bijvoorbeeld iets misgaat, kunt u aansprakelijk worden gesteld als u geen algemene voorwaarden hebt.

Wat zijn de vereisten voor de algemene voorwaarden?

De algemene voorwaarden moeten aan twee eisen voldoen:

• De voorwaarden met betrekking tot levering, betaling, aansprakelijkheid, garantie en service mogen geen onredelijke belasting vormen voor uw zakenpartner.
• De algemene voorwaarden moeten vóór of tijdens de overeenkomst tot zaken doen aan de cliënt worden verstrekt.

U kunt ze persoonlijk overhandigen, opsturen of afdrukken op de achterzijde van het offertedocument (met een verwijzing ernaar in het offertedocument). Met andere woorden, het volstaat niet om enkel op uw drukwerk te verwijzen naar uw algemene voorwaarden (of u ze nu gedeponeerd hebt of niet). Als u uw algemene voorwaarden pas meestuurt bij het verzenden van de factuur, zijn ze juridisch niet geldig.

Hoe stel ik algemene voorwaarden op ?

Een aantal brancheorganisaties heeft standaardvoorwaarden opgesteld voor gebruik door leden. U kunt ook uw eigen voorwaarden opstellen, maar vraag dan wel advies aan uw brancheorganisatie of een jurist. Ook de Kamer van Koophandel kan hulp en advies bieden.

Moet ik mijn algemene voorwaarden deponeren?

U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de Arrondissementsrechtbank. U bent niet verplicht om ze te deponeren, maar het kan in uw voordeel zijn om dat wel te doen. Bijvoorbeeld als het voor u niet mogelijk is om uw klant een exemplaar van de voorwaarden te overhandigen. Of als er onenigheid is over de tekst, kunt u gebruik maken van de tekst die op dat moment is gedeponeerd.