Is een werkgever wettelijk verplicht elke maand een loonstrook te verstrekken?

Nederlandse loonstrook

Elke maand verwerkt u de lonen van uw werknemers in de loonlijst. In de meeste gevallen ontvangt de werknemer een loonstrook waarop een specificatie van het loon staat vermeld. Maar is het wel verplicht om een werknemer elke maand een loonstrook te geven? Zeker als er niets verandert?

Salarisstrook niet wettelijk verplicht

Het is niet wettelijk verplicht om elke maand een loonstrook te verstrekken. De werknemer ontvangt in ieder geval een loonstrook bij de uitbetaling van het eerste loon. Ook als er iets verandert in het loon of in de loonheffingen moet een loonstrook aan de werknemer worden verstrekt.

Zo worden bijvoorbeeld de percentages van de wettelijke inhoudingen regelmatig aangepast en dit veroorzaakt een wijziging in een bedrag of premie. Als u werknemers in dienst heeft die wisselende salarissen of uren hebben, dan bent u wettelijk verplicht om ook aan deze werknemers elke maand een loonstrook te verstrekken.

Als werkgever zou u dus elke keer moeten bijhouden wanneer er iets is veranderd en bij welke werknemer. U kunt zich voorstellen dat de besparing in kosten van het verstrekken van een loonstrook misschien niet opweegt tegen de extra kosten van een uitgebreide controle. Zeker niet als de loonstrook in één keer digitaal aan alle werknemers wordt verstrekt.
Maar als u besluit om niet standaard elke maand een loonstrook te verstrekken, dan is die mogelijkheid er wel.

Welke informatie op de loonstrook is wettelijk verplicht?

Als u een loonstrook verstrekt, bent u verplicht een aantal gegevens te vermelden. De loonstrook bevat de volgende gegevens:

  • het brutoloon;
  • de bedragen waaruit het brutoloon is samengesteld, bijvoorbeeld het basissalaris en eventuele prestatiepremies;
  • het wettelijk minimumloon en de minimumvakantiebijslag die voor de werknemer gelden;
  • de naam van de werknemer en de naam van de werkgever;
  • de periode waarvoor de werknemer wordt betaald, bijvoorbeeld de maand juli;
  • het aantal uren dat de werknemer werkt;
  • of er een schriftelijke arbeidsovereenkomst is (of een schriftelijk addendum bij de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst);
  • of er sprake is van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
  • of er al dan niet een oproepcontract is.

Een burgerservicenummer (BSN) op de salarisstrook is niet langer vereist

De belastingdienst heeft de verplichting geschrapt om het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer op de loonstrook te vermelden. Door het BSN niet te vermelden, is er minder risico op identiteitsfraude bij de verzending van de loonstrook. De Belastingdienst conformeert zich hiermee aan het oordeel van de Autoriteit Persoonsgegevens dat het BSN alleen bedoeld is voor communicatie tussen de overheid en de burger. De loonstrook is immers een communicatie tussen de burger en een organisatie.

Het is echter nog steeds verplicht om het BSN op de jaarlijkse verklaring te vermelden.

Is het wettelijk verplicht de loonstrook op papier te verstrekken?

Het kan om verschillende redenen makkelijker zijn om een loonstrook digitaal aan te bieden, bijvoorbeeld omdat er honderden mensen in dienst zijn of omdat u graag papierloos werkt. Maar wist u dat u uitdrukkelijk toestemming van de werknemer moet hebben om de loonstrook digitaal te versturen? Als een werknemer de loonstrook liever op papier ontvangt, dan bent u wettelijk verplicht om de loonstrook op papier te verstrekken.

De loonadministratie neemt elke maand veel tijd in beslag. Tijd die u misschien liever besteedt aan uw organisatie of andere HR-zaken. Onze payroll consultants zorgen ervoor dat de payroll soepel verloopt. Het enige wat u hoeft te doen, is eventuele wijzigingen doorgeven.

Neem contact met ons op voor meer informatie!

Vergelijkbare berichten

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.